Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
Belépési
jogosultságok az állami és önkormányzati szervek A
foglalkoztatotti a
Hatósággal elektronikus
A Hatóság által
nyilvántartása
információbiztonságáról szóló 2013. évi L. jogviszony
foglalkoztatotti
vezetett
törvényben
meghatározott
technológiai megszűnésétől számított jogviszonyban
álló
személyügyi
biztonsági,
valamint
a
biztonságos 5 év
személyek,
ideiglenes
nyilvántartás
információs eszközökre, termékekre, továbbá
belépésre jogosult más
a biztonsági osztályba és biztonsági szintbe
személyek
sorolásra vonatkozó követelményekről szóló
41/2015. (VII. 15.) BM rendelet 3. melléklet
3.2.1.4. A fizikai belépés ellenőrzése
a Hatóság által kibocsátott 86/1996. (VI. 14.) Korm. rendelet
Személyi
anyag a
Hatósággal elektronikus
A Hatóság által
köztisztviselői
és a
biztonsági
okmányok
védelmének részeként a jogviszony foglalkoztatotti
vezetett
munkavállalói igazolványok rendjéről, 1. számú melléklet 1.124.
megszűnésétől számított jogviszonyban
álló
személyügyi
nyilvántartása
50 év
személyek
nyilvántartás
Elektronikus
információs Az állami és önkormányzati szervek folyamatos
nincs
elektronikus
A Hatóság által
rendszerelem leltár
információbiztonságáról szóló 2013. évi L.
létrehozott
törvényben
meghatározott
technológiai
nyilvántartás
biztonsági,
valamint
a
biztonságos
információs eszközökre, termékekre, továbbá
a biztonsági osztályba és biztonsági szintbe
sorolásra vonatkozó követelményekről szóló
41/2015. (VII. 15.) BM rendelet 3. melléklet
3.3.6.8.
Hozzáférés az információs
Az állami és önkormányzati szervek folyamatos,
a a
Hatósággal elektronikus
A Hatóság által
rendszerhez
információbiztonságáról szóló 2013. évi L. foglalkoztatotti jogviszony foglalkoztatotti
vezetett
törvényben
meghatározott
technológiai megszűnését követő 5 év jogviszonyban
álló
személyügyi
biztonsági,
valamint
a
biztonságos
személyek
nyilvántartás
információs eszközökre, termékekre, továbbá
a biztonsági osztályba és biztonsági szintbe
sorolásra vonatkozó követelményekről szóló
41/2015. (VII. 15.) BM rendelet 3. melléklet
3.2.1.4.2
Meghagyási jegyzék
A honvédelemről és a Magyar Honvédségről A
honvédelmi a
Hatósággal elektronikus
A Hatóság által
szóló 2021. évi CXL. törvény, valamint a adatkezelésekről
szóló foglalkoztatotti
vezetett
honvédelmi adatkezelésekről szóló 2022. évi 2022. évi XXI. törvény 20. jogviszonyban
álló
személyügyi
XXI. törvény. 38. § + a törvény 1. melléklete
§
(1)
bek.
i): személyek
nyilvántartás
jogszabályban
meghatározott
vagy
jogszabályban
1
Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
meghatározottak alapján
meghagyásba
bevont
szervezet
a
hadkötelezettségtől eltérő
időszakban minden év
január 31. napjáig, a
hadkötelezettség
fennállásának
időszakában
minden
hónap 5. napjáig köteles
adatszolgáltatásra
+
26. § (2) bek:
Az (1) bekezdés szerinti
nyilvántartás adatait az
adatkezelő
a
meghagyásba
tartozás
időtartama alatt kezeli.
A hivatali tárhely kezelésére Az
elektronikus
ügyintézés a
foglalkoztatotti a
Hatósággal elektronikus
A Hatóság által
az
adott
szervezetnél részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) jogviszony megszűnését foglalkoztatotti
vezetett
felhatalmazott képviselő és Korm. Rendelet 85. § (2) bek.
követő 5 év
jogviszonyban
álló
személyügyi
az adott szervezeten belüli
személyek
nyilvántartás
további
felhasználók
nyilvántartása
Nemzeti minősített adatra A
Nemzeti
Biztonsági
Felügyelet Korm. rendelet 56. § és a
Hatósággal papír alapú
A Hatóság által
érvényes
személyi működésének, valamint a minősített adat 57. §.
foglalkoztatotti
vezetett
biztonsági
tanúsítványok kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.)
jogviszonyban
álló,
személyügyi
nyilvántartása
Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm.
személyi
biztonsági
nyilvántartás
rendelet) 10. § (3) bekezdés
tanúsítvánnyal rendelkező
személyek
Külföldi minősített adatra Korm. rendelet 11. § (9) bekezdés
Korm. rendelet 11. § (8) Korm. rendelet 11. § (9) papír alapú
A Hatóság által
érvényes
személyi
bekezdés
bekezdés
vezetett
biztonsági
tanúsítványok
személyügyi
nyilvántartása
nyilvántartás
Felhasználói engedélyek és Korm. rendelet 14. § (3) bekezdés
Korm. rendelet 15. § (4) felhasználó,
Korm. papír alapú
A Hatóság által
titoktartási
nyilatkozatok
bekezdés
rendelet
14.
§
(4)
vezetett
nyilvántartása
bekezdés
szerinti
személyügyi
személyek
nyilvántartás
2
Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
Biztonsági
terület
és Korm. rendelet 33. § (1) bekezdés
a tárgyévet követő 8 évig a Hatóságnál biztonsági papír alapú
A Hatóság által
biztonsági tároló, valamint
terület felnyitására jogosult
vezetett
biztonsági
vezető
személyek
személyügyi
kulcsfelvétel-kulcsleadás
nyilvántartás
nyilvántartása
Biztonsági
területen Korm. rendelet 33. § (2)-(3) bekezdés
a tárgyévet követő 8 évig a Hatóságnál biztonsági papír alapú
A Hatóság által
használt számkombinációk
terület felnyitására jogosult
létrehozott
és kódok, valamint azok
személyek
nyilvántartás
megváltoztatásának ténye
és időpontja
Főnyilvántartó könyv
Korm. rendelet 42. § (1) bekezdés
Korm. rendelet 42. § (6) nincs érintett
papír alapú
A Hatóság által
bekezdés
(nem
létrehozott
selejtezhető)
nyilvántartás
Belső átadókönyv nemzeti Korm. rendelet 42. § (4) – (5) bekezdések
Korm. rendelet 42. § (6) a Hatóságnál a minősített papír alapú
A Hatóság által
minősített adatra
bekezdés (8 év)
adatot megismerni jogosult
létrehozott
személyek
nyilvántartás
Belső
átadókönyv
EU Korm. rendelet 42. § (4) – (5) bekezdések
Korm. rendelet 42. § (6) a Hatóságnál a minősített papír alapú
A Hatóság által
minősített adatra
bekezdés (8 év)
adatot megismerni jogosult
létrehozott
személyek
nyilvántartás
Külső kézbesítőkönyv
Korm. rendelet 42. § (4) bekezdés
Korm. rendelet 42. § (6) az irat feladója, címzettje
papír alapú
A Hatóság által
bekezdés (8 év)
létrehozott
nyilvántartás
Futárjegyzék-nyilvántartás
Korm. rendelet 42. § (4) bekezdés
Korm. rendelet 42. § (6) az irat feladója, címzettje, papír alapú
A Hatóság által
bekezdés (8 év)
futár
létrehozott
nyilvántartás
TAKARNET
lekérdezési az ingatlan-nyilvántartásról szóló 1997. évi 5 év
a
lekérdezett
ingatlan elektronikus
TAKARNET és a
napló
CXLI. törvény 75. § (2), (2a) bek.
tulajdoni lapján feltüntetett
Hatóság
természetes személyek és
a Hatóság nevében eljáró,
lekérdezést
végző
ügyintéző
A Hatóság által zár alá vett A hatósági letétről, valamint a közigazgatási folyamatos
nincs
személyes elektronikus
A Hatóság által
vagy
lefoglalt
dolgok hatósági eljárás során zár alá vett vagy
adattartama
keletkeztetett
nyilvántartása
lefoglalt dolgok tárolásáról és értékesítéséről
iratok
szóló 18/2017. (XII. 15.) IM rendelet
Iktató-
és mutatókönyv, A köziratokról, a közlevéltárakról és a Az Irattári Terv szerint a szerv működése vagy elektronikus
Iratot keletkeztető,
irattári segédkönyvek
magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. (nem selejtezhető)
feladatköre szempontjából
a Hatóság által
évi LXVI. törvény 9. § (1) a) pont
érdemi adattal érintettek
foglalkoztatotti
jogviszonyban álló
3
Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
személyek és más
külső, iratot küldő
személyek
Belső
ügyviteli A köziratokról, a közlevéltárakról és a Az Irattári Terv szerint (5 a
Hatósággal papír alapú
Hatóság
hozza
segédkönyvek
magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. év)
foglalkoztatotti
létre
évi LXVI. törvény 9. § (1) b) pont
jogviszonyban
álló
személyek,
a
postai
küldemények címzettjei
Iratselejtezési és irattári A köziratokról, a közlevéltárakról és a nem selejtezhető
a
Hatósággal elektronikus
Hatóság
hozza
iratátadás-átvételi
magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995.
foglalkoztatotti
létre
jegyzőkönyvek
évi LXVI. törvény 9. § (1) c) pont
jogviszonyban
álló
személyek
Az
elutasított Az információs önrendelkezési jogról és az Az Irattári Terv szerint 5 az adatigénylők
elektronikus
az
egyes
adatigénylésekről, valamint információszabadságról szóló 2011. évi CXII. év
igénylések adatai
az elutasítások indokairól törvény 30. § (3) bek.
vezetett nyilvántartás
A
gazdálkodói Az
államháztartásról
szóló
törvény Irattári Terv szerint 10 év
a kötelezettségvállalásra, papír
az érintett
jogkörgyakorlásra jogosult végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.)
pénzügyi ellenjegyzésre,
személyek
és
aláírás- Korm. rendelet 60. § (3) bekezdés
teljesítés
igazolására,
mintájukról
vezetett
érvényesítésre,
nyilvántartás
utalványozásra
jogosult
személyek
Külső
ellenőrzések A
költségvetési
szervek
belső 10 év
az
elvégzett
külső elektronikus
az elvégzett külső
nyilvántartása
kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről
ellenőrzések által érintett
ellenőrzések és az
szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 14.
szervezeti
egységek,
ellenőrzési
§ (1) bekezdés
személyek, stb.
dokumentumok
Belső
ellenőrzések A
költségvetési
szervek
belső 10 év
az
elvégzett
belső elektronikus
az elvégzett belső
nyilvántartása
kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről
ellenőrzések által érintett
ellenőrzések és az
szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. Rendelet 50.
szervezeti egységek
ellenőrzési
§
dokumentumok
A belső ellenőrzési vezető a megtett
intézkedésekről – a
belső ellenőrzési
kézikönyv
szerinti
–
nyilvántartást vezet. (SZMSZ 36. § (5))
Bélyegző nyilvántartás
A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének
Jogi
hatást
kiváltó bélyegző
használatára, papír
személyügyi
általános követelményeiről szóló 335/2005.
bélyegző
őrzésére jogosultak
nyilvántartás,
(XII. 29.) Korm. rendelet 54. §
nyilvántartása:
nem
érintettek
által
megadott adatok
4
Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
selejtezhető,
helyben
őrzendő
Egyéb
bélyegzők
nyilvántartása
és
a
bélyegzők selejtezéséről
készült jegyzőkönyvek: 3
év a selejtezési idő
A
hivatalos
célra A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének Az
elektronikus elektronikus
aláírások, elektronikus
személyügyi
felhasználható elektronikus általános követelményeiről szóló 335/2005. ügyintézési
elektronikus
bélyegzők
nyilvántartás,
aláírások,
elektronikus (XII. 29.) Korm. rendelet 54. §
szolgáltatások nyújtására használatára
jogosult
érintettek
által
bélyegzők nyilvántartása
felhasználható
személyek
megadott adatok
elektronikus
aláíráshoz
és
bélyegzőhöz
kapcsolódó
követelményekről szóló
137/2016. (VI.13.) Korm.
rendelet
13.
§
(5)
bekezdése értelmében a
lejáratától számított 10 év
Vagyoni,
pénzügyi, A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 12.
Az
adott
gazdasági papír
alapon az adott gazdasági
jövedelmi helyzetére kiható § (1)
Irattári Terv szerint 10 év
eseménnyel/joggal érintett vagy
események
gazdasági
események
jogi
vagy természetes számítógépes
nyilvántartása
személyek
tárhelyen
Az
eszközökre
és A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 159.
a gazdasági események papír alapon és az adott gazdasági
forrásokra,
azok §
Irattári Terv szerint 10 év
érintettjei
számítógépes
események
változására és az eredmény
tárhelyen
alakulására ható gazdasági
eseményekről a valóságnak
megfelelő, folyamatos, zárt
rendszerű,
áttekinthető
nyilvántartás
Tárgyi
eszközök A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 69.
Használatba
adott papír
alapon Eszközbeszerzése
nyilvántartása
§ (3) bekezdés
Irattári Terv szerint 10 év
eszközök
kapcsán
a vagy
k bizonylatai
Hatósággal foglalkoztatotti számítógépes
jogviszonyban
álló tárhelyen
személyek
5
Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
Szigorú
számadású A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 168.
A bizonylatokon szereplő papír
alapon A bizonylatok papír
bizonylatok
§ (3)
Irattári Terv szerint 10 év
jogi
vagy természetes vagy
alapon
vagy
személyek
számítógépes
elektronikus
tárhelyen
formában
Közszolgálati
A különleges jogállású szervekről és az Küt. 89. § (4) – a a
közszolgálati elektronikus
a
közszolgálati
alapnyilvántartás
általuk foglalkoztatottak jogállásáról szóló jogviszony
fennállása jogviszonyban
jogviszonyban
2019. évi CVII. törvény (KÜT) 89. §
alatt;
foglalkoztatottak
foglalkoztatott és
Küt.
89.
§
(5)
munkáltatója
közszolgálati jogviszony
megszűnését
vagy
megszüntetését követően
50 évig tárolja
Személyi anyag
Küt 91. §
91. § (4) a személyi a
közszolgálati eredeti,
papír a
közszolgálati
anyagot - kivéve, amelyet jogviszonyban
alapú
jogviszonyban
a
fogadó
különleges foglalkoztatottak
foglalkoztatott és
jogállású
szervnek
munkáltatója
átadtak - a jogviszony
megszűnésétől számított
50 évig meg kell őrizni.
A Hatóság, mint adatkezelő Általános adatvédelmi rendelet 33. cikk (5)
az incidens észlelését
foglalkoztatottak, a
elektronikus
Hatóság, incidenst
adatvédelmi incidens
bek.
követő év január 1-től
Hatóság 38. § (2) és (2a)
bejelentő harmadik
nyilvántartása
számított 5 évig
bekezdéseiből származó
fél
feladatai teljesítése során
a Hatósággal kapcsolatba
kerülő, érintett,
adatkezelő,
adatfeldolgozó, harmadik
személy
A Hatóság, mint adatkezelő Általános adatvédelmi rendelet 30. cikk (1) folyamatos,
személyes nincs érintett
írásban
Hatóság
adatkezelési
bek.
adatot nem tartalmaz
(elektronikusan)
tevékenységeinek
GDPR 30. cikk
nyilvántartása
(3) bekezdés
Vagyonnyilatkozat-
Egyes
vagyonnyilatkozat-tételi Egyes vagyonnyilatkozat-
vagyonnyilatkozat tételére papír alapú
vagyonnyilatkozat
nyilvántartás
kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. tételi kötelezettségekről kötelezett személy 2007.
tételére kötelezett
törvény 11. § (3)
szóló 2007. évi CLII. évi CLII. törvény 3. §
személy 2007. évi
törvény 12. § (3) bek. szerint
CLII. törvény 3. §
szerint a kötelezettséget
szerint
megalapozó jogviszony,
beosztás, munka- vagy
6
Nyilvántartás megnevezése A nyilvántartás vezetését elrendelő Adatok
Érintettek köre
Formátum
Adatok forrása
és annak célja
jogszabály (jogalap)
megőrzésének
időtartama
feladatkör megszűnésétől
számított három év
Munkabalesetek/foglalkozá
A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. 5 év
foglalkoztatottak
a papír
és a
balesetben,
si
megbetegedések törvény 64/A. § (2) bekezdés
jogviszony
jellegétől elektronikus
megbetegedésben
nyilvántartása
függetlenül
érintett
személy,
munkáltató
Munka
és
pihenőidő Küt. 68. §; Mt. 134. § (1) bek.
8 év
foglalkoztatottak
a papír
foglalkoztatott és
nyilvántartás
jogviszony
jellegétől
munkáltató
függetlenül
Az
adatkezelők
és Infotv. 70/B. § (1) bek. c) pont
Az adatvédelmi tisztviselő adatvédelmi tisztviselőnek elektronikus
a bejelentést tevő
adatfeldolgozók
által
törlésére
irányuló kijelölt természetes és jogi
adatkezelők,
kijelölt
adatvédelmi
megkeresést követő 5 év személyek
adatfeldolgozók
tisztviselő bejelentésére és
Hatóság általi közzétételére
szolgáló
szakrendszer
(adatbázis)
Szerződések nyilvántartása 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet - az a
szerződés szerződő felek
papír
és szerződő felek
államháztartás számviteléről 14. sz. melléklet megszűnésétől számított
elektronikus
4. pont
8 év
Bírságnyilvántartás
4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet - az 8 év
kötelezett
elektronikus
a
Hatóság
államháztartás számviteléről 2. § (4), 2.
döntése,
MÁK
melléklet 9. pont
adatszolgáltatása
Munkáltatói
kölcsön- Küt. 83. § (1) a) pont, és 19/2018. (XII.18.) a
szerződés szerződő felek
papír
szerződő felek
nyilvántartás
NAIH utasítás 10.§ (2) bekezdés
megszűnésétől számított
8 év
Az adatvédelmi nyilvántartásba bejelentendő nyilvántartásoknak az e törvény szerinti azonosító adatai: A Hatóságnak az egyes adatkezelők
adatkezelési tevékenységeiről vezetett nyilvántartása és a nyilvántartási azonosító az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló
2011. évi CXII. törvény 2018. júliusi módosításával megszűnt, bejelentési kötelezettség az adatkezelők által vezetett nyilvántartások kapcsán már kizárólag
adatvédelmi incidensekkel összefüggésben lehet.
A Hatóság alaptevékenysége keretében az alábbi adatkategóriákat kezeli: az eljárásokban érintett személyek azonosító adatai, beadványukkal érintett
ügyre vonatkozó adatok (bármely személyes adat, különleges adat, vagy más védett ismeret).
7
