Közérdekűadat igénylés – Szerencs Város Önkormányzata iratkezelési és dokumentációs szabályai
Tisztelt Szerencs Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatal!
Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 28. § (1) bekezdése alapján a következő adatigénylést terjesztem elő.
Kérem, szíveskedjen elektronikus másolatban megküldeni részemre
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, valamint az önkormányzati hivatalokra vonatkozó egységes irattári tervet és mintaszabályzatokat kiadó belügyminiszteri rendeletek szabályozzák; ezek alapján minden önkormányzati hivatal köteles saját, egyedi Iratkezelési Szabályzatot, irattári tervet és kapcsolódó eljárásrendeket elfogadni. E dokumentumok ismerete alapvető annak megítéléséhez, hogy Szerencs Város Önkormányzata miként biztosítja a köziratok nyomon követhetőségét, visszakereshetőségét és megőrzését.
1. Iratkezelési Szabályzat és irattári terv
1.1. Kérem elektronikus másolatban (PDF) megküldeni a Szerencsi Közös Önkormányzati Hivatal hatályos Iratkezelési Szabályzatát, beleértve valamennyi mellékletét (különösen a hatályos irattári tervet).
1.2. Kérem szöveges tájékoztatásukat arról, hogy az Iratkezelési Szabályzat
– mikor lépett hatályba (dátum),
– azóta hányszor és mely időpontokban módosították,
– a jelenlegi verzió megalkotásakor mely országos mintaszabályzatra, jogszabályra hivatkoztak alapként.
2. Iktatás, elektronikus iratkezelő rendszer
2.1. Kérem röviden ismertetni, hogy a Polgármesteri Hivatalban használnak e elektronikus iratkezelő rendszert (szoftvert), ha igen mióta használják, és az iktatás, szignálás, ügyintézés, irattárazás teljes folyamata abban történik‑e.
2.2. Kérem leírni, hogy a hivatalban milyen szabályok vonatkoznak
– a beérkező iratok érkeztetésére és iktatására (ki végzi, milyen határidővel),
– az előadói ív, szignálás, határidő‑nyilvántartás használatára,
– a papír alapú és elektronikus iratok párhuzamos kezelésére (szkennelés, elektronikus másolat hitelesítése).
- Felelősségi rendet kérem meghatározni, leírni.
2.3. Kérem megírni, hogy a hivatali e‑mailek (beleértve a polgármester, jegyző és ügyintézők munkacímére érkező külső megkereséseket) hogyan kerülnek az iratkezelő rendszerbe (pl. automatikus import, manuális iktatás), és milyen szabály rögzíti ezt.
3. Iratok megőrzése, selejtezés, levéltárba adás
3.1. Kérem röviden ismertetni, hogy az irattári terv alapján milyen megőrzési ideje van
– a képviselő‑testület és bizottságai jegyzőkönyveinek, határozatainak,
– a polgármesteri és jegyzői utasításoknak,
– a közbeszerzési eljárások teljes dokumentációjának,
– az uniós és hazai támogatott projektek (pl. TOP) szerződéses és pénzügyi iratainak.
3.2. Kérem szöveges tájékoztatásukat arról, hogy az elmúlt 6 évben (2020–2025) történt‑e iratselejtezés a Polgármesteri Hivatalban, és ha igen, mely év(ek) iratanyagát érintette, illetve volt‑e olyan irattípus, amelynél selejtezésre az irattári terv szerint nem lett volna lehetőség.
3.3. Kérem megírni, hogy az önkormányzat mely közlevéltárnak adja át a maradandó értékű iratokat, és legutóbb mikor történt levéltárba adás (év, átadás tárgya röviden).
4. Felelősségi és felügyeleti szabályok
4.1. Kérem megjelölni, hogy az Iratkezelési Szabályzat szerint ki az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető (általános szerepkör megjelölése: pl. jegyző, aljegyző, osztályvezető), és milyen feladat‑ és hatáskörrel rendelkezik az iratkezelési szabályok betartatására.
4.2. Kérem szövegesen ismertetni, hogy a Polgármesteri Hivatalban hogyan rögzítik az iratkezeléshez kapcsolódó személyi felelősséget (pl. munkaköri leírásokban, felelősségi mátrixban), és történt‑e az elmúlt 5 évben fegyelmi vagy egyéb eljárás iratkezelési szabálysértés miatt.
4.3. Kérem megírni, hogy az Iratkezelési Szabályzatot milyen gyakorisággal vizsgálják felül (évente, ciklusonként), és a legutóbbi felülvizsgálat során milyen jelentősebb módosítások történtek (pl. elektronikus ügyintézés, e‑aláírás, E‑ügyintézési Szabályzat összhangja).
5. Nyilvánosság és hozzáférés
5.1. Kérem jelezni, hogy a hatályos Iratkezelési Szabályzat, irattári terv, valamint az Elektronikus Ügyintézési Szabályzat elérhető‑e a város honlapján, és ha igen, kérem megadni a pontos elérési útvonalat (URL).
5.2. Amennyiben a fenti szabályzatok nem érhetők el nyilvánosan az interneten, kérem, hogy az Infotv. 30. § (2) bekezdése alapján elektronikus másolatukat e‑mailben megküldeni szíveskedjenek.
6. Uniós projektek és közbeszerzési dokumentáció iratkezelése
6.1. Kérem szíves tájékoztatásukat arról, hogy az Iratkezelési Szabályzat és az irattári terv külön rendelkezik‑e az uniós támogatásból (pl. TOP, KEHOP, EFOP stb.) megvalósuló projektek iratanyagáról. Kérem röviden ismertetni, hogy ezeknél a projekteknél
• milyen irattári tételszám(ok) alatt kell nyilvántartani a projekt‑dokumentációt,
• mi a megőrzési idő (külön feltüntetve a pályázati útmutatókban előírt, esetleg hosszabb megőrzési kötelezettséget is).
6.2. Kérem szövegesen bemutatni, hogyan történik az uniós projektek teljes dokumentációjának iratkezelése, különös tekintettel az alábbi irattípusokra:
• támogatási kérelem, támogatási szerződés és módosításai,
• projekt előrehaladási jelentések, szakmai beszámolók, kifizetési kérelmek,
• a projekt megvalósításához kapcsolódó közbeszerzési eljárások teljes dokumentációja (ajánlati felhívás, közbeszerzési dokumentumok, bontási jegyzőkönyv, ajánlatok elbírálásáról készült összegezés, döntési jegyzőkönyvek).
Kérem külön jelezni, hogy ezek az iratok egy ügyiratszám alatt, vagy több, egymáshoz kapcsolt ügyiratban kerülnek‑e iktatásra.
6.3. Kérem ismertetni, hogy a közbeszerzési eljárások iratainak (beleértve az értékhatár alatti, belső beszerzési eljárásokat is) iratkezelése során
• hogyan történik az eljárás megindításáról szóló döntés, az árajánlatkérések, ajánlatok, bontási jegyzőkönyvek, írásbeli összegezések, döntések és szerződések iktatása,
• ezek az iratok egy közös „közbeszerzési” ügyiratszám alá kerülnek‑e, vagy az egyes szerződésekhez külön ügyiratot nyitnak,
• milyen szabály rögzíti, hogy a szerződés, a számlák, a teljesítésigazolások és a kifizetési bizonylatok hogyan kapcsolódnak az adott közbeszerzési ügyirathoz.
6.4. Kérem szívesen megírni, hogy az uniós projektekhez és közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó alábbi iratokra milyen megőrzési időt ír elő az irattári terv, és minősülnek‑e ezek közül bármelyek maradandó értékűnek:
• vállalkozási/megvalósítási szerződések,
• teljesítésigazolások, műszaki átadás‑átvételi jegyzőkönyvek,
• számlák, kifizetési bizonylatok,
• támogatói döntések, szankciókról szóló határozatok (pl. támogatás‑visszafizetés),
• ellenőrzési, utóellenőrzési és szabálytalansági eljárások iratai.
6.5. Kérem leírni, hogy az uniós projektekhez és közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó iratoknál használnak‑e külön ellenőrző listát vagy belső eljárásrendet, amely biztosítja, hogy a projekt összes lényeges dokumentuma (szerződés, teljesítésigazolás, számlák, támogatói döntések, ellenőrzési jegyzőkönyvek) maradéktalanul bekerüljön az iratkezelő rendszerbe és az irattárba.
7. Iratok kiadása külső személyeknek / szervezeteknek
7.1. Kérem szíves tájékoztatásukat arról, hogy az Iratkezelési Szabályzat vagy más belső szabályzat hogyan rendezi az iratok kiadásának folyamatát külső személyek vagy szervezetek részére különös tekintettel az alábbiakra:
- könyvvizsgáló,
- támogatást nyújtó szerv,
- NAV,
- ügyészség,
- bíróság,
- más hatóság,
- közérdekű adatigénylő,
- külső szakértő,
- belső munkavállaló,
- megbízási vagy vállalkozási jogviszonyban álló személy vagy gadasági szereplő,
Ezen igénylések és kiadmányozások vonatkozásában:
- Ki jogosult engedélyezni az iratkiadást?
- Készül e iratátadási jegyzőkönyv, nyilatkozat vagy bármilyen átvételi dokumentum.
- Milyen formában készül másolat (papír, elektronikus), és ezt hogyan iktatják, dokumentálják?
7.2. Kérem ismertetni, hogy számlák, szerződések, teljesítésigazolások és egyéb pénzügyi iratok kiadásakor – milyen adatvédelmi, üzleti titok‑védelmi szabályokat alkalmaznak (pl. takarás, anonimizálás), – a kiadott iratokról készül‑e külön nyilvántartás (kinek, mikor, milyen ügyiratszámú iratból milyen másolatot adtak ki).
7.3. Kérem megírni, hogy van‑e külön eljárásrend arra az esetre, ha az iratokat felügyeleti szerv vagy nyomozó hatóság részére adják át (pl. iratlefoglalás, iratátadás jegyzőkönyv), és ilyenkor hogyan biztosítják, hogy az önkormányzatnál továbbra is maradjon olyan másolat, amely az ügyintézéshez és a közérdekű adatigénylések teljesítéséhez felhasználható.
Az Infotv. 30. § (2) bekezdése szerint kérem, hogy a másolatokat és az egyéb igényelt adatokat elektronikus úton szíveskedjen részemre a feladó e-mail címére megküldeni. Ha az igényelt adatokat bármely okból nem lehet e-mailben megküldeni, akkor kérem, hogy azokat a kimittud.atlatszo.hu weboldalon töltse fel.
Mivel adatigénylésemben elektronikus másolatban és elektronikus úton kérem az adatok kiadását, ezért az adatigénylés teljesítéséért az Infotv. 29. § (3)-(5) bekezdései alapján költségtérítés megállapítására nincs mód. Ha az adatok kiadása a kért módon lehetetlen volna, és iratmásolatok adathordozókra másolásához és kézbesítéséhez kapcsolódóan a hivatkozott törvényi rendelkezések alkalmazásával mégis költségtérítést állapítanának meg, úgy kérem, hogy előzetesen elektronikus úton tájékoztasson erről. Ebben az esetben azt is kérem, hogy a tájékoztatásban tételesen jelölje meg a költségtérítés számítása során figyelembe vett költségtényezőket.
Kérem, hogy abban az esetben, ha az igényelt adatoknak csak egy részét tekinti megismerhetőnek, az Infotv. 30. § (1) bekezdése alapján azokat az adatigénylés részbeni megtagadásával együtt küldje meg számomra.
Felhívom szíves figyelmét, hogy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság NAIH/2015/4710/2/V. számú állásfoglalásából következően a jelen adatigénylés az Infotv. 29. § (1b) bekezdése alapján nem tagadható meg, mivel tartalmazza az adatigénylő nevét és elérhetőségét. Ezen túlmenő adatok megadását az adatkezelő NAIH állásfoglalás szerint nem kérheti, továbbá nem jogosult a személyazonosság ellenőrzésére sem.
Segítő együttműködését előre is köszönöm.
Kelt: 2026. január 3.
Üdvözlettel:
Kovács Imre és Tóth András
