Záró beszámoló
Projektmenedzsment feladatok a projekt időtartama alatt
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003 azonosítószámú „A Társadalmi Megújulás Operatív Programból
megvalósuló projektek projektfelügyeleti feladatainak ellátása” című projekt megvalósítása során az
Oktatási Hivatalon belül a projektmenedzsment feladatok ellátásáért felelős szervezeti egység a
Projektigazgatóság volt. A szervezeti egységet és a hozzá tartozó projektek megvalósítását a
projektigazgató, a projektigazgató általános helyettese és a projektigazgató pénzügyi helyettese
irányította. A konkrét projekt szakmai és adminisztratív koordinációt az Oktatási Hivatal
projektmenedzsere, míg a pénzügyi koordinációt a pénzügyi koordinátor látta el. A projektmenedzser
munkájában egy koordinátor és egy asszisztens is segítségére volt.
Mind a szakmai, pénzügyi, és mind a menedzsment tevékenységet 3 tagú projekt felügyelőbizottság
ellenőrizte rendszeres időközönként. Ezt a Projektigazgatóság ügyrendje és a Projekt Felügyelő
Bizottság működését szabályozó eljárásrend szabályozta.
A tervezés szakaszában készített projektterv tartalmazta a projekt tevékenységeket, azok
ütemezését, az egyes tevékenységekhez rendelt erőforrásokat és azok költségét. Ezek információkból
került meghatározásra a beszerzési terv és az eszközlista is. A bizottsági ülések során írásbeli
összefoglaló készült a projektterv egyes elemeinek aktuális állapotáról, az esetleges eltérésekről, a
kötelezettségvállalások és a kifizetések alakulásáról, továbbá releváns esetben döntések születtek a
problémák kezelésével kapcsolatos intézkedésekről.
A konzorciumi partnerek közül az Emberi Erőforrás Támogatáskezelővel volt közvetlenebb kapcsolat,
jellemzően a projekt megvalósítás megkezdését követően, hiszen a TÁMOP-3. prioritásban szereplő
projekteket a két szervezet egymás között felosztva mentorálta. A többi partnerrel a kommunikáció
alapvetően a hivatalos konzorciumi egyeztetések során zajlott.
A Főkedvezményezett Széchenyi Programiroda Nonprofit Kft. esetében mind a projektmenedzserrel,
mind a pénzügyi csapattal közvetlen telefonos és e-mailes kapcsolat alakult ki, a felmerült
problémákra és kérdésekre gyors és pontos válaszokat kaptunk.
Az intézményrendszer szervezeti közül az Emberi Erőforrások Minisztériuma TÁMOP-TIOP
Közreműködő Szervezeti Feladatokat Ellátó Köznevelési, Kulturális és Felsőoktatási Főosztály
főosztályvezetőjével alakítottunk ki rendszeres munkakapcsolatot, TÁMOP-3. prioritásbeli projektek
mentorálása révén. Az Emberi Erőforrások Minisztériuma EU Fejlesztések Koordinációjáért és
Stratégiákért Felelős Helyettes Államtitkárság helyettes államtitkára rendszeresen beszámoltatott a
vállalt tevékenységek előrehaladásáról, továbbá intézkedési terv készítését is előírta.
Projekt megvalósításával összefüggő feladatok a projekt időtartama alatt
A projekt tevékenységek megvalósítása során mentorálandó projekteket négy kategóriára osztottuk
fel:
1-es kategória: 2015.06.30. előtt zár és 75%-nál nagyobb a forrásfelhasználás aránya
1
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003
Oktatási Hivatal Projektigazgatóság
Cím: H–1055 Budapest, Szalay u. 10–14.
Postacím: H-1055 Budapest, Honvéd u. 20/a
www.oktatas.hu
2-es kategória: 75%-nál kisebb a forrásfelhasználás aránya és nem TÁMOP-314-C-14
konstrukcióbeli projektek
3-as kategória: TÁMOP-3.1.4-C-14 konstrukcióbeli projektek (2015.05-06. hóban történt a
támogatási szerződések megkötése)
4-es kategória: kiemelt projektek
A helyzetelemzések bekérésére kidolgozott módszertant és az egyes kategóriáknak megfelelően
pontosított táblákat a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ képviselőivel egyeztettük személyes
és e-mailes kapcsolatfelvételek során. Kértük segítségüket a mentori tevékenység projektgazdákkal
történő megismertetésében a sikeres megkeresések minél magasabb aránya érdekében.
A projekt mentorok a helyzetelemzések bekérésével kezdték meg a mentorálást. Az egyes
projekteket területi szempontok alapján osztották fel egymás között. A helyzetelemzéseket e-
mailben küldték meg a projekt hivatalos képviselőjének. Ezzel párhuzamosan felvették a kapcsolatot
a tankerület igazgatókkal is, tájékoztatva őket a mentori rendszer fontosságáról, az érintett
projektekről, a teendőkről és a mentori rendszer nyújtotta segítő lehetőségekről.
A mentorok a beérkező helyzetelemzések és az azokban jelölt mentori segítségre vonatkozó kérések
alapján vették fel a személyes kapcsolatot a mentorált projektek képviselőivel.
Jellemzően a helyszíni ellenőrzést megelőző dokumentáció áttekintésben és rendezésben, az
indikátor teljesítések ellenőrzésében, változásbejelentés és/vagy kifizetési kérelem összeállításában,
záró elszámolási csomag összeállításában és a záráshoz kapcsolódó terv-tény költségek
összevetésében, esetleges maradványok felhasználásában kérték a mentorok segítségét.
A mentorok előzetes időpont egyeztetést követően mentek ki a megvalósítás helyszínére. Egyes
esetekben sikerült települési, tankerületi szinten több projekt képviselőjét egy helyszínre
összeszervezni. Akár 5-10 projekt is kezelhetőnek bizonyult, hiszen 1-2 konstrukcióbeli projektet
valósítottak meg és azonos kérdéseik, problémáik, jó vagy éppen rossz gyakorlataik voltak.
A projekt zárását megelőzően lehetőség nyílt szakértői kapacitás igénybevételével a hátralévő
feladatok és az elkészült intézkedési tervek teljesülésének nyomonkövetésére is.
Jellemző problémák az alábbiak voltak:
a szervezeti átalakulásokból (pl. fenntartó váltás) és vezető váltásokból eredő időveszteség.
adminisztrációs kötelezettségek ismeretének hiánya, pl. közbeszerzési eljárások
utóellenőrzésre történő feltöltése.
konzorciumi partnerek között együttműködés hiánya/nem megfelelő és nem rendszeres
kommunikáció.
közbeszerzési eljárások átfutásának lassúsága
törvényi változások miatti indikátor értelmezések és alátámasztások problémái
kapcsolattartó személyében bekövetkező változások bejelentésének hiánya, amely
akadályozza az információ áramlást
több esetben a menedzsment és a pénzügyi vezetés közötti kommunikációs problémák
széttagoltság illetve távolságok miatt
egyes TÁMOP-3.1.4-C-14 Kedvezményezettek október hónapban még nem adtak be
egyáltalán kifizetési kérelmet
2
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003
Oktatási Hivatal Projektigazgatóság
Cím: H–1055 Budapest, Szalay u. 10–14.
Postacím: H-1055 Budapest, Honvéd u. 20/a
www.oktatas.hu
A mentorok által a helyszínen eszközölt intézkedések mellett konstrukció szintű segítségnyújtás is
történt az Oktatási Hivatal részéről az általa mentorált projektek számára.
Ennek keretében felhívtuk a figyelmet
a kapcsolattartási adatok EMIR frissítésére. Helyzetfelmérés és helyszíni tapasztalatok
alapján a pálytáj felületen sok esetben nem az aktuális kapcsolattartó került beállításra, azt a
Projektgazda nem frissítette. A pálytáj azonnali értesítések érkezéséről nem értesült,
ugyanakkor a pálytájba nem lépett be rendszeresen. Sok esetben például a hiánypótlási
határidők számításai kézbesítési vélelem alapján indultak, ezáltal maguk a hiánypótlások
késedelmesen kerültek benyújtásra.
a Közreműködő Szervezettel történő kommunikáció nyomonkövetésének lehetőségére és
fontosságára. Szintén nem egy esetben tapasztaltuk, hogy Kedvezményezett várja a
Közreműködő Szervezet reakcióját egy hozzá „benyújtott” dokumentumra (vagy éppen
fordítva). Kedvezményezett nem ismeri a felületet, ahol a Közreműködő Szervezet által
iktatott dokumentumokat nyomon lehet követni, így nem tudja ellenőrizni, hogy az által
beküldött dokumentum ténylegesen beérkezett-e a Közreműködő Szervezethez. Így csak
hosszú idő elteltével derült ki, hogy az elkészített dokumentum ténylegesen nem került
benyújtásra a Közreműködő Szervezet részére, adott esetben a jóváhagyás, postázás
folyamatánál elakadt.
horizontális vállalások teljesítésére és azok dokumentálásának szükségességére, melyekhez
sablont is biztosítottunk. Mentorok helyszíni tapasztalata, hogy a horizontális szempontok
teljesítése vagy a teljesítések dokumentálása háttérbe szorult, így részben vagy egyáltalán
nem áll rendelkezésre. Ezen problémák tipikusan záró helyszíni ellenőrzésen kerülnek elő
úgy, hogy teljesen felkészületlenül érheti a Kedvezményezetteket. A figyelemfelhívással ezt
igyekeztünk megelőzni.
Felhívtuk azon projektek figyelmét és felajánlottuk a soron kívüli mentori segítséget, amelyek
egyáltalán nem adtak be kifizetési igényt. A Közreműködő Szervezet segítségével szűrést
kaptunk azon projektekről, amelyek október hónapban még nem nyújtottak be kifizetési
igényt. Őket telefonon is felhívtuk és próbáltuk hangsúlyozni az elszámolás benyújtásának
fontosságát, mely saját érdekük is, a likviditásuk fenntartása érdekében.
Pálytáj olvasási jogosultság birtokában lehetőséget biztosítottunk kifizetési igénylések
véglegesítés előtti minőségbiztosításra is. Ezt a lehetőséget a TÁMOP-3.1.4-C-14 konstrukció
Kedvezményezettei részére ajánlattuk fel, akik 2015. nyarán kötöttek támogatási szerződést
és ezt megelőzően még nem adtak be kifizetési igényt. A felajánlott lehetőség nem volt
népszerű, minimális megkeresés érkezett.
Tárgyi eszközbeszerzések, immateriális javak
Az elnyert támogatásból kisértékű eszközök beszerzésére nyílt lehetőség. A feladat ellátáshoz
szükséges IT eszközök (notebook, monitor, egér, dokkoló, telefon, stb.) és szoftverek, illetve
irodabútor (íróasztal, irodai munkaszék, szekrény, stb.) került beszerzésre a projekt keretében. A
beszerzett eszközök nagyban segítették a projekt megvalósítók munkáját.
Indikátorok bemutatása
3
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003
Oktatási Hivatal Projektigazgatóság
Cím: H–1055 Budapest, Szalay u. 10–14.
Postacím: H-1055 Budapest, Honvéd u. 20/a
www.oktatas.hu
A mentori tevékenység során a TÁMOP-3. prioritásban szereplő projekteket mentorálta az Emberi
Erőforrás Támogatáskezelő és az Oktatási Hivatal. A prioritásban eredetileg 1.556 db mentorálásra
javasolt projekt volt, melyből 982 db tartozott az Oktatási Hivatalhoz. A Közreműködő Szervezet által
2015.09.25-én megküldött frissített lista alapján ez a szám 787 db-ra csökkent úgy, hogy közben a
helyzetelemzések bekérése és a beérkezett információk feldolgozása, továbbá a helyszíni, személyes
mentorálás időpont egyeztetések már megkezdődtek.
A frissített lista alapján az indikátorok az alábbiak szerint alakultak:
1., mentori rendszerbe bevont projektek száma (db): az Irányító Hatóság részéről kijelölt projektek
közül azon projektek, melyek esetében legalább egyszeri sikeres kapcsolatfelvétel történt. Teljesített
indikátor érték: 680 db. Ezen projektek esetében kitöltött és leadott helyzetelemzés áll
rendelkezésre.
2., sikeresen lezárt mentorált projektek aránya (%): projekt nem áll megvalósítás alatt és a záró
elszámolási csomagot legkésőbb 2015.12.31-ig benyújtotta, illetve 4 pontból álló mérföldkő
(bevonás, helyzetelemzés, intézkedési terv, előrehaladási jelentés) teljesült. Teljesített érték: 650 db.
Teljesített indikátor érték: 95,6%
639 db projekt 2015.12.31-ig benyújtotta a záró elszámolási csomagot. További 11 db projekt nem,
vagy az indikátorban megadott határidőn túl nyújtotta be a záró elszámolását, azonban a 4 pontból
álló mérföldkő teljesítésre került.
3., Hiánypótlással nem érintett sikeresen lezárt szerződésmódosítások aránya a mentorált projektek
körében (%): abban az esetben, ha a mentor az intézkedési tervben szerződésmódosítás
benyújtásának szükségességét fogalmazza meg, majd annak összeállításában segítséget nyújt, akkor
jegyzőkönyvet készít róla. Az indikátor a hiánypótlással nem érintett, jóváhagyott
szerződésmódosítások arányát mutatja meg a jóváhagyott szerződésmódosításokhoz viszonyítva.
Jelen indikátor az Oktatási Hivatal esetében nem releváns. Az intézkedési tervekben a legritkább
esetben került sor szerződésmódosítás szükségességének megfogalmazására. A mentorált
projekteknek jellemzően szűk időkeret állt rendelkezésére a projektek megvalósítására. A
szerződésmódosítás jóváhagyásáig nem illetve nem célszerű a módosítások szerint eljárni (pl.
kötelezettséget vállalni) így a fennálló problémákat változásbejelentés(ek) segítségével igyekeztünk
kezelni. A nagy számosság miatt a mentoroknak is korlátozott idő állt rendelkezésére projektenként,
így ha elkerülhetetlen volt a szerződésmódosítás, az esetben sem az összeállításában, csak a folyamat
áttekintésében, ütemezésében és a módosítással kapcsolatos elvek áttekintésében működtek közre a
projektmentorok.
4., Mentorált projektek elfogadott kifizetési kérelmeinek aránya az elfogadott ütemezéshez képest
(%): az indikátor az elfogadott kifizetési kérelmek számának arányát mutatja meg a jegyzőkönyvben
megfogalmazott benyújtandó kifizetési kérelmek számához viszonyítva. Jelen indikátor az Oktatási
Hivatal esetében nem releváns. Bár a mentorok a helyszíni látogatások alkalmával egyeztették és
ütemezték a benyújtandó kifizetési kérelmeket, azonban ezek jegyzőkönyvben nem kerültek
rögzítésre. Ennek oka, hogy a Kedvezményezettek által meghatározott, biztonságosan tartható
ütemezésnél egy sokkal feszítettebb tempót ütemeztek annak érdekében, hogy a 2015.12.31-es
4
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003
Oktatási Hivatal Projektigazgatóság
Cím: H–1055 Budapest, Szalay u. 10–14.
Postacím: H-1055 Budapest, Honvéd u. 20/a
www.oktatas.hu
dátumig a záró elszámolások biztosan és lehetőség szerint 0 Ft-al (a számlák maradéktalanul időközi
kifizetési igényben kerültek benyújtásra) kerüljenek benyújtásra. Ezt a 2-es pontban rögzített
indikátor teljesítés is alátámasztja.
Jegyzőkönyvezhetőség másik akadályozó tényezője a szervezetek likviditásának bizonytalansága volt.
Sajnos nem egy esetben az előleg összegének felhasználásáig nem adtak be a Kedvezményezettek
elszámolást. Annak jóváhagyása és a támogatási összeg megérkezéséig újabb költségeket nem tudtak
finanszírozni, ezzel egy külső segítség nélkül leküzdhetetlen spirálba kerültek. Tovább rontotta a
helyzetet, ha a benyújtott 1. kifizetési igényben tévedésből megjelölték az előlegre történő
elszámolást és csak jóval a kifizetési kérelem feldolgozása után, egy reklamáció során (miért nem
érkezett meg még a jóváhagyott támogatási összeg) derült fény a tévedésre.
Ilyen külső körülmények mellett teljesülő ütemezést tervezni képtelenség, ugyanakkor egy feszített
ütemezéssel a még orvosolható problémákra felhívható a figyelem.
Összefoglaló
Az Oktatási Hivatal a projekt megvalósítását 2015.06.01-én kezdte meg. A TÁMOP-3. prioritásban
mentorálásra javasolt projektek száma 1.556 db-ról indult, melyből 982 db tartozott az Oktatási
Hivatalhoz. A TÁMOP-3. prioritásban mentorálást végző másik szervezet az Emberi Erőforrás
Támogatáskezelő. A két szervezet között a projektek felosztása nem darabszám vagy megítélt
támogatás vagy fel nem használt forrás arányosan került meghatározásra, hanem projektgazda
szerint. Az Oktatási Hivatal a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ projektjeit mentorálta.
A Közreműködő Szervezet által 2015.09.25-én megküldött frissített lista alapján a Klebelsberg
Intézményfenntartó Központhoz, mint projektgazdához kapcsolódó mentorálandó projektek száma
787 db-ra csökkent.
A frissített listában szereplő projektek közül 680 db esetében áll rendelkezésre helyzetelemzés, amely
túlnyomó részt e-mailes kapcsolatfelvétel során került bekérésre és leegyeztetésre. A mentorok a
beérkező helyzetelemzések és az azokban jelölt mentori segítségre vonatkozó kérések alapján vették
fel a személyes kapcsolatot a mentorált projektek képviselőivel. Jellemzően a helyszíni ellenőrzést
megelőző dokumentáció áttekintésben és rendezésben, az indikátor teljesítések ellenőrzésében,
változásbejelentés és/vagy kifizetési kérelem összeállításában, záró elszámolási csomag
összeállításában és a záráshoz kapcsolódó terv-tény költségek összevetésében, esetleges
maradványok felhasználásában kérték a mentorok segítségét.
Egyes esetekben sikerült települési, tankerületi szinten több projekt képviselőjét egy helyszínre
összeszervezni. Akár 5-10 projekt is kezelhetőnek bizonyult, hiszen 1-2 konstrukcióbeli projektet
valósítottak meg és azonos kérdéseik, problémáik, jó vagy éppen rossz gyakorlataik voltak.
A projekt zárását megelőzően lehetőség nyílt szakértői kapacitás igénybevételével a hátralévő
feladatok és az elkészült intézkedési tervek teljesülésének nyomonkövetésére is.
A mentorok által a helyszínen eszközölt intézkedések mellett konstrukció szintű segítségnyújtás is
történt az Oktatási Hivatal részéről az általa mentorált projektek számára.
Ennek keretében felhívtuk a figyelmet
a kapcsolattartási adatok EMIR frissítésére.
a Közreműködő Szervezettel történő kommunikáció nyomonkövetésének lehetőségére és
fontosságára.
5
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003
Oktatási Hivatal Projektigazgatóság
Cím: H–1055 Budapest, Szalay u. 10–14.
Postacím: H-1055 Budapest, Honvéd u. 20/a
www.oktatas.hu
horizontális vállalások teljesítésére és azok dokumentálásának szükségességére, melyekhez
sablont is biztosítottunk.
kifizetési kérelmek benyújtására, ahol ez még egyáltalán nem történt meg
kifizetési kérelem előzetes minőségbiztosításának lehetőségére.
A mentorált projektek jellemző problémái az alábbiak voltak:
a szervezeti átalakulásokból (pl. fenntartó váltás) és vezető váltásokból eredő időveszteség.
adminisztrációs kötelezettségek ismeretének hiánya, pl. közbeszerzési eljárások
utóellenőrzésre történő feltöltése.
konzorciumi partnerek között együttműködés hiánya/nem megfelelő és nem rendszeres
kommunikáció.
közbeszerzési eljárások átfutásának lassúsága
törvényi változások miatti indikátor értelmezések és alátámasztások problémái
kapcsolattartó személyében bekövetkező változások bejelentésének hiánya, amely
akadályozza az információ áramlást
több esetben a menedzsment és a pénzügyi vezetés közötti kommunikációs problémák
széttagoltság illetve távolságok miatt
egyes TÁMOP-3.1.4-C-14 Kedvezményezettek október hónapban még nem adtak be
egyáltalán kifizetési kérelmet
Budapest, 2016. január 12.
6
TÁMOP-7.2.1-11/K-2013-0003
Oktatási Hivatal Projektigazgatóság
Cím: H–1055 Budapest, Szalay u. 10–14.
Postacím: H-1055 Budapest, Honvéd u. 20/a
www.oktatas.hu
