Ez a közérdekűadat-igénylés csatolmányának HTML formátumú változata 'Iratkezelési szabályzat, irattári terv'.


 
Székesfehérvári Városfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft 
 
 
 
 
 
 
Iratkezelési szabályzat 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Hatályos: 2016. február 03. 
 
 
Iratkezelési szabályzat mellékletei 
Oldal 0 

link to page 2 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 3 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 6 link to page 7 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 8 link to page 9 link to page 9 link to page 10 link to page 11 link to page 14
 
Tartalomjegyzék 
 
I.  Bevezető 

II.  Jogszabályi hivatkozások 

III.  Általános fogalmak 

1. 
Irat 

2. 
Minősített adat 

3. 
Küldemény 

4. 
Iktatás 

5. 
Iratkapcsolás 

6. 
Iratszerelés 

IV.  Ügyiratkezelés 

1. 
Iratkezelés 

2. 
Küldemény átvétele és bontása 

3. 
Érkeztetés és iktatás 

4. 
Postázás 

5. 
Iratok továbbítása 

5.1 
Ügyiratok átadása: 

5.2 
Számlák átadása, utalványozása: 

V.  Irattározási feladatok 

1. 
Megőrzés 

2. 
Iratátadás 

VI.  Selejtezés 

VII. Záró rendelkezések 

1.  melléklet 
10 
2.  melléklet 
13 
 
I. 
Bevezető 
 
A  köziratok  védelméről  szóló  1995.  évi  LXVI.  törvény  előírásait  figyelembe  véve  a 
Székesfehérvári Városfejlesztési Közhasznú Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság 
(a továbbiakban: Társaság) annak érdekében, hogy a Társaságnál keletkezett és az oda 
beérkezett iratok útja pontosan nyomon követhető és ellenőrizhető legyen, az alábbi 
egységes iratkezelési rendet alkotja.  
 
 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 1 


 
II. 
Jogszabályi hivatkozások 
 
-  A  1995.  évi  LXVI.  törvény  a  közokiratokról,  a  közlevéltárakról  és  a 
magánlevéltári anyag védelméről; 
-  2005.  évi  CXLIX.  törvény  a  közokiratokról,  a  közlevéltárakról  és  a 
magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény módosításáról; 
-  335/2005.  (XII.29.)  Kormányrendelet  a  közfeladatot  ellátó  szervek 
iratkezelésének általános követelményeiről; 
-  2009. évi CLV. törvény a minősített adat védelméről. 
III.  Általános fogalmak 
 
1.  Irat 
A  Társaság  működésével  kapcsolatosan  iratként  kezelendő  minden  olyan  szöveg, 
számadatsor,  térkép,  tervrajz,  stb.,  amely  a  Társaság  működésével  kapcsolatban 
bármilyen  anyagon,  alakban,  bármely  eszköz  felhasználásával  és  bármely  eljárással 
keletkezett.  
Nem  kell  iratként  kezelni  –  iktatni  és  nyilvántartani  –  a  számviteli,  pénzügyi 
bizonylatokat (kivéve a banki átutalással fizetendő számlákat), továbbá a közlönyöket, 
napilapokat, folyóiratokat, könyveket, reklám- és propaganda kiadványokat, valamint 
a  bemutatásra  vagy  jóváhagyás  céljából  visszavárólag  érkezett  iratokat,  és  a 
visszaérkezett tértivevényeket. 
 
2.  Minősített adat 
A  Társasághoz  „Szigorúan  titkos”  vagy  „Titkos”  megjelöléssel  érkezett  küldemények 
adattartalmát,  szövegét  a  2009.  évi  CLV.  törvény  előírása  szerint  kell  kezelni  és 
nyilvántartani. 
 
3.  Küldemény 
A  kézbesítési,  postai  és  elektronikus  úton  érkezett,  illetve  a  Társaság  által  kiküldött 
iratokat és az iratként nem kezelendő anyagot kell küldeményként kezelni. 
 
4.  Iktatás 
Az iratkezelésnek az a fázisa, melyben az iratkezelő postabontás után az iratot érkezteti, 
illetve  a  saját  keletkeztetésű  iratot  iktatószámmal  látja  el,  valamint  kitölti  az 
elektronikus  iktató  rendszer  képernyő  rovatait,  és  szükség  esetén  (számlák)  az 
iktatóbélyegző lenyomat rovatait. 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 2 


 
A Társasághoz érkezett iratokat csak egyszer szabad iktatni, illetve minden iratnak csak 
egy iktatószáma lehet. 
 
5.  Iratkapcsolás 
Az azonos szervezettől, személytől megegyező témakörben érkezett iratok iktatása az 
elektronikus  rendszerben  a  korábbi  irat  (előirat)  bejegyzésének  megjegyzéseként 
történik, az eredeti iktatószám alszámmal (/1,2…) történő kiegészítésével. 
 
6.  Iratszerelés 
Az  iratszerelés  ugyanahhoz  az  ügyirathoz  tartozó  ügyiratdarabok  (elő-  és  utóiratok) 
végleges jellegű összekapcsolását jelenti, amelyet az iratokon jelölni kell. 
IV. 
Ügyiratkezelés 
 
1.  Iratkezelés 
A Társaság iratainak szabályszerű és teljes körű iratkezelése az Adminisztráción belül 
az  irodai  asszisztens  feladatkörébe  tartozik.  Iratkezelés  keretében  az  asszisztens  a 
következő tevékenységeket végzi:  
-  a kézbesített, postai és egyéb úton érkezett küldemények átvétele; 
-  a minősített iratok elkülönített kezelésének biztosítása; 
-  a tévesen érkezett küldemények továbbítása; 
-  ügyiratok postázása, továbbítása; 
-  az ügyiratok iktatása, iktatószámos megjelölése, elektronikus nyilvántartása; 
-  iratátadások jegyzőkönyvvezetése, lebonyolítása; 
-  selejtezések végrehajtása. 
 
2.  Küldemény átvétele és bontása 
A küldemény (irat, levél, távirat, érték, tárgy, csomag, stb.) postai vagy hivatali átvétel, 
illetve kézbesítés, futárszolgálat, informatikai telekommunikációs eszköz (e-mail, fax), 
valamint magánfél személyes benyújtása útján kerül a Társasághoz.  
A  Székesfehérvár  Megyei  Jogú  Város  Polgármesteri  Hivatalába  (továbbiakban: 
Hivatal)  érkező,  de  a  Társaságot  érintő  küldemények  átvételét  az  irodai  asszisztens 
végzi.  A  Hivatal  postázójában  napi  rendszerességgel  veszi  át,  és  juttatja  el  a 
Társasághoz  a  küldeményeket.  A  postai  úton  érkezett  küldeményeket  az  asszisztens 
ugyancsak naponta, a 7. számú Postán (Székesfehérvár, Palotai út 6.) veszi át.  
A Társasághoz érkező küldemény átvételére jogosult: 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 3 


 
-  irodai asszisztens;  
-  ügyvezető igazgató (minősítéssel érkezett iratok esetén kizárólagosság);  
-  címzett, vagy általa megbízott személy; 
-  postai meghatalmazással rendelkező személy; 
-  a  Társaság  által  üzemeltetett  Hiemer-Font-Caraffa  épületegyüttes  portáján 
szolgálatot teljesítő recepciós (oda címzett küldemény esetén). 
A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni: 
-  a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát; 
-  a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét; 
-  az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét. 
Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és 
az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Elektronikus úton érkezett 
küldemények  esetében  ([email protected]  címre)  az  átvevő  a  feladónak  – 
amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a 
küldemény  átvételét  igazoló  és  az  érkeztetés  egyedi  azonosítóját  is  tartalmazó 
elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). 
Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy veszi át a küldeményt, úgy azt köteles 
haladéktalanul,  de  legkésőbb  az  érkezést  követő  első  munkanap  kezdetén  az  irodai 
asszisztensnek iratkezelés céljából átadni. 
A  tévesen  érkezett  küldeményt  a  címzett  vagy  a  feladó  részére  haladéktalanul 
továbbítani kell. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni 
és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell. Sérült küldemény átvétele 
esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és 
a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó 
iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.   
A  beérkezett  küldemények  bontását  az  irodai  asszisztens  végzi.  A  címzett 
felhatalmazása  hiányában  felbontás  nélkül  a  címzettnek  továbbítja  a  névre  szóló  és 
megállapíthatóan magánjellegű, valamint az s.k. felbontásra szóló küldeményeket. Az 
elektronikus úton beérkezett küldemények minden esetben kinyomtatásra kerülnek. 
A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt soron kívüli iktatást 
követően azonnal továbbítani kell a címzetthez. 
A  kimenő  leveleket,  egyéb  küldeményeket  iktatás  és  postai  vagy  kézbesítési 
továbbításra  az  irodai  asszisztensnek  kell  átadni.  Az  ügyvezetői  aláírást  is  igénylő 
iratokat,  leveleket  az  asszisztens  asztalán  lévő  aláíró  dossziéba  lehet  elhelyezni,  aki 
gondoskodik  az  iratok  aláírattatásáról,  pecséttel  történő  ellátásáról.  Amennyiben  az 
asszisztensnek történő iratátadás nem lehetséges, egyeztetni kell az iktatószámot, majd 
a kimenő levél célba juttatásáról megfelelően kell gondoskodni, a másolatot pedig el 
kell juttatni az asszisztens részére. 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 4 


 
 
3.  Érkeztetés és iktatás 
A beérkezett küldemény érkeztetésre, majd iktatásra kerül.  
Érkeztetés: az iratot dátumbélyegzővel (év, hónap, nap) látja el az irodai asszisztens az 
átvétel napján. 
Minden  beérkezett  küldeményt  a  beérkezés  időpontjában,  de  legkésőbb  az  érkezést 
követő első munkanap érkeztetni kell.   
Minden esetben érkeztetni kell az iktatást nem igénylő, valamint a külön nyilvántartást 
végző  szervezeti  egységek  (pl.  személyügy,  pénzügy,  könyvelés)  részére  átadandó 
küldeményeket is. 
Iktatás: az irat az érkeztetést követően elektronikus iktatórendszerben (InCash) kerül 
rögzítésre.  A  Társaság  a  sorszám-alszámos  iktatási  rendszert  alkalmazza,  ami  azt 
jelenti, hogy minden évben január 1-től újra kezdődő sorszámozással az iratok érkezési 
sorrendben sorszámot kapnak, amely után - per jellel elválasztva – az évszám áll, az 
iratokhoz érkező utóiratok pedig alszámon kerülnek iktatásra.   
Az irat első oldalának jobb felső sarkára kell felvezetni a rendszer által  - a képernyő 
rovatok  kitöltését  követően  -  kreált  iktatószámot  (maximum  5  jegyű  sorszám  / 
évszám).  Szükség  esetén  (számlák)  ki  kell  tölteni  a  -  2.  sz.  melléklet  szerinti  - 
iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Ezt követően az irat szkennelésre kerül, a képet az 
irodai  asszisztens  az  iktatórendszerben  történő  iktatási  munkafolyamat  során 
elektronikusan csatolja az iktatási adatlaphoz. 
Amennyiben az érkezett küldeménynek (utóirat) előzménye van, az asszisztens köteles 
az  előzmény  számát  az  iratra  feljegyezni.  Az  iktatószám  ebben  az  esetben  az  előirat 
alszámmal ellátott iktatószáma lesz. 
Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a 
hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat. 
Az  iktatásra  nem  kerülő  beérkezett  küldeményeket  az  érkeztetést  követően  kell  az 
érdekelteknek továbbítani.  
A kimenő leveleket az irat ügyintézője az irodai asszisztens részére adja át iktatásra. Az 
iratokat  aláírást  követően  kell  iktatószámmal  és  Társasági  bélyegzéssel  ellátni.  A 
dokumentumot szkennelt formában szükséges az iktatórendszerben rögzíteni.  
Az iktatórendszerben a képernyő rovatait az alábbiak szerint kell kitölteni: 
-  iktató azonosító (azonosító hiánya esetén megegyezik az iktatás dátumával), 
-  projekt kód (csak projekt esetén töltendő),  
-  irat típusa (ügyirat tárgya),  
-  dokumentum kelte,  
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 5 


 
-  határidő (határidős témáknál a teljesítendő határnap), 
-  partner (küldő/címzett szervezet vagy személy megnevezése),  
-  irattárolás  helye  (pl.  ügyintéző  neve,  szervezeti  egység  megnevezése,  projekt 
címe, stb.),  
-  kép (szkennelt dokumentum).  
 
4.  Postázás 
A küldemények továbbítása az alábbi módokon történhet: 
-  sima levélpostai küldeményként, 
-  ajánlott küldeményként,  
-  sürgősségi küldeményként,  
-  ajánlott-sürgősségi küldeményként,  
-  tértivevényes levélként,  
-  ajánlott-tértivevényes levélként,  
-  csomagban,  
-  kézbesítés útján,  
-  kijelölt munkatárs segítségével. 
Az elküldés módjára – ha az nem sima levélként történik – az irat ügyintézője köteles 
utasítást adni. Sürgősségi levélként indokolt esetben, a soron kívüli postai kézbesítést 
igénylő küldeményt lehet továbbítani. Ajánlott levélben a fontos iratokat (végrehajtói 
levelek, szerződések kiküldése, stb.) szabad küldeni. Ha az irat átvételének tényéről és 
időpontjáról  a  Társaságnak  tudomást  kell  szereznie  (pl.  felszólító  levelek,  felmondó 
levelek,  bérleményellenőrzéssel  kapcsolatos  időpont  egyeztetés,  stb.)  az  iratot 
tértivevénnyel kell elküldeni. Az egyes küldemények címzéssel történő ellátása az irat 
ügyintézőjének feladata.  
A postázandó iratokat a különböző osztályokról történő összegyűjtést követően iktatja 
az irodai asszisztens, majd felvezeti a postakönyvbe. A küldemények postai feladásának 
ügyintézése - naponta legalább egy alkalommal, lehetőség szerint a délutáni órákban - 
az irodai asszisztens feladatkörébe tartozik. 
A „nem kézbesíthető” jelzéssel visszaérkezett küldemény esetén az irodai asszisztens a 
levelet visszaadja az irat ügyintézőjének, hogy ellenőrizze a visszaérkezett küldemény 
címének megfelelőségét. Ha a címzés egyezik, és a helyes cím semmilyen módon nem 
állapítható  meg,  a  kézbesíthetetlen  küldeményt  az  irathoz  csatolva  irattárba  kell 
helyeztetni. 
 
 
 

Iratkezelési szabályzat 
Oldal 6 


 
 
 
 

5.  Iratok továbbítása 
A  bejövő  iratok  iktatást  követően  típustól  függően  az  alábbiak  szerint  kerülnek 
továbbításra: 
 
5.1  Ügyiratok átadása: 
Az iktatott ügyirat az ügyvezető, vagy az illetékes terület részére kerül átadásra. Minden 
beérkezett iratnak nyoma van  az iktatórendszerben,  ahonnan megállapítható az irat 
helye, ügyintézője, és szükség esetén kinyomtatható a másolati példány.  
 
5.2  Számlák átadása, utalványozása: 
A beérkező számlák téma szerint kerülnek ellenőrzés céljából továbbításra a különböző 
szervezeti egységek részére. Az utalványozás rendje a következő: 
A kompetens szervezeti egység vezetője/ügyintézője a számlát ellenőrzi, megfelelősség 
esetén  az  iktatóbélyegzőn  (2.  sz.  melléklet)  aláírásával  látja  el  („Ellenőrizte”  soron), 
majd visszaküldi az adminisztrációra. Az irodai asszisztens ezt követően továbbadja a 
számlát  az  ügyvezetőnek  jóváhagyásra,  aki  aláírásával  engedélyezi  a  kifizetést 
(„Fizethető”  soron).  A  jóváhagyás  után  a  számla  a  pénzügyi  osztályra  a  pénzügyi 
ügyintézőnek kerül továbbításra, aki gondoskodik a banki átutalások előkészítéséről és 
megvalósításáról. 
Amennyiben a számláról a folyamat során megállapítható, hogy nem megfelelően, vagy 
hibásan  került  kitöltésre,  a  kompetens  szervezeti  egység  ügyintézője  köteles 
gondoskodni a számla javíttatásáról, vagy új számla kiállíttatásáról. 
V. 
Irattározási feladatok 
 
1.  Megőrzés 
A  tárgyévet  megelőző  időszak  iratainak  szakszerű,  rendezett  megőrzéséről  (irattári 
elhelyezéséről) az osztályoknak kell gondoskodniuk. A lezárt, de az ügyvitelben még 
szükséges  iratokat  átmeneti  (2-5  évi)  őrzésre  kézi  irattárban  kell  elhelyezni.  A  kézi 
irattárban  az  iratokat  ügyintéző  szervezeti  egységenként,  évek  szerint,  egy-egy  éven 
belül  az  iktatószámok  növekvő  sorrendjében,  az  irattári  tételszámokat  láthatóan 
feltüntetve, jól elzárható szekrényben vagy helyiségben kell lerakni. Az átmeneti őrzés 
lejártát követően az iratokat a központi irattárban kell elhelyezni.  
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 7 


 
A tárgyévi iratok gyűjtése, és biztonságos megőrzésükről való gondoskodás az érintett 
osztályok  ügyintézőinek  feladata.  Az  ügyintézőnek  legkésőbb  az  ügy  befejezésével 
egyidejűleg  meg  kell  határoznia  (papír  alapú  irat  esetén  rávezetnie)  az  irattári 
tételszámot. A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell 
emelni,  és  a  selejtezési  eljárás  mellőzésével  meg  kell  semmisíteni.  Az  irattárban  a 
beérkezett  iratokat  eredeti,  a  kiküldött  iratokat  másolatban  kell  évenkénti 
elkülönítéssel  elhelyezni,  feltüntetve  a  megőrzési  időt  az  irattári  tételszámok 
segítségével. Az irattári ügyiratokat csak átvételi elismervény ellenében, a visszaadási 
határidő előírásával szabad kiadni. 
Az irattári tervet az egyes iratfajtákról tárgykörönkénti rendszerezéssel kell elkészíteni, 
feltüntetve  az  iratok  megőrzésének  időtartamát.  A  Társaság  irattári  tervét  az  1.  sz. 
melléklet tartalmazza. 
 
2.  Iratátadás 
A nyilvántartott, iktatott iratanyag átadása általában szervezeti vagy személyi változás, 
illetőleg  a  levéltárba  adás  alkalmával  jelentkezik,  melyről  jegyzőkönyvi  bizonylat 
készítendő. A levéltári átadást megelőzően irattári jegyzéket kell készíteni az irattári 
terv  szerinti  nem  selejtezhető  köziratok  tételeiről.  Az  irattári  jegyzékben 
évfolyamonként feltüntetendő az ügyirat tárgya, iktatószáma,  az  irattári tételszámos 
megőrzési  évszám.  A  jegyzőkönyvben  feltüntetendő  az  átvevő-átadó  szervezet,  az 
átadás  időpontja,  az  átadott  iratanyag  évfolyamonként  elkülönítéssel,  az  ügyiratok 
tárgya,  iktatószáma,  mennyisége  (a  tároló  dobozok  száma),  az  iratokhoz  tartozó 
iktatókönyv, tárgymutatók darabszáma. 
VI. 
Selejtezés 
 
Az  irattári  tervben  meghatározott  őrzési  idők  lejártát  követően  a  levéltár  által  nem 
igényelt  iratok  –  kivéve  a  nem  selejtezhető  iratokat  –  selejtezéséről, 
megsemmisítéséről  gondoskodni  kell.  A  nem  selejtezhető  köziratokat  a  keletkezés 
naptári évétől számított tizenötödik év végéig az illetékes közlevéltárnak kell átadni. 
A  szervezeti  egység  iratanyagát  legalább  5  évenként  felül  kell  vizsgálni  abból  a 
szempontból, hogy az irattári terv alapján mely irattári tételek váltak selejtezhetővé. A 
selejtezést a megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagból álló Selejtezési Bizottság 
végzi.  A  selejtezésről  az  átadási  jegyzőkönyv  tartalmi  követelményének  megfelelő 
jegyzőkönyv készítendő,  három példányban.  A jegyzőkönyv két példányát selejtezési 
engedélyeztetés  céljából  meg  kell  küldeni  a  Levéltárnak.  A  selejtezési  jegyzőkönyv 
adatai: 
-  a szervezeti egység neve; 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 8 


 
-  a selejtezési jegyzőkönyv felvételének helye és ideje; 
-  a selejtezési eljárás alá vont irat együttes keletkeztetőjének megnevezése; 
-  a selejtezést végzők és ellenőrzők neve, beosztása; 
-  az iratok értékeléséhez alapul vett jogszabály; 
-  a  kiselejtezésre  kerülő  iratok  tételszáma,  megnevezése  (tárgya),  évköre, 
iktatószáma  és  terjedelme  (a  nem  iktatott  iratok  selejtezésénél  az  iktatószám 
kivételével az adatok megegyeznek a fentiekkel); 
-  a  selejtezési  bizottság  tagjainak  nyilatkozata  a  szabályszerűségről  és  hiteles 
aláírásaik, bélyegzővel. 
Az iratokat évenkénti bontásban kell a jegyzőkönyvben szerepeltetni. 
A  levéltár  az  iratok  megsemmisítését  a  szükséges  ellenőrzés  után  a  selejtezési 
jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A megsemmisítésről 
a  szerv  vezetője  az  adatvédelmi  és  biztonsági  előírások  figyelembevételével 
gondoskodik. 
 
 
Mellékletek: 
1. sz. melléklet: Irattári terv 
2. sz. melléklet: Társasági iktatási bélyegző 
 
VII.  Záró rendelkezések 
Az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak betartatásáért a Társaság Ügyvezetője a felelős. 
 
Székesfehérvár, 2016. február 03. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   Guti Péter 
 
 
 
 
 
 
 
 
          ügyvezető 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 9 


 
1.  melléklet 
 
IRATTÁRI TERV 
a Székesfehérvári Városfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft. 
 iratainak megőrzésére 
 
Irattári tételszám 
Tárgykör megnevezése 
Megőrzési idő 
IGAZGATÁSI ÜGYEK 

Alapítással, alapító okirat módosításaival 
Nem selejtezhető 
kapcsolatos ügyek 

Társasági szabályzatok 
Nem selejtezhető 

Felügyelő Bizottsági ülések jegyzőkönyvei 
Nem selejtezhető 

Felügyelő Bizottsági határozatok tára 
Nem selejtezhető 

Alapítói határozatok tára 
Nem selejtezhető 

Kártérítési, kötbér, szabálysértési ügyek 
10 év 

Bírósági ügyek 
Nem selejtezhető 

Egyéb vizsgálati ügyek 
Nem selejtezhető 

Szakmai tervek 
15 év 
10 
Jogtanácsosi ügyek 
10 év 
11 
Belső ellenőrzési ügyek 
10 év 
12 
Rendészeti ügyek 
Nem selejtezhető 
13 
Számítástechnikai ügyek 
5 év 
14 
Postai, távközlési ügyek 
5 év 
15 
Bélyegzőbeszerzés, -használati ügyek 
Nem selejtezhető 
16 
Iratátadási, selejtezési jegyzőkönyvek 
Nem selejtezhető 
17 
Egyéb igazgatási ügyek 
Nem selejtezhető 
PÁLYÁZATI ÜGYEK 
18 
Pályázati felhívások 
10 év 
19 
Pályázatokkal kapcsolatos testületi 
20 év 
döntések 
Iratkezelési szabályzat mellékletei 
Oldal 10 


 
20 
Közreműködő Szervezettel és Irányító 
20 év 
Hatósággal való levelezés 
21 
Támogatási döntések 
Nem selejtezhető 
22 
Pályázatok pénzügyi elszámolása 
Nem selejtezhető 
23 
Egyéb pályázati anyagok 
Nem selejtezhető 
SAJTÓ- ÉS MARKETINGÜGYEK 
24 
Hirdetési és reklámügyek 
5 év 
25 
Nyomtatott sajtóügyek 
5 év 
26 
Fénykép, film, tv.-sugárzás 
20 év 
27 
Egyéb sajtó- és marketingügyek 
5 év 
PÉNZÜGY 
28 
Aláírási címpéldányok 
Nem selejtezhető 
29 
Számlavezető pénzintézettel való levelezés  Nem selejtezhető 
30 
Egyéb bankszámla, aláírás bejelentés 
Nem selejtezhető 
31 
Bankszámlakivonatok 
20 év 
32 
Pénztár bizonylatok, jelentések 
20 év 
33 
Utalványozási jogkörök 
20 év 
34 
Társaság évenkénti költségvetése 
20 év 
35 
Beszámolók, jelentések 
20 év 
36 
Beruházás, beszerzési ügyek 
20 év 
37 
Értékpapír vásárlási ügyek 
20 év 
SZÁMVITELI ÜGYEK 
38 
Számlarend 
20 év 
39 
Számviteli bizonylatok 
20 év 
40 
Főkönyvi kivonatok 
20 év 
41 
Számviteli mérleg, eredmény-kimutatás, 
20 év 
(közh. jelentés) 
42 
Leltárak 
15 év 
43 
Statisztikai adatszolgáltatások 
15 év 
44 
Adóbevallások 
20 év 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 11 


 
MUNKAÜGYEK 
45 
Munkaszerződések 
Személyi aktába 
46 
Munkaviszony megszüntetése 
Személyi aktába 
47 
Munkaköri leírások 
Személyi aktába 
48 
Munkáltatói igazolások 
Személyi aktába 
49 
Fegyelmi eljárás 
Személyi aktába 
50 
Kinevezés, előléptetés 
Személyi aktába 
51 
Szabadságolási iratok 
5 év 
52 
Felvételi kérelem, önéletrajz 
5 év 
EGYÉB ÜGYEK 
53 
Beérkezett levelek, telefaxok 
5 év 
54 
Kimenő levelek, telefaxok 
5 év 
55 
Egyéb az előző tételekhez be nem 
5 év 
sorolható ügyek 
 
 
 
 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 12 


 
 
2.  melléklet 
 
TÁRSASÁGI IKTATÁSI BÉLYEGZŐ MINTA 
Székesfehérvári Városfejlesztési Közhasznú Nonprofit Kft. 
 
 
Iktatva:…………………….. 
Ellenőrizte:……………….. 
Fizethető:…………………. 
 
 
Iratkezelési szabályzat 
Oldal 13