Hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazottak hozzáférése, összeférhetetlenség kezelése

Tisztelt Soproni Egyetem!

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló
2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.) 28. § (1) bekezdése alapján az alábbi közérdekű adatigényléssel fordulok Önökhöz.

Az igény célja annak megismerése, hogy a Soproni Egyetem hogyan szabályozza és kezeli azokat az eseteket, amikor ugyanazon intézménnyel hallgatói jogviszonyban álló személy az Egyetemmel egyidejűleg munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban, illetve vezetői megbízásban is áll, és e kettős minőségében hozzáfér a Soproni Egyetem saját tanulmányi és hallgatói pénzügyi/gazdasági rendszereihez (különösen a NEPTUN rendszerhez és az ETK és GF által használt rendszerekhez), illetve ebből összeférhetetlenség vagy kizárási kötelezettség merülhet fel.

Elsődleges kérdésem a Soproni Egyetemmel egyszerre hallgatói jogviszonyban és foglalkoztatási jogviszonyban / vezetői megbízásban álló saját személyekre vonatkozik. Amennyiben az Egyetem szabályzatai kiterjednek más felsőoktatási intézménnyel fennálló hallgatói jogviszony és a Soproni Egyetemmel fennálló foglalkoztatási jogviszony együttes eseteire is, kérem, hogy ezen rendelkezésekre is terjedjen ki a válasz.
Adatigénylésem különösen indokolt annak fényében, hogy a Soproni Egyetem 2022. július 4-től hatályos Adatvédelmi és adatkezelési szabályzata a hallgatói nyilvántartásra vonatkozóan kifejezetten a „NEPTUN üzemeltetési és működési szabályzatra” hivatkozik mint a jogosultsági szinteket, feladatokat, felelősségeket, az adatbevitel formáját és az adatok forrását rögzítő dokumentumra. Kérem ezért megjelölni és közérdekű adatként megküldeni azt a dokumentumot, illetve dokumentumokat, amelyek ezen elvek, jogosultsági szintek és felelősségi szabályok tekintetében irányadók, továbbá különösen azt, hogy a Soproni Egyetemmel hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazottak és vezetők tanulmányi, illetve hallgatói pénzügyi rendszer-hozzáférésére vonatkozóan mely szabályozási eszköz(ök) tekinthetők az Adatvédelmi Szabályzatban hivatkozott dokumentum tényleges megfelelőjének.
Kérem az alábbi adatok, dokumentumok megküldését.
________________________________________
I. Szabályzatok, normatív rendelkezések
1. Kérem megküldeni minden olyan hatályos, illetve 2020. január 1. napját követően hatályban volt egyetemi szabályzatot (vagy azok releváns részeit), amely kifejezetten vagy közvetetten az alábbiakat szabályozza:
a) A Soproni Egyetemmel hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazottak és vezetők (pl. tanulmányi ügyintézők, NEPTUN/ETK rendszergazdák, gazdasági, pénzügyi ügyintézők, közép- vagy felsővezetők) helyzete, különösen akkor, ha az érintett ugyanazon tanulmányi vagy gazdasági rendszerben a saját, SOE-s hallgatói adataihoz is hozzáférhet, illetve saját SOE-s hallgatói ügyeiben (tantárgy-, vizsga-, pénzügyi, ösztöndíj-, díjkedvezmény-, elengedés-, követeléskezelési ügyekben) eljárhatna.
b) Az összeférhetetlenség és kizárás azon esetekben, amikor az alkalmazott/vezető:
o saját maga,
o közeli hozzátartozója, vagy
o egyéb személyes érdekeltsége
miatt nem járhatna el pártatlanul tanulmányi vagy pénzügyi döntésben (ideértve mind a tanulmányi, mind a hallgatói pénzügyi/gazdasági rendszereket).
c) A tanulmányi és gazdasági rendszerekhez való hozzáférés (különösen NEPTUN, ETK-és GF rendszerek, hallgatói pénzügyi modulok) jogosultsági rendje, ideértve:
o a hallgatói adatokhoz hozzáférő alkalmazottak/vezetők körének és jogosultsági szintjeinek meghatározását,
o a saját hallgatói adatok adminisztratív elérésének és módosításának esetleges korlátozását vagy tilalmát,
o az ilyen rendszerek használatával kapcsolatos adatvédelmi, információbiztonsági és naplózási előírásokat.
d) Az Etikai Kódex és/vagy egyéb etikai szabályok azon pontjai, amelyek előírják:
o az összeférhetetlenségi helyzetek bejelentési kötelezettségét,
o az összeférhetetlenség megszüntetésére irányuló kötelezettséget,
o és azt, hogy az érintett személy ilyen esetben nem vehet részt a döntés előkészítésében, meghozatalában.
e) Kérem megjelölni, hogy a Soproni Egyetemen mely szervezeti egység és milyen munkakör(ök) felelősek a tanulmányi és a hallgatói pénzügyi rendszerek (különösen a NEPTUN rendszer) jogosultságainak kiosztásáért, rendszeres felülvizsgálatáért és az esetleges visszaélések kivizsgálásáért, és kérem az erre vonatkozó belső utasítás(ok), jogosultságkezelési mátrix(ok) vagy eljárásrend(ek) megküldését, amennyiben ilyen létezik.
Kérem a fenti körbe tartozó dokumentumokat elektronikus másolatban megküldeni (pl. SZMSZ releváns részei, Foglalkoztatási Követelményrendszer, Hallgatói Követelményrendszer, Etikai Kódex, Adatvédelmi és Adatkezelési Szabályzat, információbiztonsági szabályzat, esetleges NEPTUN- vagy tanulmányi rendszer üzemeltetési/jogosultságkezelési szabályzat, rektori/kancellári/gazdasági főigazgatói utasítások stb.), vagy – ha az egyszerűbb – az ezekhez vezető nyilvános elérési linkeket megjelölni.
Amennyiben valamely szabályzat nem nyilvános, kérem legalább a fenti témakörökre vonatkozó részek megküldését.
________________________________________
II. Összeférhetetlenségi és adatkezelési nyilatkozatok, eljárásrendek
2. Kérem megküldeni minden olyan nyilatkozat-mintát, űrlapot vagy belső eljárásleírást, amely az Egyetemmel hallgatói jogviszonyban is álló saját alkalmazottakra vagy vezetőkre vonatkozik, és különösen az alábbiakat szabályozza:
a) Összeférhetetlenségi nyilatkozat tételére kötelezi:
o a hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazottakat és vezetőket,
o a tanulmányi, pénzügyi vagy egyéb hallgatói adatokat kezelő, döntés-előkészítő vagy döntéshozó személyeket.
b) Az érintett személyekkel adatvédelmi / titoktartási / információbiztonsági kötelezettségvállalást írat alá a hallgatói, tanulmányi, pénzügyi rendszerekhez való hozzáféréshez kapcsolódóan (különösen a NEPTUN és az ETK és GF által használt rendszerek tekintetében).
c) Szabályozza, hogy a Soproni Egyetemmel hallgatói jogviszonyban álló, és ezzel párhuzamosan az Egyetemmel foglalkoztatási jogviszonyban illetve vezetői megbízásban álló személy:
o saját SOE-s hallgatói ügyeiben nem intézkedhet-e,
o ilyen esetben ki jár el helyette (helyettes ügyintéző, másik szervezeti egység),
o milyen jogosultság-korlátozások vonatkoznak a saját hallgatói adatainak adminisztratív elérésére, saját pénzügyi vagy tanulmányi tételeinek módosítására.
Amennyiben ilyen nyilatkozat-minta, űrlap vagy eljárásrend nem áll rendelkezésre, kérem erről külön nyilatkozat megküldését.
________________________________________
III. Gyakorlati alkalmazás, nyilvántartás
3. Amennyiben az Egyetem nyilvántartást vezet az alábbiakról, kérem a nyilvántartásból kinyerhető, személyazonosításra alkalmatlan, aggregált adatok megküldését a 2020/2021-es tanévtől kezdődően:
a) Hány olyan esetben merült fel összeférhetetlenség vagy kizárás azért, mert az érintett személy:
o a Soproni Egyetemmel hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazott vagy vezető volt,
o és ezzel párhuzamosan a tanulmányi vagy hallgatói pénzügyi rendszerhez is hozzáfért,
o továbbá saját vagy közeli hozzátartozója SOE-s hallgatói ügyeiben (tanulmányi/pénzügyi döntésnél) érintett volt?
b) Ezek közül hány eset érintette kifejezetten:
o a tanulmányi rendszert (NEPTUN, ETK, GF-rendszerek),
o a hallgatói pénzügyi/gazdasági rendszert (önköltség, díjkedvezmény, ösztöndíj, elengedés, követeléskezelés, stb.)?
c) Ha léteznek olyan belső döntések, jegyzőkönyvek, határozatok, amelyekben a hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazott vagy vezető összeférhetetlensége vagy kizárása kifejezetten nevesítésre került tanulmányi vagy pénzügyi ügyben, kérem azok anonimizált, személyazonosításra alkalmatlan formában történő megküldését (pl. az érintett nevének és egyéb személyes adatainak kitakarásával).
d) Amennyiben a 2020/2021-es tanévtől kezdődően készült olyan belső ellenőrzési, vizsgálati vagy audit-jelentés, amely a tanulmányi rendszer (NEPTUN, ETK, GF -rendszerek) vagy a hallgatói pénzügyi/gazdasági rendszer jogosulatlan használatát, illetve hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazott(ak) vagy vezető(k) esetleges összeférhetetlenségét érintette, kérem ezen jelentések anonimizált (személyazonosításra alkalmatlan) változatának megküldését, vagy – ha a teljes jelentés megküldésére nincs mód – a jelentések fő megállapításainak rövid összefoglalását.
Nem kérek új statisztika vagy új adatbázis előállítását:
Amennyiben a fenti adatok közül bármelyikről az Egyetem nem vezet nyilvántartást, vagy azok csak új adatbázis-építéssel/statgisztikai számítással lennének előállíthatók, kérem erről rövid nyilatkozat megküldését (pl. „az Egyetem a kért bontásban nem vezet nyilvántartást”).
________________________________________
IV. Nemlétezésre vonatkozó nyilatkozat
4. Amennyiben az I–III. pontok bármelyikében említett:
• speciális szabályozás (a Soproni Egyetemmel hallgatói jogviszonyban álló saját alkalmazottak, vezetők tanulmányi/pénzügyi rendszer-hozzáférésére),
• összeférhetetlenségi vagy kizárási eljárásrend,
• adatvédelmi / információbiztonsági rendelkezés,
• összeférhetetlenségi vagy adatkezelési nyilatkozat-minta,
nem létezik a Soproni Egyetemen, kérem erről egyértelmű, írásbeli nyilatkozat megküldését.
________________________________________
V. Teljesítés módja, határidő,
Az Infotv. 30. § (2) bekezdése szerint kérem, hogy az igényelt adatokat elektronikus úton,
géppel kereshető formátumban (pl. PDF, DOCX, XLSX) szíveskedjenek megküldeni a feladó e-mail címére.
Amennyiben valamely kért dokumentum már nyilvánosan elérhető, elegendő a pontos link megjelölése.
Részszolgáltatást elfogadok.
Az Infotv. 29. § (1)–(2) bekezdései alapján az adatigénylés 15 napon belüli teljesítését kérem, szükség esetén a törvényes határidő-hosszabbításról szóló indokolt értesítéssel együtt.

Az Infotv. 30. § (2) bekezdése szerint kérem, hogy a másolatokat és az egyéb igényelt adatokat elektronikus úton szíveskedjen részemre a feladó e-mail címére megküldeni. Ha az igényelt adatokat bármely okból nem lehet e-mailben megküldeni, akkor kérem, hogy azokat a kimittud.atlatszo.hu weboldalon töltse fel.

Mivel adatigénylésemben elektronikus másolatban és elektronikus úton kérem az adatok kiadását, ezért az adatigénylés teljesítéséért az Infotv. 29. § (3)-(5) bekezdései alapján költségtérítés megállapítására nincs mód. Ha az adatok kiadása a kért módon lehetetlen volna, és iratmásolatok adathordozókra másolásához és kézbesítéséhez kapcsolódóan a hivatkozott törvényi rendelkezések alkalmazásával mégis költségtérítést állapítanának meg, úgy kérem, hogy előzetesen elektronikus úton tájékoztasson erről. Ebben az esetben azt is kérem, hogy a tájékoztatásban tételesen jelölje meg a költségtérítés számítása során figyelembe vett költségtényezőket.

Kérem, hogy abban az esetben, ha az igényelt adatoknak csak egy részét tekinti megismerhetőnek, az Infotv. 30. § (1) bekezdése alapján azokat az adatigénylés részbeni megtagadásával együtt küldje meg számomra.

Felhívom szíves figyelmét, hogy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság NAIH/2015/4710/2/V. számú állásfoglalásából következően a jelen adatigénylés az Infotv. 29. § (1b) bekezdése alapján nem tagadható meg, mivel tartalmazza az adatigénylő nevét és elérhetőségét. Ezen túlmenő adatok megadását az adatkezelő NAIH állásfoglalás szerint nem kérheti, továbbá nem jogosult a személyazonosság ellenőrzésére sem.

Segítő együttműködését előre is köszönöm.

Kelt: 2025. november 25.

Üdvözlettel:

Nagy Éva