A Klebelsberg Központ 34./2017. (Yll.23.) szabályzata
A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
MELLÉKLETEK
1. számú melléklet
A Tankerületi Központ Irattári Terve (2017)
A Tankerületi Központ irattári terve az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi
csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Tankerületi Központ feladat- és hatásköréhez igazodó
rendszerezésben sorolja fel, és meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe ta11ozó iratok ügyviteli célú
megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári
terv általános és különös részre tagozódik.
Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a
levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.
NEM HATÁLYOS!
Az irattári jel összetevői:
1. Tételszám:
a) Mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) betűjellel
meghatározzá(k) a rendszerbeli elhelyezkedést:
A Általános rész;
=
TK (a Tankerületi Központ betűjele)= Különös rész
b) A különös részben a Tankerületi Központra utaló és annak feladatköréhez igazodó rendszerezésben
sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három-, vagy
négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.
2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli
célú megőrzésének időtartamát években, vagy „N" jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.
3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról a Tankerületi
Központ és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.
A „HN" (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a Tankerületi
Központ irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a Tankerületi
Központ és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.
Azoknál a tételeknél, amelyek esetében egy jövőbeni esemény bekövetkezését követő megőrzési idő
került meghatározásra (pl. „lejárat után 5 év'', „a végrehajtást követően 5 év", „szerződés teljesítését
követően 5 év"), az ügyiratok megőrzési ideje a jövőbeni esemény bekövetkezésével egyidejűleg,
selejtezése pedig az ügyiratok érvényességének lejártakor kezdődik.
45
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIII.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
A Kisvárdai Tankerületi Központ Irattári Terve
TARTALOM
Általános rész
Tételszám
Megnevezés
0
0
0
Jogi és igazgatási ügyek
0 2 0 0
Ügyvitel
0 3 0
0
Humánpolitikai ügyek (tankerületek)
0 4 0 0
Gazdálkodási- és pénzügyek
NEM HATÁLYOS!
0 5 0
0
Vagyongazdálkodási ügyek
0 6 0
0
Ellenőrzések
0 7 0
0
Informatika
0 8 0
0
Tűzvédelem és őrzés-védelem
0 9 0
0
Kommunikáció, sajtó, média
Különös rész
Tételszám
Megnevezés
0 0
0
Köznevelési intézmények fennta11ási és üzemeltetési ügyei (tankerületek)
2 0 0 0
Közalkalmazottak jogviszonyával kapcsolatos ügyek
3 0 0
0
Tankerületi oktatásszervezési ügyek
4 0 0 0
Szakképző intézmények
5 0 0 0
Pályázatok, fejlesztések ügyei
JELMAGYARÁZAT
JEL
JELENTÉS
S
selejtezendő az irat keletkezésétől számított„. év után
L
Magyar Nemzeti Levéltárnak átadandó az irat keletkezésétől számított ... évben
NS
nem selejtezendő
nem adandó levéltárba (selejtezendő)
HN
helyben őrzendő, határidő nélkül
46
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34.:2017. (VIIl.23.)
A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
Általános rész
0100 Jogi és igazgatási ügyek
Tételszám
Megnevezés
s
L
0
0
Munkajogi ügyek, közszolgálati jogvita
NS
HN
0
0
2
Peres és nemperes eljárások, kintlévőségek kezelése, behajtása,
NS
HN
egyéb igények érvényesítése iratai
NEM HATÁLYOS!
0
0
3
Büntető eljárások iratai
NS
HN
0
0
4
Polgári jogi szerződések, megállapodások
NS
HN
0
0
5
Közjogi szerződések, megállapodások
NS
HN
0
0
6
Integritás ügyek
NS
HN
0
0
7
Jogszabálytervezetek véleményezése, államigazgatási egyeztetések
15
0
0
8
Jogi állásfoglalások, tájékoztatások, vélemények
3
0
0
9
Közérdekű és közérdekből nyilvános adatok megismerésére
3
irányuló ügyek
0
0
Adatvédelem és adatbiztonság
10
0
Alapító Okirat
NS
1 5
0
2
Szervezeti és Működési Szabályzat, belső irányítási eszközök
NS
15
(igazgatói utasítások, szabályzatok, eljárásrendek, szervezeti egység
ügyrendek)
0 1
3
Vezetői értekezletekről készült jegyzőkönyvek, feljegyzések,
NS
1 5
emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.)
0 1
4
Éves intézkedési, végrehajtási, munkatervek, munkaprogramok,
NS
15
éves beszámoló, jelentések
0 1
5
Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az
5
előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően
0
6
Időszaki jelentések, beszámolók, szervezeti adatszolgáltatások
5
0
7
A KLIK szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések,
NS
1 5
javaslatok, fej lesztéstervek, kimutatások
0 1
8
Munkabizottságok iratai
10
47
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIIl.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabá 1 yzata
9
0
Kutatások, háttérelemzések iratai
15
0
2
0
Rendezvények, konferenciák szervezésének iratai
5
0
2
Minőségirányítás, minőségfejlesztés, minőségbiztosítás
5
0
2
2
Informatikai biztonsági iratok
NS
HN
0
2
3
Közbeszerzési eljárások iratai
NS
HN
0200 Iratkezelés
0 2 0
Elektronikus iratkezelő rendszer iratai
10
NEM HATÁLYOS!
0 2 0 2
Irattár dokumentációi
10
0 2 0
3
Az
irat
átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás
NS
15
(átadókönyv, kézbesítőkönyv)
0 2 0 4
Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, iratok
NS
15
0 2 0 5
Iratselejtezési jegyzőkönyvek és a selejtezés tovább iratai
NS
HN
0 2 0 6
Az iratkezelést érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés
5
0 2 0
7
Bélyegző nyilvántartás és selejtezés iratai
NS
HN
0300 Humánpolitikai ügyek
0 3 0
Foglalkoztatottak
személyi
anyaga;
kinevezések,
50
munkaszerződések, kinevezés módosítások, munkaszerződés
módosítás, átsorolások, jogviszony megszüntetések, munkakör
átadás-átvétel
iratai,
esküokmány,
hatósági
bizonyítvány,
végkielégítés, összeférhetetlenség, tartalékállományba helyezés,
prémiumévek programban való részvétel, egy hónapot meghaladó
fizetés nélküli szabadság, célfeladat kitűzése
0 3 0 2
Foglalkoztatottak illetmény-, bér megállapításai;
pótlékok,
50
helyettesítési díj, illetményeltérítés, béremelés
0 3 0 3
Elismerések, kitüntetések, címadományozások, védnökségek
50
ügyei
0 3 0 4
Kormánytisztviselők teljesítményértékelése, minősítése
50
0 3 0 5
Foglalkoztatottak közszolgálati, munkaügyi nyilvántartásaiból
5
történő adatszolgáltatások és levelezések iratai (munkáltatói
igazolás, szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai
végzettség stb.)
0 3 0 6
Fegyelmi és kártérítési ügyek
10
48
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIII.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
0 3 0 7
Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések,
5
álláspályázatok, felhívások (szabadság, betegállomány, gyed, gyes
stb.)
0 3 0
8
Képzés, továbbképzés, képzési terv, közigazgatási alap- és
10
szakvizsga-, ügykezelői alapvizsga-kötelezettséggel összefüggő
iratok
0 3 0 9
Létszámgazdálkodás, létszámnyilvántartás és adatszolgáltatás
10
iratai
0 3
0
Tanulmányi szerződés
10
0 3
Foglalkozás- egészségügyi és munkavédelmi-tevékenység
10
NEM HATÁLYOS!
0 3
2
Munkabaleseti jegyzőkönyvek, foglalkozási betegségek
NS
HN
0 3
3
Szakmai gyakorlatosok ügyei
5
0 3
4
Érdekegyeztetés jegyzőkönyvei és ezek mellékletei
NS
15
0 3
5
Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai
5
0 3
6
Ellátások kifizetésének bizonylatai
8
0 3
7
Családtámogatás iratai: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás
8
0 3
8
Baleseti rokkantsági ügyek
50
0 3
9
Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika
8
0 3 2 0
Béren kívüli juttatások
8
0 3 2
Jlletményelőleg-nyilvánta11ás
8
0 3 2
2
Helyettesítési díj, rendkívüli munkaidő, ügyelet, készenlét,
8
távolléti díj, napidíj, utazási utalvány
0 3 2 3
Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei
5
0 3 2 4
Munkaidő-nyilvántat1ás iratai Uelenléti ív, elektronikus adatok is,
8
szabadság-nyilvántartás, távollét-nyilvántai1ás, egy hónapnál
rövidebb fizetés nélküli szabadság)
0 3 2 5
Államkincstárral összefüggő adatszolgáltatások, megkeresések
10
iratai
0 3 2
6
Vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségre történő felhívás iratai
10
0 3 2
7
Vagyonnyilatkozatok
külön törvény (Vnytv.)
szerint
49
A Kis\°árdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIIl.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
0400 Gazdálkodási- és pénzügyek
0 4
0
Pénzügyi (belsö) levelezés
5
0 4
0
2
Állami szervekkel folytatott költségvetési egyeztetések
8
0 4
0
3
Szerzödések nyilvántartása
5
0 4
0
4
Kötelezettségvállalási ügyek
8
0 4
0
5
Elöirányzatok nyilvántatiása, módosítása
10
NEM HATÁLYOS!
0 4
0
6
Gazdálkodással, pénzügyi elszámolásokkal összefüggö körlevelek
10
0 4
0
7
Költségvetési engedélyeztetési ügyek
5
0 4 0
8
Költségvetés
10
0 4
0
9
Költségvetési beszámolók
10
0 4
0
Bérgazdálkodás, bémyilvántartás és -adatszolgáltatás
10
0 4
Gazdálkodással összefüggö adatszolgáltatások, idöszaki statisztikák
10
0 4
2
Éves statisztikai jelentés iratai
NS
15
0 4
3
Adózás, bevallások
5
0 4
4
Bankszámla pénzforgalmi iratai
8
0 4
5
Leltározás, selejtezés iratai
10
0 4
6
Peres, illetve nemperes eljárások pénzügyi iratai
NS
HN
0 4
7
Be!- és külföldi kiküldetések költségelszámolásának iratai
8
0 4
8
Munkába járás költségeinek térítése
8
0 4
9
Pénzügyi nyomtatványok, kivonatok, bizonylatok
8
0 4
2
0
Fizetési felszólítások, számlareklamáció, követelések érvényesítése
8
0 4
2
Pályázatok pénzügyi iratai, dokumentációi
15
0 4
2
2
Magyar Posta Zrt.-vel folytatott levelezés, postai szolgáltatások
5
iratai
50
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIll.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
0500 Vagyongazdálkodási ügyek
0 5
0
Beszerzés
10
0 5
0
2
Ingatlanügyek
NS
HN
0 5
0
3
Biztosítás, kárrendezés
NS
HN
0 5
0
4
Gépjármű üzemeltetés
8
0 5
0
5
Ingó vagyon iratai
10
NEM HATÁLYOS!
0 5
0
6
Telekommunikációs eszközök iratai
8
0 5
0
7
Beruházás és felújítás iratai
NS
HN
0 5
0
7
Energetikai ügyek
10
0600 Ellenőrzések
0 6 0
A KLIK-ban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok)
NS
15
iratai
0 6 0
2
Az
intézményeknél,
gazdálkodó
szervezeteknél
végzett
NS
15
szabályszerűségi,
pénzügyi,
rendszer-,
teljesítmény-,
megbízhatósági és informatikai belső ellenőrzések
0 6 0
3
A KLIK irányítása alá tartozó köznevelési intézmények belső
NS
15
ellenőrzésének iratai
0 6 0
4
Központi ellenőrzési szervek külső ellenőrzési iratai
NS
15
0 6 0
5
A KLIK és más (központi államigazgatási) szervek közötti
10
ellenőrzési együttmüködés iratai
0 6 0
6
Ellenőrzési, éves tervezési, beszámolási feladatok
15
0 6 0
7
Ellenőrzési szervezet müködésével összefüggő iratok
10
0700 Informatika
O 7 0
2
Azonosítás, hitelesítés iratai
NS
15
0 7 0
3
Informatikai fejlesztések iratai
15
O 7 0
4
Elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai
5
0 7 0
5
Közigazgatásban alkalmazott szoftverek iratai
10
0 7 0
6
Informatikai partnerekkel való kapcsolattartás iratai
5
51
A Kis\ árdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIII.23.)
A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
0 7 0
7
Infrastruktúra felügyelettel kapcsolatos iratok
5
0 7 0
8
Informatikai stratégiával kapcsolatos iratok
10
0800 Tűzvédelem és őrzés-védelem
0 8
0
Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközök, felszerelések nyilvántartásai,
5
felülvizsgálatok,
jegyzőkönyvek,
tűz-
és
villámvédelmi
szabványossági felülvizsgálatok lejárat után
0 8 0
2
A KLIK tűzvédelmi terve. Rendkívüli eseményekről készített
5
jelentések, szakhatósági állásfoglalások, ellenőrzési jegyzőkönyvek,
tűzvédelmi oktatás iratai
NEM HATÁLYOS!
0 8 0
3
Őrzés-védelmi ügyek
15
0900 Kommunikációs és média ügyek
0 9 0
Tömegkommunikáció és média levelezések
5
0 9 0
2
A KLIK által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványok
10
iratai
0 9 0
3
PR- és kommunikációs tevékenység hosszú távú tervezésének iratai
NS
15
0 9 0
4
Rendezvények előkészítése és lebonyolítása iratai
5
0 9 0
5
Közérdekű adatok közzététele
5
0 9 0
6
Hivatali honlap, belső hálózat tartalmi ügyei
5
0 9 0
7
Ügyfél fogadás
5
Különös rész
1000 Köznevelési intézmények üzemeltetési és fenntartási ügyei (tankerületek)
1 0 0
A KLIK irányítása alá tartozó intézményektől beérkező jelentések,
5
beszámolók
statisztikai
jelentések,
kimutatások
(tervek,
munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.),javaslatok
0 0
2
Működtetéshez szükséges költségvetés
NS
HN
0 0
3
Működtetéshez
szükséges
költségvetés
előkészítéséhez
5
adatszolgáltatás
0 0
4
Műszaki és karbantartási ügyek
10
0 0
5
Beszerzési igények
5
52
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (Vlll.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
0
0
6
Fenntai1áshoz és üzemeltetéshez kapcsolódó szerződések
NS
HN
0
0
7
Vagyonkezelői és használati jogok gyakorlásával összefüggő ügyek
NS
HN
0
0
8
Szerződések szakmai teljesítésigazolása
NS
HN
0
0
9
Szerződések pénzügyi teljesítésének igazolása
NS
HN
0
0
Szerződésekkel összefüggő adatszolgáltatások, számlaösszesítők
NS
HN
0
Időszaki bevallásokkal összefüggő adatszolgáltatások
8
0
2
Továbbképzési programok
5
NEM HATÁLYOS!
2000 Közalkalmazotti jogviszony ügyei
2 0
0
Intézményvezetők,
pedagógusok,
egyéb
közalkalmazottak
50
jogviszonyának (kinevezés, megszüntetés, pályáztatás) iratai
2 0
0
2
Intézményvezetők,
pedagógusok,
egyéb
közalkalmazottak
5
szabadsága, betegszabadsága iratai
2 0
0
3
Pedagógusok
túlóráinak,
helyettesítésének
igazolása,
azok
5
elszámolása
2 0
0
4
Pedagógusok,
egyéb
közalkalmazottak
személyi
adatainak
50
nyilvántartásával összefüggő adatszolgáltatások, humántérkép
2 0
0
5
Pedagógusok elismerésével összefüggő felterjesztések
50
3000 Tankerületi oktatásszervezési ügyek
3 0
0
Panaszbeadványok (szülői, tanulói), közérdekű bejelentések
5
3 0
0
2
Beadványok áttétele hatáskörrel és illetékességgel rendelkező
5
intézményhez, tankerűlethez vagy más államigazgatási szervhez
3 0
0
3
Elsőfokú határozat ellen benyújtott fellebbezés elbírálása során
NS
HN
keletkezett iratok, döntések
3 0
0
4
Beiskolázás tervezése, szervezése, lebonyolítása
15
3 0
0
5
Tanköteles tanulók nyilvántartása
NS
HN
3 0
0
6
Tankönyvrendelés előkészítése, szervezése és lebonyolítása
15
3 0
0
7
Tanulói létszám megállapításával, engedélyezésével összefüggő
NS
HN
iratok
3 0
0
8
Intézményi dokumentumok iratai (Pedagógiai Program, Szervezeti és
15
Működési Szabályzat, Házirend) és azok ellenőrzése
3 0
0
9
Intézményi átszervezések előkészítésének és lebonyolításának iratai
NS
HN
53
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIIl.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
3 0
0
Következő tanév tervezése, tantárgyfelosztások jóváhagyása
5
3 0
Más fenntartású köznevelési intézmény iratai, megkeresései,
15
köznevelési törvény szerinti egyetértési jog gyakorlása
3 0
2
Általános iskolák és alapfokú művészetoktatási iskolák általános
15
iratai
3 0
3
Középiskolák (gimnáziumok és szakközépiskolák) általános iratai
15
3 0
4
Szakiskolák általános iratai
15
3 0
5
Gyógypedagógiai,
konduktív
pedagógiai
nevelési-oktatási
15
intézmények általános iratai
NEM HATÁLYOS!
3 0
6
Diákotthonok és kollégiumok általános iratai
15
3 0
7
Szakszolgáltatás iratai
15
3 0
8
Szakmai szolgáltatás iratai
15
3 0
9
Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése
15
3 0
2
0
Köznevelési Hídprogram iratai
15
3 0
2
Utazó
gyógypedagógusi
hálózat
megszervezésével
és
15
működtetésével összefüggő iratok
3 0 2
2
Tanulmányi versenyek ügyei
5
3 0 2
3
Intézményi pályázatok lebonyolítása
10
3 0
2
4
Tanulóbalesetek bejelentése
10
3 0
2
5
Közoktatási Információs Rendszer ügyei, adatszolgáltatások
10
3 0 2
6
Nevelőtestületek ügyei
NS
HN
3 0 2
7
Iskolaszékek, szülői munkaközösségek, intézményi tanács ügyei
NS
HN
3 0
2
8
Diákönkormányzatok ügyei
NS
HN
3 0
2
9
Rendkívüli szünet elrendelése
5
3 0
3
0
Vizsgajegyzőkönyvek
5
3 0
3
Gyermek- és ifjúságvédelem
5
3 0
3
2
Egyházak és civil szervezetek, sportegyesületek
5
3 O 3
3
Közoktatási megállapodásokkal összefüggő iratok
15
3 0
3
4
Megyei köznevelés - feljesztési tervek véleményezése
15
54
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIII.23.)
A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
3 0 3 5
Járási hivatal megkeresései, adatszolgáltatások, adatkérések
15
3 0 3
6
Nemzetiségi köznevelési feladatok
15
3 0 3
7
Érettségi vizsga szervezése, lebonyolítása iratai
15
3 0 3
8
Állásfoglalás, véleménykérés iratai
15
3 0 3 9
Esélyegyenlöséggel összefüggő kérdések, intézkedések
15
4000 Szakképző intézmények
4 0 0
Szakképzések indítása iratai
NS
HN
NEM HATÁLYOS!
4 0 0 2
Új szakma felvételére történő javaslat az intézményektől
3
4 0 0 3
Szakmai programok kialakítása, módosítása
5
4 0 0 4
Együttműködési megállapodások jóváhagyása a szakképzési törvény
10
alapján
4 0 0
5
Fenntartói intézkedési terv készítése
5
4 0 0 6
OKJ vizsgák és vizsgakövetelmények nyilvántartása
NS
HN
4 0 0 7
Tanulószerződések iratai
5
4 0 0
8
Tandíjak iratai
NS
HN
4 0 0
9
Közigazgatási szervekkel folytatott egyeztetések, levelezések
NS
15
működéssel összefüggő ügyekben
5000 Pályázatok, fejlesztések
5 0 0
Pályázati terv általában
10
5 0 0
2
Oktatásfejlesztési pályázati programok szakmai tervei
NS
15
5 0
0
3
Hatás- és háttértanulmányok általában
10
5 0 0
4 Oktatásfejlesztési pályázatok hatás- és háttértanulmányai
NS
15
5 0 0
5
Elnyert pályázat lebonyolítása
10
5 0 0
6
Sikertelen pályázatok dokumentációja
5
5 0 0
7
Levelezés a támogatottal
10
5 0
0
8
Levelezés a támogatóval
10
5 0 0
9
Hiánypótlás
10
55
A Kisvárdai Tankerületi Központ 34./2017. (VIII.23.) A Kisvárdai Tankerületi Központ Egyedi iratkezelési
szabályzata
szabályzata
5 0
0
Igazolások, fenntartói támogató nyilatkozatok
10
5 0
Pályázathoz kötődő szerződések
10
5 0
2
Pályázati beszámolók általában
10
5 0
3
Oktatásfejlesztési pályázati programok szakmai beszámolói
NS
15
NEM HATÁLYOS!
56
