BELSŐ ELLENŐRZÉSI KÉZIKÖNY
módosítással egységes szerkezetben
2020. július 01. napjával
Készítette: Csikósné Dr. Hanol Mónika, SZTE Belső Ellenőrzési Osztályvezető
Jóváhagyta: Dr. Fendler Judit, SZTE Kancellár
Tartalomjegyzék
BEVEZETÉS ...........................................................................................................................................3
1. BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA) ...................................................................4
1.1. A belső ellenőrzés fogalma, célja .................................................................................................4
1.2. A belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok, előírások ............................................4
1.3. A belső ellenőrzés feladata ............................................................................................................4
1.3.1. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége .............................................................4
1.3.2. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége) .........................................................................4
1.4. Szervezeti és funkcionális függetlenség ........................................................................................6
1.5. Összeférhetetlenség .......................................................................................................................6
1.6. A belső ellenőrzési osztályvezető feladatai ...................................................................................6
1.7. A belső ellenőr jogai és kötelezettségei .........................................................................................7
1.8. Az ellenőrzött szervezeti egység jogai és kötelezettségei .............................................................8
2. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA .........................................................10
2.1. Belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás ...............................................................................10
2.2. Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások .....................................................................10
2.3. A belső ellenőrzési tevékenység értékelése .................................................................................11
3. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE ...........................................................12
3.1. A tervezés alapelvei .....................................................................................................................12
3.2. A tervezés előkészítése ................................................................................................................12
3.3. Kockázatelemzés .........................................................................................................................12
3.4. Stratégiai ellenőrzési terv ............................................................................................................13
3.5. Éves ellenőrzési terv ....................................................................................................................14
4. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉG VÉGREHAJTÁSA ...............................................15
4.1. Adminisztratív felkészülés ..........................................................................................................15
4.2. Az ellenőrzési program elkészítésének menete ...........................................................................15
4.3. Az ellenőrzés lefolytatása ............................................................................................................17
4.4. Az ellenőrzési jelentés .................................................................................................................21
4.4.1. A belső ellenőrzési jelentés elkészítése ................................................................................21
4.4.2. A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre és záradék .......................................................22
4.4.3. Az ellenőrzés lezárása ..........................................................................................................23
5. AZ ELLENŐRZÉSEK NYOMON KÖVETÉSE ..............................................................................24
5.1. Az intézkedési terv elkészítése és végrehajtásának nyomon követése ........................................24
5.2. Utóellenőrzés ...............................................................................................................................25
6. BESZÁMOLÁS .................................................................................................................................26
7. AZ ELLENŐRZÉSI DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK ..........................27
8. AZ ELLENŐRZÉSI IRATOKHOZ VALÓ HOZZÁFÉRÉS, ADAT ÉS TITOKVÉDELEM..........28
8.1. Az ellenőrzési iratokhoz való hozzáférés ....................................................................................28
8.2. Adat- és titokvédelem ..................................................................................................................28
9. A TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG ..................................................................................................29
10. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG MINŐSÉGÉT BIZTOSÍTÓ SZABÁLYOK .........31
1. sz. FÜGGELÉK: ALAPVETŐ VIZSGÁLATI ELJÁRÁSOK, TECHNIKÁK .................................32
IRATMINTÁK .......................................................................................................................................37
MELLÉKLETEK………………………………………………………………………. ......................38
2
BEVEZETÉS
A belső ellenőrzési tevékenység
A belső ellenőrzés egy, az ellenőrzés és az arról szóló jelentés irányultságában egy belső,
bizonyosságot adó és tanácsadó, nem hatósági jellegű tevékenység. A belső ellenőrzés a felelős
szervezetirányítás egyik legfontosabb elemeként működik. Az eredményesség és hatékonyság
növelésével segíti az Egyetem belső kontrollrendszerének folyamatait.
A belső ellenőrzési kézikönyv készítésére vonatkozó jogszabályi előírások
Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban Áht.) 70. §-a határozza meg a
belső ellenőrzés jogszabályi alapjait. A belső ellenőrzés kialakításáról, megfelelő működtetéséről és
függetlenségének biztosításáról az Egyetem Kancellárja köteles gondoskodni. A Belső Ellenőrzési
Osztály tevékenységét a Kancellárnak közvetlenül alárendelve végzi, jelentéseit közvetlenül neki
valamint tájékoztató jelleggel a Rektornak küldi meg.
A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.)
Korm. rendelet (a továbbiakban Bkr.) 17. §-a rendelkezik a belső ellenőrzési kézikönyv készítésének
kötelezettségéről. A belső ellenőrök munkáját a nemzetközi standardok, államháztartásért felelős
miniszter által közzétett belső ellenőrzési standardok és útmutatók, valamint a belső ellenőrzési vezető
által – az államháztartásért felelős minisztériumtól származó kézikönyv minta megfelelő
alkalmazásával – kidolgozott és a kancellár által jóváhagyott belső ellenőrzési kézikönyv szerint
végzi.
A Belső Ellenőrzési Kézikönyv célja, felépítése
A kézikönyv célja, hogy az Egyetemen dolgozó belső ellenőrök a mindennapi munkájuk során
egységes eljárásrend és iratminták mentén végezzék tevékenységüket.
A kézikönyv a belső ellenőrzési tevékenységet és annak elemeit azok folyamatjellegének megfelelően
mutatja be, külön tárgyalva a bizonyosságot adó és a tanácsadói tevékenységet.
A kézikönyv tartalmazza a belső ellenőrzés hatáskörét, feladatait, céljait meghatározó Alapszabályt
(Charta), a tervezés alapjául használt kockázatelemzési módszertant, az ellenőrzési dokumentumok
formai követelményeit (iratminták), az ellenőrzési megállapítások hasznosításának nyomon követését
valamint
a
büntető-,
szabálysértési,
kártérítési
eljárás
megindítására
okot
adó
cselekmény/mulasztás/hiányosság feltárása esetén alkalmazandó eljárást.
Jóváhagyására és felülvizsgálatára vonatkozó előírások
A belső ellenőrzési kézikönyvet a belső ellenőrzési osztályvezető készíti el illetve vizsgálja felül és az
kancellári utasítás formájában kerül jóváhagyást követően kiadásra. A kézikönyv a Szegedi
Tudományegyetem honlapján a mindenkor hatályos állapotában fellelhető.
A belső ellenőrzési osztályvezető köteles a belső ellenőrzési kézikönyvet rendszeresen, de legalább
kétévente felülvizsgálni, és a jogszabályok, módszertani útmutatók változásai, illetve az egyéb okok
miatt szükséges módosításokat átvezetni.
3
1. BELSŐ ELLENŐRZÉSI ALAPSZABÁLY (CHARTA)
A belső ellenőrzés hatáskörének, feladatainak és céljainak meghatározása
1.1. A belső ellenőrzés fogalma, célja
A Bkr. 2. § b) pontja alapján a belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó
tevékenység, amelynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze és eredményességét
növelje, továbbá az ellenőrzött szervezet céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel
módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szervezet irányítási és belső kontrollrendszerének
eredményességét, gazdaságosságát és hatékonyságát.
1.2. A belső ellenőrzési tevékenységre vonatkozó standardok, előírások
A belső ellenőrök a tevékenységüket a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi standardok és a
magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardok, az államháztartásért felelős miniszter által
közzétett módszertani útmutató és etikai kódex, valamint a vonatkozó egyetemi belső szabályzatok
alapján, a belső ellenőrzés osztályvezető által kidolgozott és a kancellár által jóváhagyott belső
ellenőrzési kézikönyv szerint végzik.
1.3. A belső ellenőrzés feladata
A belső ellenőrzés céljainak elérése érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel,
ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a vizsgált folyamatokra vonatkozóan valamint a tudomására jutott
kockázati kitettségről, eseményről, kontrollhiányosságról a kancellárt tájékoztatja.
Belső ellenőrzés végrehajtása során feltárt, a belső kontrollrendszer hatékonyságának, minőségének
javítására vonatkozó lehetőségekről a vezetést tájékoztatni kell. A belső ellenőrzés – mint vezetőt
támogató tevékenység – nem mentesíti ugyanakkor a vezetőket azon felelősségük alól, hogy a
kockázatokat kezeljék, illetve a belső kontrollrendszert működtessék. A belső ellenőrzés az egyetemi
szervezet belső kontrollrendszerének javítása érdekében javaslatokat tesz, de e javaslatok végrehajtása
vagy más intézkedések kezdeményezése kizárólag a vezetők felelősségi körébe tartozik.
A belső ellenőrzés ellenőrzési hatóköre kiterjed mind a központilag kiadott jogszabályok, irányelvek
és eljárások pontos betartásának ellenőrzésére (beleértve azokat is, amelyek Magyarország által vállalt
nemzetközi kötelezettségből és/vagy valamilyen nemzetközi szervezeti tagságból erednek), mind a
költségvetési
bevételek
és
kiadások
valamint
a
költségvetési
szervek
tevékenysége
gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének vizsgálatára az államháztartási
gazdálkodás megbízhatósága és átláthatósága érdekében.
1.3.1. A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége
A belső ellenőrzés bizonyosságot adó tevékenysége körében ellátandó feladatait részletesen a Bkr. 21.
§ (2) bekezdése határozza meg.
A Belső Ellenőrzési Osztály bizonyosságot adó tevékenysége körében elemzi, vizsgálja és értékeli a
belső kontrollrendszerek kiépítése és működése jogszabályoknak és szabályzatoknak való
megfelelését valamint a szervezet folyamatainak gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét.
Elemzi és vizsgálja a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és
gyarapítását valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát.
A vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat fogalmaz
meg a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a
szabálytalanságok megelőzése illetve feltárása érdekében, valamint az Egyetem működése
eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében.
A belső ellenőrzés nyilvántartja és nyomon követi a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett
intézkedéseket.
4
A belső ellenőrzés feladata vizsgálni és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztott, megfelelő
bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett belső
kontrollrendszer és a vonatkozó eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek:
–
A szervezeti célkitűzések összhangban vannak az egyetemi szervezeti stratégiával
(Intézményfejlesztési Tervvel);
–
A szervezeti célkitűzések elérésére kidolgozott mutatórendszer megfelelő;
–
A szervezeti folyamatok kialakítása biztosítja a célkitűzések megvalósulását;
–
A folyamatok belső szabályozása teljes, naprakész, és naprakészségük biztosított, a felelősségek,
feladatok egyértelműen meghatározottak;
–
A kidolgozott programok, célkitűzések megvalósulnak;
–
A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat az Egyetem integrált
kockázatkezelési rendszere képes azonosítani, elemezni és azokat megfelelően kezelni;
–
Az Egyetem szervezeti munkafolyamataiban a belső kontrollok kialakítása megfelel az
elvárásoknak, a kontrollok képesek a kockázatokból fakadó veszteségek mérséklésére és
folyamatos korszerűsítésük biztosított;
–
Az alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt
rendelkezéseknek;
–
Az eszközökkel és forrásokkal gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen gazdálkodnak,
valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak;
–
Az egyes vezetők és vezetői csoportok közötti információáramlás, kommunikáció és
együttműködés megfelelő;
–
A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók
pontosak, megbízhatóak és megfelelő időben rendelkezésre állnak;
–
A szervezet vezetői a releváns eseményekről és tevékenységekről rendszeresen, strukturált,
döntéstámogató információkhoz jutnak, amely által a különböző szintű szervezeti célok
megvalósításának folyamata figyelemmel kísérhető, valamint a feltárt hiányosságok
megszüntetése biztosított.
1.3.2. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége
A belső ellenőrzés tanácsadó tevékenységével – felkérés alapján – támogatja a szervezet vezetőit. A
tanácsadó tevékenység keretében ellátandó feladatokról a Bkr. 21. § (4) bekezdése rendelkezik,
azonban a jogszabályban meghatározott feladatokon túlmenően további feladatok is elláthatók, ha
azok megfelelnek a belső ellenőr függetlenségére vonatkozó előírásoknak.
A tanácsadó tevékenység olyan hozzáadott értéket eredményező szolgáltatás, amelynek jellegét és
hatókörét a belső ellenőrzési osztályvezető és a tanácsadást kérő közösen határoz meg anélkül, hogy a
döntési felelősséget magára vállalná a belső ellenőrzési osztályvezető, mivel a kockázatok kezelése és
a belső kontrollrendszer működtetése továbbra is a vezetők feladata.
A belső ellenőrök olyan folyamatokkal kapcsolatban is végezhetnek tanácsadói tevékenységet, ahol
korábban felelős szerepük volt, mivel a tanácsadói tevékenység független egy esetleg később elrendelt
ellenőrzéstől.
Tanácsadói tevékenység célja a szervezeti megelőzés elérése és a belső ellenőrzés hozzáadott
értékteremtő képességének növelése, vagyis az, hogy a belső ellenőrzés költsége kisebb vagy azonos
legyen a megállapítások által teremtett értéke és a megelőző intézkedések értékének összegénél.
A tanácsadói tevékenység elsősorban az alábbiakra terjed ki:
–
a felmerülő megoldandó feladatok megoldási lehetőségeinek elemzésével, értékelésével,
vizsgálatával, kockázatértékelésével az Egyetem vezetői számára;
–
pénzügyi, tárgyi és humán erőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb
gazdálkodással kapcsolatban;
–
kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment
kialakításával, folyamatos továbbfejlesztésével kapcsolatban;
5
–
a szervezeti struktúrák racionalizálása és a változásmenedzsment területén a szervezeti stratégiai
célok elérése érdekében;
–
az Egyetem belső szabályzatainak és kialakítandó eljárásrendjeinek tartalmát, szerkezetét
illetően.
1.4. Szervezeti és funkcionális függetlenség
Az Áht. 70. § (1) bekezdésének megfelelően az Egyetem Belső Ellenőrzési Osztálya a Kancellárnak
alárendelten, szervezetileg az ellenőrzött területektől elkülönítetten helyezkedik el és végzi
tevékenységét, jelentéseit közvetlenül a Kancellárnak valamint tájékoztató jelleggel a Rektornak küldi
meg. A belső ellenőrzés függetlenségének biztosítása érdekében a belső ellenőrök a belső ellenőrzési
osztályvezető alárendeltségébe tartoznak.
A belső ellenőrzési osztályvezető az Egyetem Rektorához és Kancellárjához bármikor közvetlenül is
fordulhat, azonban beszámolási kötelezettséggel csak a Kancellár felé tartozik.
A Bkr. 19. §-ának megfelelően a kancellár biztosítja a belső ellenőrök funkcionális függetlenségét. A
belső ellenőr nem rendelkezhet semmilyen, az ellenőrzött tevékenység feletti hatáskörrel, és nem lehet
az ellenőrzött tevékenységért felelős.
A belső ellenőr bevonása az Egyetem szabályzatainak, rendszereinek, eljárásainak kidolgozásába és
végrehajtásába csak tanácsadás, véleményezés jelleggel történhet. A belső ellenőrzés a bizonyosságot
adó ellenőrzési és a nemzetközi valamint államháztartásért felelős miniszter által közzétett belső
ellenőrzési standardokkal összhangban lévő tanácsadó tevékenységen kívül más tevékenység
irányításába, végrehajtásába – kivéve a saját tevékenységét – nem vonható be.
A belső ellenőrzési vezető illetve a belső ellenőr hatásköre nem terjed ki az Egyetem pénzügyi
tranzakcióinak kezdeményezésére vagy jóváhagyására a Belső Ellenőrzési Osztályra vonatkozóakon
kívül.
A belső ellenőrzési vezető illetve a belső ellenőr hatásköre nem terjed ki az Egyetem bármely, nem a
belső ellenőr alkalmazottja tevékenységének irányítására kivéve, ha ezek a munkatársak megbízást
kaptak arra, hogy részt vegyenek az ellenőrzésben vagy más egyéb módon segítsék a belső
ellenőröket.
A belső ellenőrök tevékenységük során függetlennek, külső befolyástól mentesnek, pártatlannak és
tárgyilagosnak kell lenniük. A Belső Ellenőrzési Osztály tevékenységének tervezése során önállóan jár
el, ellenőrzési terveit kockázatelemzésre alapozva, a soron kívüli ellenőrzések és a tanácsadói
tevékenység egyidejű tervezésével és a vezetői igények figyelembevételével állítja össze.
A kancellár és a Belső Ellenőrzési Osztályvezető együtt, rendszeresen áttekintik és elemzik a belső
ellenőrzési tevékenység függetlenségét és objektivitását érintő kérdéseket.
1.5. Összeférhetetlenség
A belső ellenőr, illetve a belső ellenőrzési osztályvezető tekintetében fennálló összeférhetetlenségi
szabályokat a Bkr. 20. §-a tartalmazza.
A belső ellenőr ellenőrzési vagy tanácsadói tevékenysége során biztosítani kell, hogy e tevékenységek
ne vezessenek összeférhetetlenséghez.
Ha a belső ellenőri munkakör betöltése az egyetemen belülről történt, vagy más költségvetési szervtől
került áthelyezésre/átvételre a belső ellenőrzési munkatárs, akkor az egyes vizsgálatok ellenőri
erőforrásának tervezésénél, valamint az ellenőrzések végrehajtása során kiemelt figyelmet kell
fordítani az összeférhetetlenségi szabályok betartására.
1.6. A belső ellenőrzési osztályvezető feladatai
A belső ellenőrzési osztályvezető feladatairól, felelősségi köreiről a Bkr. 22. § rendelkezik. A belső
ellenőrzési osztályvezető felelősségi körébe tartozik:
–
Biztosítani, hogy minden, a belső ellenőrzés hatáskörébe tartozó tevékenység a jelen Chartában
felsoroltaknak megfelelően ténylegesen végrehajtásra kerüljön.
–
A belső ellenőrzési kézikönyv (BEK) elkészítése és rendszeres felülvizsgálata.
6
–
Az Egyetem Belső Ellenőrzési Osztályának eredményes vezetése és fejlesztése a szükséges
szakmai, technikai és operatív iránymutatás megadásával, a nemzetközi valamint hazai belső
ellenőrzési standardoknak, útmutatóknak és gyakorlatnak megfelelően.
–
Szakmailag képzett ellenőrök alkalmazása, akik megfelelő szakértelemmel és tapasztalattal
rendelkeznek a jelen Chartában foglalt követelmények teljesítéséhez.
–
A kockázatelemzésen alapuló stratégiai és éves ellenőrzési tervek kidolgozása, melyek
elkészítésekor a vezetés által feltárt kockázati tényezőket is figyelembe kell venni.
–
Az ellenőrzési tervek és az azok módosítására irányuló javaslatok tétele, melyeket az
osztályvezető köteles a Kancellárnak jóváhagyásra benyújtani.
–
A jóváhagyott éves ellenőrzési terv végrehajtása, ideértve a vezetés felkérésére végzett soron
kívüli feladatokat is.
–
Éves ellenőrzési jelentés felterjesztése a Kancellár részére, amelyben összegzi az ellenőrzések
megállapításait.
–
Az Egyetemen működő főbb funkciók, valamint az új vagy átalakuló szervezeti egységek,
feladatok és folyamatok, valamint az ezek kialakításával, működtetésével, illetve kiterjesztésével
kapcsolatos problémák értékelése.
–
A belső ellenőrzési tevékenység mérhető célkitűzéseinek meghatározása, a Kancellár
tájékoztatása ezen célkitűzésekről és az azokhoz mérten elért eredményekről.
–
A más szakmai szervezetek által végzett ellenőrzések és a jogalkotók munkájának figyelemmel
kísérése annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés az Egyetem működését – ésszerű
költségkihatás mellett – optimálisan lefedje.
–
A belső ellenőrzési osztályvezető jogosult az adott vizsgálatba külső szolgáltató/szakértő
bevonását kezdeményezni a Kancellárnál.
–
A belső ellenőrzési vezető a heti rendszerességű kancellári értekezletekről összefoglaló jelentés
formájában értesül.
A belső ellenőrzési osztályvezető beszámolásának módja, rendszeressége a kancellár számára:
– a Bkr. 43.§-a alapján megküldeni az ellenőrzési jelentéseket,
– a Bkr. 48-49.§-ai alapján elkészíteni és megküldeni az éves ellenőrzési jelentést,
– rendszeres időközönként tájékoztatást adni az éves ellenőrzési terv végrehajtásáról, az elvégzett
ellenőrzések eredményeiről valamint a belső ellenőrzési osztály feladatainak ellátásához
szükséges személyi- és tárgyi feltételek meglétéről,
– rendszeres időközönként tájékoztatni a belső ellenőrzéseket követően elrendelt intézkedési tervek
végrehajtásáról,
– kancellári felkérésre az Egyetemen folyó más (pl. külső szervek általi) ellenőrzési tevékenységek
illetve nyomon követés vonatkozásában az egységes szakmai értelmezést és az e feladatokat
ellátó szervezetekkel, személyekkel való koordinációt biztosítani, valamint erről a vezetést
rendszeresen tájékoztatni.
1.7. A belső ellenőr jogai és kötelezettségei
A belső ellenőr jogairól és kötelezettségeiről a Bkr. 25-26. §-ai rendelkeznek.
A belső ellenőr jogosult:
– az ellenőrzött szervezeti egység helyiségeibe belépni az ellenőrzött szervezeti egység biztonsági
előírásaira, munkarendjére figyelemmel;
– az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és
gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgáltatási alapnyilvántartásokba és más
dokumentumokba, valamint az elektronikus adathordozón tárolt adatokba betekinteni a külön
jogszabályokban meghatározott adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások
7
betartásával, azokról másolatot, kivonatot illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az
eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni illetve
visszaadni;
– az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjétől és bármely alkalmazottjától írásban vagy szóban
információt kérni;
– az ellenőrzött szervezeti egység működésével és gazdálkodásával összefüggő kérdésekben
információt kérni más szervektől a belső ellenőrzési osztályvezető jóváhagyásával;
– a vizsgálatba szakértő bevonásának szükségességét jelezni a belső ellenőrzési osztályvezető felé.
A belső ellenőr köteles:
– ellenőrzési tevékenysége során az ellenőrzési programban foglaltakat végrehajtani;
– tevékenységének megkezdéséről az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni és
megbízólevelét bemutatni;
– objektív véleménye kialakításához elengedhetetlen dokumentumokat és körülményeket
megvizsgálni;
– megállapításait, következtetéseit és javaslatait tárgyszerűen, a valóságnak megfelelően írásba
foglalni, és azokat elegendő és megfelelő bizonyítékkal alátámasztani;
– amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, haladéktalanul
jelentést tenni a belső ellenőrzési osztályvezetőnek;
– az ellenőrzési jelentés tervezetét az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjével egyeztetni;
– ellenőrzési jelentést készíteni, az ellenőrzési jelentés aláírását követően a jelentéstervezetet a belső
ellenőrzési osztályvezetőnek átadni;
– ellenőrzési megbízatásával kapcsolatban vagy személyére nézve összeférhetetlenségi ok
tudomására jutásáról haladéktalanul jelentést tenni a belső ellenőrzési osztályvezetőnek, amelynek
elmulasztásáért vagy késedelmes teljesítéséért fegyelmi felelősséggel tartozik;
– az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatni, illetve
amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti
dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a belső ellenőrzési osztályvezető
útján a Kancellárnak jegyzőkönyv alapján átadni;
– az ellenőrzött szervezeti egységnél, illetve annak részegységeiben a biztonsági szabályokat és a
munkarendet figyelembe venni;
– a tudomására jutott minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot megőrizni;
– az ellenőrzési tevékenységet a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben meghatározott módon
dokumentálni, az ellenőrzés során készített iratokat és iratmásolatokat – az adatvédelmi és a
minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával – az ellenőrzés dokumentációjához
csatolni.
1.8. Az ellenőrzött szervezeti egység jogai és kötelezettségei
Az ellenőrzött szervezeti egység jogairól és kötelezettségeiről a Bkr. 27-28. §-ai rendelkeznek.
Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai jogosultak:
– az ellenőr személyazonosságának bizonyítására alkalmas okiratot illetve megbízólevelének
bemutatását kérni, ennek hiányában az együttműködést megtagadni;
– az ellenőrzés megállapításait megismerni, azokra a Bkr. 42.-43. §-ai szerint észrevételeket tenni, és
az észrevételekre választ kapni.
Az ellenőrzött szervezeti egység vezetője és alkalmazottai kötelesek:
– az ellenőrzés végrehajtását elősegíteni, együttműködni;
8
– az ellenőr részére szóban vagy írásban a kért tájékoztatást, felvilágosítást, nyilatkozatot megadni, a
dokumentációkba a betekintést biztosítani, kérés esetén az eredeti dokumentumokat – másolat és
jegyzőkönyv ellenében – az ellenőrnek a megadott határidőre átadni;
– az ellenőr kérésére a rendelkezésre bocsátott dokumentáció (iratok, okiratok, adatok) teljességéről
nyilatkozni;
– a saját hatáskörébe tartozóan az ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján a végrehajtásért
felelősöket és a végrehajtás határidejét feltüntető intézkedési tervet készíteni, az intézkedéseket a
megadott határidőig végrehajtani, továbbá arról a Kancellárt – a Belső Ellenőrzési Osztály révén –
tájékoztatni;
– az ellenőrök számára megfelelő munkakörülményeket biztosítani.
Szeged, 2020. július 01.
Csikósné Dr. Hanol Mónika sk.
SZTE Belső Ellenőrzési Osztályvezető
Dr. Fendler Judit sk.
SZTE Kancellár
9
2. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG IRÁNYÍTÁSA
A belső ellenőrzési vezető feladata a Belső Ellenőrzési Alapszabálynak (Charta), az IIA Normáknak, a
magyarországi államháztartási belső ellenőrzési standardoknak és a belső ellenőrökre vonatkozó etikai
kódex előírásainak történő megfelelés biztosítása.
2.1. Belső ellenőri humánerőforrás-gazdálkodás
A Bkr. 22.§ (1) bekezdés c)-d) pontja, valamint a (2) bekezdés c) pontja rendelkezik a belső
ellenőrzési vezető humánerőforrás-gazdálkodásra vonatkozó feladatairól.
A humánerőforrás-gazdálkodás fő területei:
-
humánerőforrás-tervezés és kapacitás-felmérés: A belső ellenőrzés osztályvezető stratégiai
ellenőrzési tervet köteles készíteni, amely meghatározza a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai
fejlesztéseket a következő 4 évre.
-
kiválasztási folyamat: A belső ellenőrzési osztályvezető jogosult szakmai szempontok alapján
megfogalmazni a belső ellenőr kiválasztásának kritériumait, az interjúkon részt venni és a
felvételi eljárás eredménye alapján a kiválasztásra javaslatot tenni. A megtervezett és
következetesen alkalmazott kiválasztási folyamat biztosíthatja a megfelelő képzettséget és
szakértelmet a Belső Ellenőrzési Osztályon belül.
-
munkakörök, felelősség- és feladatmegosztás kialakítása: A munkakörök kialakítása során a
belső ellenőrzési osztályvezető a belső ellenőr feladatait, a felelősségi körét, a munkavégzés
helyét, a munkavégzés rendjét és a munkaköri kapcsolatait határozza meg, melynek
felülvizsgálatát rendszeresen el kell végezni. A munkaköri leírást minden belső ellenőrzést végző
személy számára el kell készíteni. A belső ellenőrzési osztályon belül a feladatmegosztás
kialakítása (belső ellenőr, vizsgálatvezető) a belső ellenőrzési osztályvezető feladata és
felelőssége.
-
készségfejlesztés/tréningek: A belső ellenőrzési osztályvezető köteles biztosítani a belső
ellenőrök szakmai továbbképzését, melynek érdekében – a kancellár által jóváhagyott – éves
fejlesztési és képzési tervet készít és gondoskodik annak végrehajtásáról. A belső ellenőrök
kötelező szakmai továbbképzésére és vizsgakötelezettségére vonatkozó részletszabályokat a
28/2011 (III.3.) a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról
és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági
vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló NGM rendelet tartalmazza.
-
teljesítményértékelés: A belső ellenőrzési osztályvezető felelős azért, hogy a belső ellenőrök
számára folyamatos visszacsatolást és értékelést adjon személyes teljesítményükről.
2.2. Külső szolgáltató bevonására vonatkozó előírások
A Bkr. 16. §-a alapján a belső ellenőrzési osztályvezető jogosult ideiglenes kapacitás-kiegészítés vagy
speciális szakértelem szükségessége esetén külső szolgáltató bevonását kezdeményezni a kancellárnál.
Külső szolgáltató bevonásának szükségessége esetén az erre vonatkozó írásbeli szolgáltatói
megállapodásban (céltól függően megbízási vagy vállalkozási szerződésben) rendelkezni kell a belső
ellenőrzési feladatok ellátásának módjáról. A szerződésben rögzíteni kell, hogy a külső szolgáltató a
vonatkozó hazai és nemzetközi szabályok és standardok, szakmai és etikai normák szerint és a Szegedi
Tudományegyetem Belső Ellenőrzési Kézikönyve rendelkezéseinek megfelelően látja el az ellenőrzési
feladatait.
Részletesen meg kell határozni: a munka célját és hatókörét, az alvállalkozó bevonására vonatkozó
megállapodást, az irányadó jogszabályokat, a megfelelő nyilvántartásokhoz és fizikai eszközökhöz
való hozzáférést, az együttműködés rendjét, a kapcsolattartás módját, a megbízással kapcsolatos
munkalapok, jelentések, munkaanyagok tulajdonjogát és letétbe helyezését, szükség szerint a szerzői
jogokra vonatkozó előírásokat, a feladatok elvégzésének határidejét, az elkészült dokumentumok
10
egyeztetésének, észrevételezésének rendjét, az adatvédelemre vonatkozó rendelkezéseket, a titoktartási
elvárásokat, valamint a díjazás mértékét és ütemezését.
2.3. A belső ellenőrzési tevékenység értékelése
A belső ellenőrzési tevékenység egyrészt egyéni teljesítmények értékelését, másrészt a Belső
Ellenőrzési Osztály teljesítményének értékelését jelenti.
A belső ellenőr egyéni teljesítményét évente, átfogó értékelés keretében a belső ellenőrzés
osztályvezető értékeli az elvégzett ellenőrzések után tett értékelések és visszajelzések alapján. Az
értékelést az előzetesen megfogalmazott és kommunikált értékelési kategóriák szerint, a teljesítmény
objektív mérése alapján kell elvégezni, és azt dokumentálni kell. A teljesítményértékelési
kategóriáknak az ellenőrzés megfelelő végrehajtása szempontjából kritikus területeket kell, hogy
lefedjenek.
Az egyes ellenőrök teljesítményének mérése mellett a belső ellenőrzési osztályvezető feladata a belső
ellenőrzési osztály teljesítményének mérése is, melynek eredményét be is kell mutatnia az éves
ellenőrzési jelentésben. Ennek módszertana arra irányul, hogy mennyire fogadhatók el a belső
ellenőrzés megállapítása, mennyire hatékony és eredményes a belső ellenőrzés működése, milyen
szintű bizonyosságot tud szolgáltatni a belső ellenőrzési egység a szervezet vezetése és a felügyelő
illetve külső ellenőrző szervek számára, valamint segíti a belső ellenőrzési vezetőt a belső ellenőrzés
teljesítményének javításában.
A teljesítményértékelés eszközei:
- az ellenőrzést követő felmérő lapok,
- a kulcsfontosságú teljesítménymutatók.
Az ellenőrzést követő felmérő lap az ellenőrzött szervezeti egységektől érkező minőségi visszacsatolás
és a belső ellenőrzés teljesítményével kapcsolatos vélemények összegyűjtésének elsődleges eszköze.
Ellenőrzést követő felmérő lapot az egyes ellenőrzések után illetve az éves ellenőrzési jelentés
előkészítése során, a belső ellenőrzési egység adott évben végzett valamennyi ellenőrzésére
vonatkozóan lehet használni.
(5. sz. iratminta: Ellenőrzést követő felmérő lap)
A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KTM) olyan teljesítmény-mérőszámok, amelyek lehetővé
teszik a belső ellenőrzési vezető számára, hogy mennyiségi mérések alapján értékelje a belső
ellenőrzés teljesítményét. A teljesítménymutatók elemzése – felhasznált munkanapok, elfogadott
javaslatok száma, ellenőrzési terv végrehajtása, stb. – segíti a belső ellenőrzési vezetőt abban, hogy
összehasonlítást végezzen a belső ellenőrzés adott időszakra vonatkozó teljesítményével
kapcsolatosan, és azonosítsa azokat a területeket, ahol fejlődésre van szükség. A KTM-eket az éves
ellenőrzési tervben meghatározott alapvető információk és az ellenőrzési nyilvántartásban szereplő
ellenőrzési információk felhasználásával lehet kiszámolni. A vizsgálatvezető feladata, hogy a
végrehajtott ellenőrzések tartalmazzák mindazon adatokat, amelyekből a belső ellenőrzési vezető
rendszeresen, de legalább évente ki tudja számolni a KTM-eket.
(18. sz. iratminta: Kulcsfontosságú
teljesítménymutatók – KTM-ek).
A Bkr. 48. § előírása alapján a belső ellenőrzési vezető felelőssége, hogy évente legalább egyszer
elvégezze az önértékelést (éves ellenőrzési jelentéshez kapcsolódóan). Az önértékelés egyfajta
teljesítményértékelés a belső ellenőrzés munkájáról, melynek elkészítéséhez a teljesítményértékelés
eszközeit is felhasználhatja (ellenőrzést követő felmérő lapok, KTM-ek).
11
3. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG TERVEZÉSE
3.1. A tervezés alapelvei
Az ellenőrzés tervezése a belső ellenőrzési osztályvezető feladata. Az ellenőrzési tervezés során a
következő alapelveket kell figyelembe venni:
- a tervezést a szervezet működési folyamataira és az azokban rejlő kockázatokra kell alapozni;
- a magasabb kockázatú folyamatok vizsgálatát minél korábbi időpontra kell tervezni és azokat
meghatározott rendszerességgel (1-2 évente) újra bele kell venni az éves ellenőrzési tervbe;
- a stratégiai ellenőrzési tervnek a Bkr. 30. § (1) bekezdése alapján 4 évre kell szólnia; és célszerű a
gördülő tervezés elvét alkalmazva azt szükség szerint felülvizsgálni;
- a tervezésnek rugalmasnak és aktualizáltnak kell lennie, igazodva a szervezeti- és a kockázati
struktúra változásához.
3.2. A tervezés előkészítése
A tervezés előkészítése a kockázatelemzést megelőző lépéseket jelenti. Ezen előkészítés során a belső
ellenőrzés:
- elemzi a külső és belső kontrollkörnyezetet (a jogszabályi változásokat, gazdasági és politikai
környezet változásait, a belső szervezeti változásokat)
- értelmezi a szervezet célkitűzéseit és az ellenőrzési célokat,
- azonosítja a folyamatokat és azok irányításáért és működtetéséért felelős folyamatgazdákat (a
kialakított ellenőrzési nyomvonalak segítik az Egyetem, mint szervezet működési folyamatainak
azonosítását, megértését),
- megvitatja a belső ellenőrzéssel szemben támasztott vezetői elvárásokat,
- és a vezetőkkel közösen meghatározza a belső ellenőrzési fókuszt.
A tervezés előkészítését a belső ellenőrzési osztályvezető irányítja, munkáját a belső ellenőrök aktív
közreműködésükkel segítik.
3.3. Kockázatelemzés
A kockázatelemzés célja a stratégiai terv és az éves ellenőrzési terv megalapozása annak érdekében,
hogy a belső ellenőrzés azon területekre fókuszálja kapacitásait, ahol a legnagyobb kockázatokat látja.
A belső ellenőrzés figyelembe veszi az Egyetem integrált kockázatkezelési rendszerében azonosított
kockázatokat, melyeket saját értékelési szempontjainak és szakmai ítéletének megfelelően
átértékelhet, illetve további kockázatokat azonosíthat. Ezekből kiindulva határozza meg a lehetséges
ellenőrizendő területeket és témákat.
A kockázatelemzést a belső ellenőrzési osztályvezető irányítja, a konkrét feladatokat azonban a belső
ellenőrök végzik.
A folyamatok megértése: A folyamatokban rejlő főbb kockázatok azonosításának első lépéseként a
belső ellenőrnek meg kell ismernie az Egyetem főbb működési folyamatait. Ennek érdekében a felelős
folyamatgazdákkal, illetve amennyiben szükséges, a folyamatba bevont további kulcsfontosságú
személyekkel megbeszéléseket kell tartani. Meg kell ismerni a folyamat célját és tárgyát, valamint a
vezető által meghatározott, a célok elérése szempontjából fontos tényezőket. A folyamat céljainak
közvetlenül kapcsolódniuk kell az Egyetem alapvető célkitűzéseihez, illetve az egyéb meghatározott
célokhoz. A folyamatok megértéséhez meg kell határozni a folyamat kezdetét és végét,
kulcsfontosságú inputjait és outputjait, valamint a folyamat változásait, a részfolyamatait, az
információ-technológia és a digitalizáció hatását a folyamatra, illetve más vonatkozó és fontos
információkat.
12
Kockázatok azonosítása: Kockázatnak minősül minden olyan esemény, tevékenység vagy
tevékenység elmulasztása, ami gátolja, hogy az Egyetem, mint szervezet elérje céljait. A szervezeti
szintű kockázatok azonosítása és felmérése az egyetemi belső kontroll koordinátor irányításával
történik.
Főbb ellenőrzési pontok azonosítása: Az ellenőrzési vagy kontrollpontok a folyamatok
végrehajtásáért felelős folyamatgazdák által kialakított olyan folyamatelemek, csomópontok, ahol a
folyamat eredményes működése szempontjából fontos ellenőrzési lépéseket valósítanak meg. A
kockázatelemzés során fel kell tárni az ellenőrzési pontok rendszerét is. Ennek során fontos, hogy a
belső ellenőr megértse és dokumentálja az információkat, hogy az ellenőrzési pontokat és az
azonosított jelentős kockázatokat közvetlenül egymáshoz kapcsolja.
Minden kockázatnak két lényeges jellemzője van: a bekövetkezésének valószínűsége és a
bekövetkezés hatása (pl.: a szervezeti célok elérésére gyakorolt hatás, befolyás).
Kockázatelemzési Kritérium Mátrix (KKM): A KKM az Egyetem folyamataira vonatkozóan
készített kockázatelemzés végrehajtásának elsődleges eszköze. A kockázatok felmérése során értékelni
kell az egyes folyamatokhoz tartozó egyedi kockázatokat. A kockázatelemzés során minden egyes
azonosított kockázatot a KKM használatával kell értékelni, mert az azonosított kockázati hatás
megítélésének következetességét ez biztosítja.
Kockázati térkép: A kockázatelemzés végeredményének kialakításához, az egyedi kockázatok
összegzéséhez a belső ellenőrzésnek össze kell vetnie az egyes folyamatok kockázatelemzését a
működési folyamatok jelentőségének elemzésével, azaz a folyamat jelentősége mellett annak
kockázatosságát is vizsgálja. Ebből a két tényezőből vonja le a végkövetkeztetést a folyamat
összesített kockázati értékelésének kialakításához.
3.4. Stratégiai ellenőrzési terv
A belső ellenőrzési vezető a Bkr. 30. § alapján stratégiai ellenőrzési tervet készít, amely a következő
négy évre meghatározza a belső ellenőrzés céljait, tevékenységének és stratégiai fejlesztésének
irányait, ugyanakkor ez képezi alapját az éves ellenőrzési tervnek is.
A stratégiai ellenőrzési terv nem a konkrét ellenőrzési feladatokat, hanem a belső ellenőrzés átfogó
céljaira, a folyamatok kockázataira és a belső ellenőrzési fejlesztések irányára vonatkozó
elképzeléseket tartalmazza, melyet a belső ellenőrzési vezető készít el és a kancellár hagy jóvá.
A stratégiai terv lehetővé teszi a belső ellenőrzési tevékenységnek és céljainak jobb megértését az
Egyetem polgárai számára.
A rendelkezésre álló információk rendszerezésével a stratégiai terv lehetővé teszi az erőforrások
optimális tervezését és elosztását, ezzel is hozzájárul a belső ellenőrzés – ezáltal az Egyetem –
céljainak eléréséhez és eredményességének növeléséhez.
A stratégiai terv tartalmazza:
•
a belső ellenőrzés hosszú távú célkitűzéseit és a stratégiai célokat;
•
a belső kontrollrendszer értékelését;
•
a szervezeti szintű kockázati tényezőket és értékelésüket;
•
a belső ellenőrzésre vonatkozó fejlesztési és képzési tervet;
(12. sz. iratminta: Képzési terv)
•
a szükséges erőforrások felmérését, elsősorban az ellenőri létszám, képzettség és tárgyi
feltételek tekintetében;
•
az ellenőrzési prioritásokat és az ellenőrzési gyakoriságot.
A stratégiai tervet szükség szerint – pl. a szervezet működését vagy kockázatait alapvetően
megváltoztató esemény (szervezeti átalakítás, új feladatellátás, új szervezeti vezető érkezése)
bekövetkezte esetén – felül kell vizsgálni.
A belső ellenőrzési stratégiai ellenőrzési terve mindenkor az Egyetem hosszú távú célokat is kijelölő
szervezeti stratégiájával összhangban kerül kialakításra.
(10. sz. iratminta: Stratégiai ellenőrzési terv)
13
3.5. Éves ellenőrzési terv
A Bkr. 31. § értelmében a belső ellenőrzési osztályvezető – összhangban a stratégiai ellenőrzési
tervvel, továbbá figyelemmel a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokra és a rendelkezésre álló
belső ellenőrzési kapacitásokra – összeállítja a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési
tervet.
A Bkr. 52. § (6) bekezdése alapján az éves ellenőrzési tervet az államháztartásért felelős miniszter
által minden év augusztus 15-ig közzétett ún. Terv és Beszámoló Útmutatóban lévő iratmintának
megfelelően kell elkészíteni.
Az éves ellenőrzési terv tartalmazza:
a)
az ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló
bemutatását;
b)
a tervezett ellenőrzések tárgyát;
c)
az ellenőrzések célját;
d)
az ellenőrizendő időszakot;
e)
a rendelkezésre álló és a szükséges ellenőrzési kapacitás meghatározását;
f)
az ellenőrzések típusát;
g)
az ellenőrzések tervezett ütemezését;
h)
az ellenőrzött szerv illetve szervezeti egységek megnevezését;
i)
a tanácsadó tevékenységre tervezett kapacitást;
j)
a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitást;
k)
a képzésekre tervezett kapacitást;
l)
az egyéb tevékenységeket.
A belső ellenőrzési osztályvezető által elkészített éves ellenőrzési tervet a kancellár hagyja jóvá, majd
a jóváhagyott éves ellenőrzési tervet a kancellár küldi meg a fejezetet irányító költségvetési szerv
belső ellenőrzési vezetője részére minden év október 31-ig.
Az éves ellenőrzési tervet a belső ellenőrzési osztályvezető a kancellár egyetértésével módosíthatja.
Soron kívüli az az ellenőrzés, amelynek tárgya előre konkrétan nem határozható meg, de az éves
tervben kapacitást terveznek rá. A soron kívüli ellenőrzések esetében csak akkor szükséges az éves
ellenőrzési terv módosítása, ha az abban erre tervezett kapacitás nem elegendő és valamely más
ellenőrzés helyett vagy annak rovására lehet csak beilleszteni az éves munkatervbe a feladat
végrehajtását.
Jellemzően nem szükséges az éves ellenőrzési terv módosítása az alábbi esetekben:
- az ellenőrzés tervezett ideje módosul;
- az ellenőrzési napok számának növekedése, ha az a soron kívüli ellenőrzésekre tervezett kapacitás,
vagy a tartalékidő, vagy más ellenőrzésekről történő átcsoportosítással megoldható;
- az ellenőrzött szervek vagy szervezeti egységek körének bővítése szükséges;
- az ellenőrizendő időszak kibővítése szükséges.
A stratégia ellenőrzési terv, illetve az éves ellenőrzési terv módosítását az éves ellenőrzési
beszámolóban be kell mutatni indoklással együtt.
(11. sz. iratminta: Éves ellenőrzési terv)
14
4. A BIZONYOSSÁGOT ADÓ TEVÉKENYSÉG VÉGREHAJTÁSA
4.1. Adminisztratív felkészülés
Az ellenőrzések végrehajtása az éves ellenőrzési tervben foglalt ellenőrzések módszeres elvégzését
jelenti. Az ellenőrzés végrehajtásának legfőbb célja, hogy minden egyes ellenőrzött folyamaton és
területen a főbb kockázatok kezelésére létrehozott kontrollok megfelelőségét értékelje, valamint
megállapítsa, hogy a folyamatok az elvárásoknak megfelelően működnek-e, illetve hogy a szükséges
kontrollpontok vagy folyamatok hiányosak-e.
Az ellenőrzésre való felkészülés során a belső ellenőrzési osztályvezető kijelöli az adott ellenőrzés
programjának kidolgozásáért felelős személyt, az ún. vizsgálatvezetőt, aki a Bkr. 35. § (7) bekezdése
alapján köteles gondoskodni az ellenőrzés ütemezett végrehajtásáról.
A belső ellenőrzési osztályvezetőnek az ellenőrzésre való felkészülés során meg kell győződnie arról,
hogy az ellenőrzés célját és tárgyát meghatározták-e, a megfelelő ellenőrzési erőforrások
rendelkezésre állnak-e, illetve az ellenőrzési programot elkészítették-e.
A megbízólevél elkészítése (2. sz. iratminta: Megbízólevél)
A Bkr. 34. §
alapján a belső ellenőröket valamint a vizsgálatban esetlegesen résztvevő külső szakértőt
is megbízólevéllel kell ellátni, amelyeket az Egyetem kancellárja ír alá. Külső szakértő megbízására a
belső ellenőrzési osztályvezető tehet javaslatot a Kancellárnak.
A sorszámmal és iktatószámmal ellátott megbízólevél az alábbiakat tartalmazza:
− az ellenőr nevét, regisztrációs számát, személyi igazolvány számát;
− az ellenőrzött szervezeti egység megnevezését,
− az ellenőrzés Bkr. 21. §-ban meghatározottak szerinti típusát (kivéve tanácsadói tevékenység
esetén)
− az ellenőrzés tárgyát és célját,
− az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi vagy egyéb felhatalmazásra történő hivatkozást,
− a megbízólevél érvényességi idejét,
− a kiállítás keltét,
− a kiállításra jogosult aláírását, bélyegzőlenyomatát.
A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőr köteles bemutatni a megbízólevelét az ellenőrzött
szervezeti egység vezetőjének vagy az őt helyettesítő személynek.
4.2. Az ellenőrzési program elkészítésének menete
A rendelkezésre álló háttér-információk összegyűjtése
Az ellenőrzés végrehajtását megelőzően az ellenőrzést végző személy áttekinti az ellenőrzött területre
vonatkozó előírásokat, rendelkezéseket, belső szabályzatokat és a terület ellenőrzési nyomvonalát,
valamint a korábban készült ellenőrzési jelentéseket, az ellenőrzött területnek az ellenőrizendő
időszakról esetlegesen készült beszámolóit. Szükség szerint előzetes adatszolgáltatást kér, illetve
megbeszélést kezdeményezhet.
A vizsgálatvezető és a belső ellenőrök információszerzési forrásai elsősorban a következők lehetnek:
−
vonatkozó jogszabályok, külső szabályozók és útmutatók;
−
belső szabályzatok, eljárásrendek, körlevelek, közlemények, belső írásos utasítások;
−
a kockázatelemzés és az ellenőrzés tervezése során az egyes folyamatok vonatkozásában
azonosított kockázatok;
−
ellenőrzési nyomvonalak;
−
szervezeti stratégia, rövid- és hosszú távú feladattervek;
−
munkaköri leírások;
15
−
az ellenőrizendő folyamatokat, tevékenységeket érintő elemzések, értékelések;
−
korábbi évek belső ellenőrzési dokumentumai;
−
külső ellenőrzést végzők vagy más szervezet által korábban végzett ellenőrzések ellenőrzési
jelentései.
Az ellenőrzés célkitűzéseinek véglegesítése
A vizsgálatvezető feladata, hogy az ellenőrzés tervezése során megfogalmazott ellenőrzési célkitűzést
véglegesítse. Az ellenőrzési célkitűzés annak rövid összefoglalása, hogy az mire irányul.
Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése
Az ellenőrzés tárgyának véglegesítése során a vizsgálatvezető határozza meg, hogy az ellenőrzés mit
foglaljon magába, mely fő- és alfolyamatokra, tevékenységekre irányuljon.
Az ellenőrizendő időszak meghatározása
Az ellenőrzés végrehajtásának tervezése során ki kell jelölni, hogy az adott ellenőrzés mely időszakot
öleli fel. A belső ellenőrzés jellemzően utólagos bizonyosságot adó tevékenység, de az aktuális
gyakorlatot is vizsgálja. Az ellenőrizendő időszak meghatározása során figyelemmel kell lenni az
adott ellenőrizendő folyamat, tevékenység azonosított kockázataira, hiszen ezek jellemzői és mértéke
határozzák meg, hogy mekkora időszakot szükséges átfognia az ellenőrzésnek. A nagyobb
ellenőrizendő időszak kijelölése magasabb bizonyosságot nyújthat egy-egy folyamat, tevékenység
megfelelőségéről, ugyanakkor jelentősen több ellenőrzési erőforrást is igényelhet. Figyelemmel kell
lenni arra, hogy az ellenőrzéssel felölelt időszakok lehetőleg „hézagmentesek” legyenek és
feleslegesen ne fedjék egymást a párhuzamosságok elkerülése végett.
Az erőforrások meghatározása
Az ellenőrzési program elkészítése során a vizsgálatvezető ismételten elvégzi az éves ellenőrzési
tervben az adott ellenőrzéshez hozzárendelt erőforrásbecslést – az ellenőrzésben résztvevő ellenőrök
számának és az vizsgálat lefolytatásához szükséges ellenőri napok végső meghatározása –, figyelembe
véve a konkrét ellenőrzési célokat, az ellenőrzés tárgyát és az ellenőrizendő időszakot, így
megbizonyosodva arról, hogy a szükséges erőforrások elegendőek-e a meghatározott célok eléréséhez.
Az ellenőrzés módszereinek meghatározása
Az ellenőrzési módszerek az ellenőrzés során alkalmazott vizsgálati technikák és eljárások, melyek az
ellenőrzés célkitűzéseinek, tárgyának, típusának továbbá a rendelkezésre álló erőforrásoknak
megfelelően kerülnek kiválasztásra. Az ellenőrzési módszerek kiválasztását a tervezés során
lefolytatott kockázatelemzés eredményeihez kell igazítani, és figyelemmel kell lenni arra, hogy egyes
ellenőrzési módszerek magasabb ellenőrzési bizonyítékot eredményeznek (pl. mintavételes vizsgálat),
míg más ellenőrzési módszerek inkább a kontrollok működésének átfogó elemzésére alkalmasak (pl.
folyamatok és rendszerek működésének tesztelése). Az ellenőrzési célnak és feladatoknak
megfelelően, valamint kockázatelemzés alapján kell megválasztani a vizsgálati eljárásokat és
módszereket, amelyek különösen a következők lehetnek:
-
eljárások és rendszerek szabályzatainak elemzése és értékelése;
-
pénzügyi, számviteli és statisztikai adatok, költségvetés, beszámolók, szerződések, programok
elemzése és értékelése;
-
folyamatok és rendszerek működésének tesztelése;
-
dokumentumok és nyilvántartások vizsgálata;
-
közvetlen megfigyelésen alapuló helyszíni ellenőrzés (interjú, rovancsolás, szemle, kísérlet,
mintavételes vizsgálat);
-
informatikai rendszertesztelési eljárások;
-
adatbekérés, adategyeztetés.
Az ellenőrzési program írásba foglalása (1. sz. iratminta: Ellenőrzési program)
Amennyiben a vizsgálatvezető és a belső ellenőrök a fentieknek megfelelően megtervezte az
ellenőrzés lefolytatását, azaz összegyűjtötte a rendelkezésre álló háttér információkat, meghatározta az
ellenőrzés célkitűzéseit és tárgyát, az ellenőrizendő időszakot valamint az ellenőrzés módszereit, akkor
mindezeket írásban is rögzíteni kell az ellenőrzési programban.
16
Az ellenőrzési programot a belső ellenőrzési osztályvezető hagyja jóvá, annak aláírásával jelöli ki az
egyes ellenőrzések lefolytatásához a vizsgálatvezetőt és a belső ellenőröket.
A vizsgálatvezető által készített és a belső ellenőrzési osztályvezető által jóváhagyott ellenőrzési
program tartalmazza:
−
az ellenőrzést végző szervezeti egység, azaz a Belső Ellenőrzési Osztály megjelölését;
−
az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység megnevezését;
−
a Bkr. 21. § (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzés típusát;
−
az ellenőrzés tárgyát és célját;
−
az ellenőrizendő időszakot;
−
az ellenőrzés tervezett időtartamát, a jelentés elkészítés határidejét;
−
a vizsgálatvezető és az ellenőrök megnevezését;
−
a felkért szakértők megnevezését, amennyiben az már a programkészítés során látható;
−
az ellenőrzés részletes feladatait és az alkalmazott módszereket;
−
a kiállítás keltét;
−
a belső ellenőrzési osztályvezető aláírását.
A belső ellenőrzési osztályvezető felügyeli az ellenőrzési program végrehajtását. Az ellenőrzési
programtól eltérni a vizsgálatvezető kezdeményezésére a belső ellenőrzési osztályvezető
jóváhagyásával lehet.
Az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének értesítése (3. sz. iratminta: Értesítés ellenőrzés
megkezdéséről)
Az ellenőrzés megkezdéséről írásban vagy szóban – az Egyetemen az írásbeli értesítés email-ben vagy
levélben történik – értesíteni kell az ellenőrzött szerv vagy szervezeti egység vezetőjét. Ennek
keretében a belső ellenőrzési vezető tájékoztatást ad az ellenőrzés céljáról és formájáról, a jogszabályi
felhatalmazásról, valamint az ellenőrzés várható időtartamáról.
Helyszíni ellenőrzést annak megkezdése előtt legalább 3 nappal szóban vagy írásban kell bejelenteni
az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjének.
Az ellenőrzésről való értesítés és a helyszíni ellenőrzés bejelentése össze is vonható.
A helyszíni ellenőrzés előzetes bejelentése elhagyható, ha az a rendelkezésre álló adatok alapján
valószínűsíthetően meghiúsítaná az ellenőrzés eredményes lefolytatását. Az előzetes bejelentés
elhagyásáról a belső ellenőrzési osztályvezető dönt.
A helyszíni ellenőrzés megkezdésekor az ellenőr köteles bemutatni a megbízólevelét.
4.3. Az ellenőrzés lefolytatása
Nyitó megbeszélés, kommunikáció az ellenőrzöttekkel
A nyitó megbeszélésre általában a helyszíni munka első napján kerül sor az ellenőrzött területért
felelős vezető (folyamatgazda), az ellenőrzésben résztvevő ellenőr(ök) és lehetőség szerint a belső
ellenőrzési osztályvezető részvételével.
A nyitó megbeszélés eseményei a következők:
−
a megbízólevelek bemutatása az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének;
−
tájékoztatás az ellenőrzés célkitűzéseiről, tárgyáról, az ellenőrizendő időszakról és az ellenőrzés
módszereiről;
−
az ellenőrzés megkezdéséhez szükséges adatok bekérése;
−
az ellenőrzött szervezeti egységnél elvégzendő ellenőrzési munka időkereteinek meghatározása,
a szükséges interjúk, tesztelések, stb. ütemezése.
A nyitó megbeszélést helyettesítheti a tájékoztató email, illetve a nyitó megbeszélés összeköthető az
első helyszíni ellenőrzéssel.
17
Ellenőrzési munkalapok használata
Az ellenőrzési munkalapok elsődleges célja az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások és
következtetések alátámasztása. A munkalapok – elektronikusan és/vagy papír alapon tárolva – az
ellenőrzés kezdetétől annak végéig az ellenőr által elvégzett munka dokumentációjaként szolgálnak.
Egyértelműen tanúsítják a lefolytatott vizsgálati eljárásokat, az elvégzett teszteket illetve azok forrását,
a vizsgálat megállapításait és a levont következtetéseket, továbbá a bizonyítékok listáját.
A belső ellenőrzési tevékenység során felhasznált dokumentumok jellemzően kétfélék lehetnek:
1. Már meglévő, rendelkezésre álló dokumentumok, pl:
−
az ellenőrzött szervezeti egység vizsgálat alá vont folyamatainak ellenőrzési nyomvonala;
−
az ellenőrzött szervezeti egység által a vizsgálat tárgyát képező eljárásra vagy feladatra
vonatkozóan kialakított/alkalmazott eredeti okmány vagy másolat (pl. számviteli-pénzügyi
bizonylatok, szerződések, nyilvántartások, hivatalos levelezések dokumentumai, stb.);
−
korábbi ellenőrzések releváns dokumentumai;
−
a vizsgálat tárgyát képező területet vagy eljárást szabályozó jogszabályok, belső szabályzatok,
vezetői utasítások, eljárásrendek;
2. A belső ellenőr által készített munkalapok, pl:
−
az ellenőrzött személyekkel folytatott tárgyalásról, interjúról készült jegyzőkönyv
(6. sz.
iratminta: Helyszíni ellenőrzés közös jegyzőkönyv);
−
az ellenőrzött szervezeti egység működésének folyamatleírása vagy folyamatábrája;
−
a belső ellenőrzés által végzett tesztelés vagy egyéb vizsgálati eljárás leírása, ideértve azok
eredményeit is;
−
a belső ellenőrzés által készített kérdőívek vagy egyéb a vizsgálatot támogató segédletek.
Az ellenőrzési munkalapok elsődleges célja, hogy az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapításokat
és következtetéseket alátámasszák, egyben az ellenőrzés során folytatott kommunikáció eszközei és
dokumentált bizonyítékai. Alapul szolgálnak az ellenőrzés folyamatának és elvégzésének folyamatos
minőségbiztosításához és felülvizsgálatához.
(5. sz. iratminta: Ellenőrzést követő felmérő lap)
Tanúsítják a lefolytatott vizsgálati eljárásokat, az elvégzett teszteket és azok forrásait valamint a
bizonyítékok listáját. Megkönnyítik egy kívülálló, harmadik fél számára az elvégzett munka és az
ellenőrzés eredményeinek értelmezését.
Munkalapokra vonatkozó követelmények:
Az ellenőrzési munkalapok rendszerezése, formátuma és tartalma az ellenőrzés jellegéből adódóan
eltérő lehet, azonban úgy kell őket elkészíteni, hogy világosak, tömörek és teljesek legyenek.
Logikusak legyenek és a releváns és lényeges információkra korlátozódjanak.
A bizonyítékok beszerzése, nyilvántartása és a teljességi nyilatkozat
Az ellenőrnek az ellenőrzés célkitűzéseinek eléréséhez és az ellenőrzési program végrehajtásához
szükséges információkat azonosítania és értékelnie kell, illetve azokat nyilván kell tartania. A
belső
ellenőr számára az ellenőrzési feladat célkitűzéseinek elérése érdekében elegendő, megbízható,
lényeges és megfelelő információt kell beazonosítaniuk. (Bkr. 26.§ és 40.§-ai alapján)
Az ellenőrzés megállapításainak alátámasztására a következőket lehet felhasználni:
−
az
eredeti dokumentum, amely a gazdasági esemény elsődleges okirata (bizonylata);
−
másolat, amely az eredeti okirat szöveghű, hitelesített másolata;
−
kivonat, amely az eredeti okirat meghatározott részének, részeinek szöveghű, hitelesített
másolata;
−
tanúsítvány, amely több eredeti okiratnak az ellenőr által meghatározott szövegrészét és
számszaki adatait tartalmazza;
−
közös jegyzőkönyv, amely olyan tényállás igazolására szolgál, amelyről nincs egyéb okirat, de
amelynek valódiságát az ellenőr és az ellenőrzött szervezeti egység illetékes vezetője
(alkalmazottja) közösen megállapítja, és e tényt aláírásával igazolja;
18
−
fénykép, videofelvétel vagy más kép- és hangrögzítő eszköz, amely alkalmazható az ellenőr
által szemrevételezett helyzet, állapot hiteles igazolására;
−
szakértői vélemény, amely a speciális ismereteket igénylő szakkérdésekben felkért szakértő
által adott értékelés;
−
nyilatkozat, amely az ellenőrzött szervezeti egység alkalmazottjának olyan írásbeli vagy
szóbeli kijelentése, amely okirat hiányában vagy meglévő okirattal ellentétesen valamilyen
tényállást közöl;
−
többes nyilatkozat, amely több személynek külön-külön vagy együttesen tett nyilatkozata
ugyanazon tényállásról;
−
informatikai rendszerben rögzített, feldolgozott, onnan lekérdezhető paraméterek illetve
szűrési feltételek beállításával
nyerhető adat.
A másolat, a kivonat és a tanúsítvány hitelesítésére csak abban az esetben van szükség, ha a belső
ellenőr nem tud arról meggyőződni, hogy a dokumentum hiteles-e. A másolatot, a kivonatot és a
tanúsítványt az ellenőrzött szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott személy hitelesítheti. A
hitelesítő az okiratban foglaltak valódiságát a hitelesítés időpontjának feltüntetése mellett aláírásával
igazolja.
Az ellenőrzés során az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjétől szükség esetén teljességi nyilatkozatot
kell kérni, amelyben az ellenőrzött szervezeti egység vezetője igazolja, hogy az ellenőrzött feladattal
összefüggő, felelősségi körébe tartozó valamennyi okmányt, illetve információt hiánytalanul az ellenőr
rendelkezésére bocsátotta. Arról, hogy a belső ellenőrök kérnek-e teljességi nyilatkozatot, a
vizsgálatvezető dönt.
(7. számú iratminta: Teljességi nyilatkozat)
Az ellenőr az eredeti dokumentumokat az ellenőrzés lezárásakor hiánytalanul visszaszolgáltatja,
illetve amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, az eredeti
dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele érdekében a költségvetési szerv vezetőjének
átvételi elismervény ellenében
átadja.
Az ellenőrzés megszakítása, felfüggesztése (4. sz. iratminta: Ellenőrzés megszakítása /
felfüggesztése)
A Bkr. 38. § értelmében az ellenőrzést a belső ellenőrzési osztályvezető
megszakíthatja, ha
a) soron kívüli ellenőrzést vagy az ellenőrzési tervben nem ütemezett tanácsadó tevékenységet kell
lefolytatni vagy
b) a vizsgálatvezető vagy a belső ellenőr az ellenőrzés lefolytatásában akadályoztatva van.
Az ellenőrzést a belső ellenőrzési osztályvezető
felfüggesztheti, ha az ellenőrzöttnél
a) az ellenőrzést érintő személyi vagy szervezeti változás vagy elháríthatatlan ok,
b) a számviteli rend állapota,
c) a dokumentáció és a nyilvántartás hiányossága, vagy
d) az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység jogsértő magatartása az ellenőrzés lefolytatását
akadályozza.
A belső ellenőrzési osztályvezető az ellenőrzés megszakítása vagy felfüggesztése esetén arról írásban
tájékoztatja az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetőjét. Az ellenőrzés felfüggesztése
esetén a belső ellenőrzési osztályvezető köteles határidőt megállapítani az ellenőrzött terület
vezetőjének az akadály megszüntetésére. A határidő megállapítása során figyelembe kell venni, hogy
ésszerűen mennyi idő alatt háríthatók el az ellenőrzést akadályozó tényezők (pl. a számviteli rend),
ugyanakkor az akadály elhárítására kitűzött határidő nem lehet olyan hosszú, melynek leteltét
követően értelmetlenné válik a vizsgálat lefolytatása. Az ellenőrzés megszakításáról vagy
felfüggesztéséről a belső ellenőrzési osztályvezető egyidejűleg írásban tájékoztatja az Egyetem
kancellárját.
A megszakított illetve felfüggesztett ellenőrzést az elrendelése okául szolgáló akadály elhárulásától
számított 30 napon belül folytatni kell, ennek időpontjáról a belső ellenőrzési osztályvezető dönt, és
erről írásban értesíti az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjét.
19
Az ellenőrzés megszakítása és felfüggesztése közötti hasonlóság, hogy mindkét esetben a belső
ellenőrzési osztályvezető kezdeményezi. A két eljárás közötti különbség, hogy az ellenőrzés
megszakítása esetén az ellenőrzést végzők részéről merül fel az ellenőrzés lefolytatásának akadálya,
míg az ellenőrzés felfüggesztése esetén az ellenőrzöttnél merül fel olyan elháríthatatlan ok, amely
akadályozza az ellenőrzés lefolytatását.
Az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság feltárása estén
alkalmazandó eljárás
A jelen kérdéskörbe tartozó cselekményeket összefoglaló néven szervezeti integritást sértő
eseményeknek nevezzük. Ezek kezelésének általános célja, hogy a jogszabályokban és
szabályzatokban
meghatározott
előírások
sérülésének,
megszegésének
megelőzéséhez,
megakadályozásához hozzájáruljon, illetve azok megsértése esetén a megfelelő állapotokat
helyreállítja, a hibákat korrigálja, a felelősséget megállapításával hathatós intézkedések szülessenek.
A belső ellenőrzés felelős azért, hogy a belső kontrollrendszer vizsgálatával és értékelésével a
szervezeti integritást sértő események bekövetkezését csökkentsék. Ha a belső ellenőr vizsgálata során
olyan súlyos hiányosság gyanúját észleli, amelynek alapján jelentős negatív hatással fenyegető
kockázat
bekövetkezése
valószínűsíthető,
akkor
haladéktalanul
kezdeményeznie
kell
a
folyamatgazdánál a szükséges intézkedések megtételét, illetve késlekedés nélkül informálnia kell a
belső ellenőrzési osztályvezetőt és rajta keresztül az Egyetem Kancellárját. Ez utóbbinál nem várhat a
belső ellenőrzési jelentés vagy annak tervezetének elkészültéig. Súlyos hiányosság gyanújának
észlelése esetén a belső ellenőröknek célszerű azonnal jegyzőkönyvet felvennie.
A belső ellenőr amennyiben eljárása során büntető-, szabálysértési, kártérítési illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekményt, mulasztást vagy hiányosságot észlel, haladéktalanul köteles
jelentést tenni a belső ellenőrzési osztályvezetőnek, aki köteles erről az Egyetem Kancellárját, a
Kancellár érintettsége estén az irányító felügyeleti szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni és
javaslatot tenni a megfelelő eljárások megindítására.
A belső ellenőrzési osztályvezető az eredeti dokumentumokat a szükséges intézkedések megtétele
érdekében jegyzőkönyv alapján adja át a Kancellárnak és azzal egyidejűleg az integritást sértő
események kezelőjének. A Kancellár köteles gondoskodni a bejelentett szabálytalanság tekintetében a
megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve a szükséges eljárások (fegyelmi, szabálysértési,
büntető-, kártérítési) megindításáról, amely azonban belső ellenőrzés lezárását nem befolyásolja.
Fegyelmi eljárás mellett a szabálytalanság és a felelősség súlyától függően büntető- és egyéb eljárás is
indítható.
Kapcsolódó egyéb jogszabályi rendelkezések:
-
Büntető Törvénykönyv (403. § A számvitel rendjének megsértése bűncselekménye, 290. §
Vesztegetés bűncselekménye, 396. § Költségvetési csalás, 397. § A költségvetési csaláshoz
kapcsolódó felügyeleti vagy ellenőrzési kötelezettség elmulasztása, 372. § Sikkasztás, 376. §
Hűtlen kezelés, 373. § Csalás)
-
A szabálysértésekről, a szabálysértési eljárásról és a szabálysértési nyilvántartási rendszerről
szóló 2012. évi II. törvény (1. § Szabálysértés fogalma)
-
A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (6:519. § Károkozás szabályai)
-
A Polgári perrendtartásról szóló 2016. évi CXXX. törvény (Kártérítési eljárás megindításának
szabályai)
-
A Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi. I. törvény (Kártérítési felelősségre vonatkozó
szabályai)
-
A közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kártérítési és fegyelmi
felelősségre vonatkozó szabályai)
20
4.4. Az ellenőrzési jelentés
4.4.1. A belső ellenőrzési jelentés elkészítése
A belső ellenőr a Bkr. 39-41.§-ok alapján előírtak szerint, az ellenőrzési megállapításait,
következtetéseit és javaslatait tartalmazó ellenőrzési jelentést vagy több kapcsolódó témájú ellenőrzési
jelentés alapján összefoglaló ellenőrzési jelentést készít.
A megállapításokat úgy kell megfogalmazni, hogy az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység
egészének működése, gazdálkodása vagy az ellenőrzött tevékenység objektíven értékelhető legyen és
vegye figyelembe a működéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos előnyös és hátrányos
összefüggéseket.
A belső ellenőr köteles a jelentésben szerepeltetni minden olyan lényeges tényt, megállapítást,
hiányosságot és ellentmondást, amely biztosítja a vizsgált tevékenységről szóló ellenőrzési jelentés
teljességét.
A jelentésben lényegre törő, az eredményeket és a hiányosságokat összefoglaló, rövid, tömör
értékelést is kell adni, és ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazni a hiányosságok felszámolása,
illetve a folyamatok hatékonyabb, eredményesebb működése érdekében.
Amennyiben a jelentésben a megállapítások, következtetések alátámasztását, jellemzését szolgáló
konkrét példák nagy száma miatt azok teljes körű ismertetése túlságosan terjedelmessé tenné a
jelentést, akkor ezeket mellékletben kell közölni.
Az ellenőrzési megállapításokat mindig az ellenőrzési kritériumokkal, ellenőrzési feladatokkal
összefüggésben kell leírni. Az ellenőrzés nyomán tett következtetéseket, majd javaslatokat annak
figyelembevételével kell megfogalmazni, hogy a vizsgált folyamatoknak, tevékenységeknek hogyan
kellene működniük.
Minden megállapítást és következtetést meg kell beszélni az ellenőrzött terület vezetőivel mielőtt az
ellenőrzési jelentés lezárásra kerül.
A megállapítások, következtetések és javaslatok részletes ismertetése
A megállapítások az ellenőrzési tényállás ismertetésére szolgálnak, bemutatják a belső
kontrollrendszer esetleges gyengeségeit, a feltárt kockázatokat.
Az ellenőrzési jelentésben ismertetni kell a megfogalmazott megállapításoknak és következtetéseknek
a folyamatokra és a szervezet működésének célkitűzéseire gyakorolt lehetséges kockázatát/hatását.
A jelentésben megfogalmazott megállapítások és következtetések alapján a belső ellenőröknek
ajánlásokat, javaslatokat kell megfogalmazniuk a feltárt hiányosságok, gyengeségek kijavítására vagy
éppen a hatékonyabb, eredményesebb, gazdaságosabb működésre. A javaslatok kapcsán jelölni
szükséges, hogy azok intézkedést igényelnek-e, vagy esetleg már az ellenőrzés során kijavításra
kerültek.
A megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat úgy kell lényegre törően és világosan
megfogalmazni, hogy
− az ellenőrzött szervezeti egység egészének működése, gazdálkodása vagy az ellenőrzött
tevékenység objektíven értékelhető legyen;
− vegye figyelembe a működéssel, gazdálkodással, tevékenységgel kapcsolatos kockázatokat;
− azok végrehajthatóak, teljesítésük pedig ellenőrizhető és számon kérhető legyen.
A belső ellenőrzési jelentés elkészítéséért felelős személy
A jelentés elkészítéséért, a levont következtetésekért az osztályvezető, a megállapítások valódiságáért,
helytállóságáért és alátámasztásáért a vizsgálatot végző belső ellenőrök felelősek.
Az ellenőrzési jelentéstervezetnek tartalmaznia kell az ellenőrzött terület vezetőinek minden olyan
válaszát, válaszára tett módosítást, amelyben az ellenőrzés során már megegyeztek.
21
A belső ellenőrzési jelentés tartalmi követelményei:
A Bkr. 39. § (3) bekezdése értelmében a jelentésnek tartalmaznia kell:
a) az ellenőrzést végző szerv illetve szervezeti egység megnevezését,
b) az ellenőrzött szerv illetve szervezeti egység megnevezését,
c) az ellenőrzésre vonatkozó jogszabályi felhatalmazás megjelölését,
d) az ellenőrzés típusát,
e) az ellenőrzés tárgyát,
f)
az ellenőrzés célját,
g) az ellenőrzött időszakot,
h) az alkalmazott ellenőrzési módszereket és eljárásokat,
i)
a vezetői összefoglalót,
j)
az ellenőrzési megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat, valamint a köztük fennálló
összefüggéseket,
k) az ellenőrzött időszakban az ellenőrzött területért felelős vezetők nevét, beosztását,
l)
jelentés dátumát, a közreműködő ellenőrök nevét, a szakértő nevét és aláírásukat.
(13. sz. iratminta: Ellenőrzési jelentés)
Vezetői összefoglaló
A vezetői összefoglalónak az ellenőrzéssel kapcsolatos legfontosabb információkat kell kiemelnie
úgy, mint a főbb megállapítások, következtetések és javaslatok valamint a vizsgált területről,
folyamatról kialakított, összesített vélemény. A vezetői összefoglaló része a belső ellenőrzési
jelentésnek.
(19. sz. iratminta: Összesített vélemény az ellenőrzött területről)
4.4.2. A jelentéstervezet megküldése egyeztetésre és záradék
A belső ellenőrzési osztályvezető a jelentés tervezetét (illetve annak kivonatát) egyeztetés céljából
záradékkal és kísérőlevéllel együtt megküldi az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének továbbá
annak, akire vonatkozóan a jelentéstervezet megállapítást vagy javaslatot tartalmaz (a továbbiakban
együttesen: érintettek). A kísérőlevél tájékoztatja a címzetteket az ellenőrzés végrehajtási szakaszának
lezárásáról, az ellenőrzési jelentéstervezet elkészítéséről és megküldéséről.
(14. sz. iratminta:
Ellenőrzési jelentéstervezet kísérőlevél, 15. sz. iratminta: Ellenőrzési jelentés kísérőlevél, 16. sz.
iratminta: Záradék)
Amennyiben az érintettek a megállapításokat vitatják, szükség szerint egyeztető megbeszélést kell
tartani. A megbeszélés célja a megállapítások és következtetések elemzése, valamint az összeállított
ajánlások egyeztetése.
A jelentéstervezetet a belső ellenőrzés záradékkal látja el, amely szerint az érintettek kötelesek és
jogosultak észrevételeiket a jelentéstervezet kézhezvételétől számított 8 napon belül megküldeni a
belső ellenőrzési osztályvezető részére, aki a záradéko(ka)t a teljes belső ellenőrzési dokumentációval
együttesen továbbítja a Kancellárnak.
Indokolt esetben a belső ellenőrzési osztályvezető ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is
megállapíthat.
Soron kívüli ellenőrzés esetén a belső ellenőrzési osztályvezető 8 napnál rövidebb határidőt is
megállapíthat.
Az egyeztető megbeszélésen részt vesz a belső ellenőrzési osztályvezető, mint mindenkori
vizsgálatvezető és az ellenőrzött szervezeti egység vezetője valamint a vizsgálatban érintett egységek
vezetői és szükség szerint más olyan személy, akinek meghívása a vizsgálat tárgya vagy
megállapításai miatt indokolt.
Az észrevétel elfogadásáról vagy elutasításáról a belső ellenőrzési osztályvezető, mint mindenkori
vizsgálatvezető dönt, amelyről az egyeztető megbeszéléstől számított 8 napon belül az érintetteknek
írásbeli tájékoztatást ad és az el nem fogadott észrevételeket indokolja. Az elfogadott észrevételeket a
ellenőrzésben résztvevő belső ellenőr a vizsgálatvezető utasítására a jelentésen átvezeti.
Az érintettek vezetőjének észrevételeit, illetve a vizsgálatvezető válaszát az ellenőrzési jelentéshez
csatolni kell és a továbbiakban egy dokumentumként kell kezelni.
22
A jelentéstervezet észrevételezési határideje esemény nélkül letelik, úgy azt egyetértésnek kell
tekinteni, illetve a nemleges választ is jelezni kell határidőn belül.
Amennyiben az egyeztető megbeszélés nem vezet az ellenőrzött terület és a belső ellenőrzés közötti
egyetértésre, azaz az egyeztető megbeszélést követően nézeteltérés marad valamely lényeges témában,
akkor a vezetői összefoglalóban be kell mutatni az ellenőrzött terület és a belső ellenőrzés álláspontját
is a fontosnak ítélt vitás kérdésben.
4.4.3. Az ellenőrzés lezárása
Az ellenőrzési jelentés lezárásával a belső ellenőr elkészíti az ellenőrzött szervezeti egységgel
egyeztetett, az elfogadott észrevételek átvezetésével véglegesített és aláírt ellenőrzési jelentést.
Amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás
megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel, a Kancellár a
feladata a szükséges intézkedések megtétele, ez azonban a belső ellenőrzés lezárását nem befolyásolja.
Az ellenőrzési jelentést annak valamennyi mellékletével a belső ellenőrzési osztályvezető benyújtja a
Kancellárnak valamint tájékoztató jelleggel a Rektornak, és egyúttal a jelentést vagy annak kivonatát
megküldi az ellenőrzött szervezeti egység vezetőjének illetve annak, akire vonatkozóan megállapítást
vagy javaslatot tartalmaz.
Az Egyetem Kancellárja a belső ellenőrzési osztályvezető véleményének kikérésével dönthet úgy,
hogy a lezárt ellenőrzési jelentést vagy annak kivonatát nyilvánosságra vagy harmadik fél tudomására
hozza az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok figyelembevételével.
23
5. AZ ELLENŐRZÉSEK NYOMON KÖVETÉSE
Az ellenőrzések nyomon követése az a folyamat, melynek keretében az Egyetem belső ellenőrzése
értékeli, hogy az ellenőrzött terület vezetői által az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások,
következtetések és javaslatok kapcsán végrehajtott intézkedései megvalósultak-e, mennyire voltak
megfelelőek, hatékonyak és időszerűek. Az ellenőrzési megállapítások nyomon követésének
elsődleges eszközei:
–
az intézkedési terv és végrehajtásának figyelemmel kísérése;
–
utóellenőrzés.
5.1. Az intézkedési terv elkészítése és végrehajtásának nyomon követése
Az intézkedési terv elkészítése
Az intézkedési terv elkészítéséért és végrehajtásáért valamint az azokról történő beszámolásért az
ellenőrzött szervezeti egység vezetője a felelős.
Az intézkedési terv mindenkor tartalmazza a szükséges intézkedések végrehajtásáért felelős személyek
és a vonatkozó határidők megjelölését.
Az intézkedési tervet a lezárt ellenőrzési jelentés kézhezvételétől számított 8 napon belül kell
elkészíteni és megküldeni a belső ellenőrzési osztályvezető és az Egyetem Kancellárja részére.
Indokolt esetben a Kancellár ennél hosszabb, legfeljebb 30 napos határidőt is megállapíthat a belső
ellenőrzési osztályvezető vagy az általa erre a feladatra kijelölt vezető javaslatára.
Az intézkedési tervkészítési kötelezettségre a jelentéshez csatolt záradékban kell az érintett szervezeti
egység vezetőjének figyelmét felhívni.
A Kancellár az intézkedési terv kézhezvételétől számított 8 napon belül – a belső ellenőrzési
osztályvezető írásbeli véleményének ismeretében – dönt az intézkedési terv jóváhagyásáról. Az
ellenőrzött szervezeti egység vezetője az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtására
meghatározott határidő módosítását egyszer, annak letelte előtt, a Kancellárhoz intézett kérelemben
indítványozhatja. A kérelem elfogadásáról a Kancellár dönt a belső ellenőrzési osztályvezető előzetes
írásbeli véleménye alapján.
Az intézkedési terv végrehajtásának nyomon követése
A belső ellenőrzési osztályvezető feladata kialakítani és működtetni egy olyan nyilvántartási rendszert,
amellyel a belső ellenőrzési jelentésben tett megállapítások és javaslatok alapján készült intézkedési
tervben foglalt feladatok végrehajtását éves bontásban nyomon követheti.
Ez a nyilvántartás tartalmazza az államháztartásért felelős miniszter által közzétett útmutatóban
szereplő adatokat.
A belső ellenőrzési osztályvezető havonta beszámolót készít az Egyetem Kancellárjának az
intézkedési tervekben foglalt feladatok végrehajtásának aktuális állásáról annak érdekében, hogy a
vezetői ellenőrzés részeként a szükséges beavatkozás időben megtörténhessen.
5.2. Utóellenőrzés
Az elrendelt intézkedések megvalósulását utóvizsgálat keretében kell ellenőrizni. A belső ellenőrzési
osztályvezető az intézkedési tervben foglalt utolsó határidőt követően utóellenőrzést kezdeményez
annak kezdő dokumentuma megküldésével a Kancellárnál.
Az utóvizsgálat lefolytatásának célja, hogy a belső ellenőrzés és az Egyetem vezetése
megbizonyosodhasson az elfogadott intézkedések megfelelő végrehajtásáról.
Az utóvizsgálat egy hagyományos ellenőrzés, azonban az ellenőrzési célok és az ellenőrzés tárgya
szűkebb, csak az intézkedési terv végrehajtására terjed ki. Ugyanazt a tervezési, végrehajtási és
24
jelentési eljárást kell követni egy utóvizsgálat elvégzése során, mint bármely más ellenőrzés során. Az
intézkedés értékeléséhez használt ellenőrzési tesztelést és eljárást megfelelően meg kell tervezni.
Ha a belső ellenőr az utóvizsgálat során megállapítja, hogy a korábbi ellenőrzés során feltárt
hiányosságok megszüntetése érdekében nem történtek meg a megfelelő lépések, akkor arról a
szervezeti egység vezetőjét, az Egyetem Kancellárját és mindazon személyeket is tájékoztatni kell,
akikre vonatkozóan az intézkedési terv végrehajtandó feladatot tartalmazott.
25
6. BESZÁMOLÁS
A belső ellenőrzést értékelő éves jelentés (17. sz. iratminta: Éves ellenőrzési jelentés)
A Bkr. 48-49.§-aiban állapít meg kötelezettségeket az éves ellenőrzési jelentésre vonatkozóan. Az
éves ellenőrzési jelentés elkészítésének elsődleges célja segíteni az államháztartásért felelős minisztert
abban, hogy fejezeti szinten áttekinthesse, elemezhesse, értékelhesse a felügyelete alá tartozó
költségvetési szervek – így a Szegedi Tudományegyetem – tárgyévi belső ellenőrzési tevékenységét,
az ellenőrzési tervek teljesítését, valamint a belső ellenőrzési tevékenység által tett megállapítások
hasznosítását.
Az éves jelentések elkészítése erősíti a vezetői felelősség/elszámoltathatóság rendszerét, mivel a
költségvetési szervek vezetői tudatos felelősséget vállalnak a jelentés elkészítéséért, figyelembe véve
azt, hogy a beszámolás végső célja a Kormány tájékoztatása az államháztartási belső kontrollrendszer
helyzetéről és működéséről.
Ezeket az éves jelentéseket az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutató
figyelembe vételével készíti el a belső ellenőrzési osztályvezető és terjeszti elő az Egyetem
Kancellárjának.
A Kancellár az éves ellenőrzési jelentést megküldi az államháztartásért felelős minisztérium belső
ellenőrzési vezetője részére a tárgyévet követő év február 15-ig.
A közzétett módszertani útmutató alapján az éves ellenőrzési jelentés az alábbiakat tartalmazza:
a) a belső ellenőrzés által végzett tevékenység bemutatása önértékelés alapján:
−
aa) az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése
−
ab) a bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása
−
ac) a tanácsadó tevékenység bemutatása
b) a belső kontrollrendszer működésének értékelése ellenőrzési tapasztalatok alapján:
− ba) a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és
eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb megállapítások,
−
bb) a belső kontrollrendszer 5 elemének értékelése
c) az intézkedési tervek megvalósulása.
26
7. AZ ELLENŐRZÉSI DOKUMENTUMOKKAL KAPCSOLATOS ELŐÍRÁSOK
Az ellenőrzési dokumentumok kezelési és megőrzési rendje
A belső ellenőrök kötelesek nyilvántartást vezetni az elvégzett belső ellenőrzésekről és gondoskodni
az ellenőrzések nyilvántartásáról, az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről
és az adatok biztonságos elektronikus vagy papír alapon való tárolásáról.
(20. sz. iratminta:
Ellenőrzési mappa fedlap)
A nyilvántartás tartalmazza a
21. számú iratmintában (Ellenőrzések nyilvántartása) szereplő adatokat.
A belső ellenőrnek az elvégzett ellenőrzési munkáról minden fontos információt és adatot fel kell
jegyezni, dokumentálni kell, amelyek bizonyítékul szolgálnak a megállapítások és következtetések, a
vélemények alátámasztásához, valamint igazolják, hogy az ellenőrzést a Bkr. által előírt
követelményekkel összhangban végezte el. Az ellenőrzési munka dokumentálása a belső ellenőr által
az ellenőrzési munka végrehajtásáról készített, illetve az ellenőrzési munka során szerzett és megőrzött
írásos és/vagy elektronikus feljegyzésekben, dokumentumokban és más adatformátumokban történik.
Az ellenőrzések nyilvántartása ún.
ellenőrzési mappákban történik, amely mappák elektronikus
adathordozókon és papír alapon tárolt formában is léteznek. Egy konkrét ellenőrzés mappája az
aktuális ellenőrzés munkalapjait tartalmazza.
Az ellenőrzés során elkészített vagy kapott munkalapokat úgy kell rendezni és iktatni, hogy az a belső
ellenőrzési osztályvezetői felülvizsgálatot és a szükséges ellenőrzési információk visszakeresését
megkönnyítse. Ezért minden ellenőrzési dokumentumot az adott ellenőrzésre vonatkozó mappába kell
lefűzni.
A konkrét ellenőrzési mappát az adott feladatért felelős belső ellenőr kezeli a munkalapok mappában
történő elhelyezésével. A munkalapok az ellenőrök birtokában vannak, és fontosságuk miatt
biztonságos őrzésükről, valamint tartalmuk bizalmas kezeléséről nekik kell gondoskodniuk. A mappa
tartalmának tanulmányozása alapján bárki meggyőződhet arról, hogy az ellenőrzést megfelelően
hajtották-e végre.
A mappának általában a következőket kell tartalmaznia:
− Az ellenőrzés tervezésének alapjául szolgáló kockázatelemzés, megbízólevelek, értesítő levelek,
ellenőrzési program, belső levelezések, határidőkre vonatkozó feljegyzések,
− Megbeszélések jegyzőkönyvei, kivonatai,
− A vizsgálat lefolytatásához felhasznált munkaanyagok,
− Az elvégzett tesztek és igazolások munkalapjai,
− Az ellenőrzési jelentés,
− A jelentés egyeztetésének (ellenőrzöttek észrevételei, belső ellenőrök válaszai, egyeztető
megbeszélés eredménye, stb.) munkadokumentumai,
− Az ellenőrzött szervezeti egység által megküldött intézkedési terv, a belső ellenőrök észrevételei
az intézkedési tervhez (amennyiben releváns).
Az ellenőrzési dokumentumokat nem szükséges papír alapon elkészíteni, amennyiben a dokumentum
beszerzési formája vagy terjedelme indokolja. Egyedi döntés alapján lehetséges annak biztonságos
tárolásának biztosítása mellett az elektronikus dokumentumban való kezelése a Belső Ellenőrzési
Osztály számára létrehozott egyetemi szerveren, melyhez hozzáférési jogosultság csak a belső
ellenőrök számára biztosított.
27
8. AZ ELLENŐRZÉSI IRATOKHOZ VALÓ HOZZÁFÉRÉS, ADAT- ÉS TITOKVÉDELEM
8.1. Az ellenőrzési iratokhoz való hozzáférés
Az ellenőrzési mappa, beleértve az ellenőrzési munkalapokat, a belső ellenőrzés birtokában maradnak
mind az ellenőrzés végrehajtása során, mind pedig az ellenőrzést követő időszakban. A belső
ellenőrzési osztály biztosítja, hogy a belső ellenőrzési vizsgálatok irataihoz való hozzáférés illetéktelen
személyek számára ne legyen lehetséges. Minden olyan kérést, amely ellenőrzési anyagokhoz való
hozzáférésre irányul, a belső ellenőrzési osztályvezetőhöz kell címezni, aki felelős az ellenőrzési
dokumentumokhoz való hozzáférés felügyeletéért.
Az Egyetem vezetése és más tagjai vagy külső fél kérhetik az ellenőrzési jelentéshez vagy annak
kivonatához való hozzáférést. Ezeket a hozzáférési kérelmeket a belső ellenőrzési osztályvezető
véleményének kikérését követően a Kancellárnak kell jóváhagynia.
8.2. Adat- és titokvédelem
A belső ellenőrzést végző személy az ellenőrzött szervezeti egységnél az ellenőrzés tárgyához
kapcsolódó, minősített adatot, üzleti és gazdasági titkot tartalmazó iratokba, a közszolgálati
alapnyilvántartásba és más dokumentumokba, valamint az elektronikus adathordozón tárolt adatokba
betekinteni a külön jogszabályokban valamint az Egyetem Adatvédelmi szabályzatában meghatározott
adatvédelmi és minősített adatok védelmére vonatkozó előírások betartásával jogosult. Jogosult
továbbá azokról másolatot, kivonatot illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti
dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett, jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni illetve visszaadni.
A belső ellenőrzés elsődleges feladata a folyamatok és rendszerek szabályszerű, hatékony és
gazdaságos működésének komplex ellenőrzése. Az ellenőrzés során azonban csak a szükséges, az
ellenőrzés tárgyához kapcsolódó dokumentumokba tekinthet be a belső ellenőr.
A belső ellenőrzési jelentések nem nyilvánosak, mivel a Kormány vagy más közigazgatási szerv
hatáskörébe tartozó döntés megalapozását szolgálják. Az Egyetem Kancellárjának azonban jogában áll
az adatvédelmi jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően és a belső ellenőrzési osztályvezető
véleményének kikérése után úgy dönteni, hogy a jelentéseket nyilvánosságra vagy harmadik fél
tudomására hozza.
28
9.
A TANÁCSADÓ TEVÉKENYSÉG
A tanácsadási tevékenység definíciója, jellege
Az IIA normák szerint a „Tanácsadás olyan szolgáltatás, amelynek jellegét és hatókörét az ügyféllel
kötött megállapodás határozza meg, és amelyek hozzáadott értéket eredményeznek és javítják a
szervezet irányítási, kockázatkezelési és kontrollfolyamatait anélkül,
hogy a belső ellenőr operatív
felelősséget vállalna át. Ilyen tevékenységek például a konzultáció, javaslatok megtétele, szakmai
segítség és az oktatás."
A tanácsadói tevékenység célja a szervezeti megelőzés elérése és a belső ellenőrzés hozzáadott érték
teremtő képességének növelése, vagyis az, hogy az alábbi „képlet” mindenkor teljesüljön:
a belső ellenőrzés költsége ≤ a megállapítások által teremtett érték + megelőző intézkedések értéke
A Bkr. 2., 20. és 21.§-ai rendelkeznek a belső ellenőrzés tanácsadói tevékenységéről.
A tanácsadó tevékenység a költségvetési szerv vezetői számára nyújtott, hozzáadott értéket
eredményező szolgáltatás azzal, hogy a felelősséget a belső ellenőrzésre hárítaná.
Az ellenőrök olyan folyamatok tekintetében is végezhetnek tanácsadó tevékenységet, ahol korábban
felelős szerepük volt. A tanácsadó tevékenység független egy esetleg később elrendelt ellenőrzéstől is.
A tanácsadói tevékenységre való felkérés három féle módon történhet:
- szóbeli megkereséssel,
- kötetlen formájú megkereséssel email-ben a Belső Ellenőrzési Osztály honlapján keresztül,
- és a letölthető „Igénybejelentő lap” kitöltésével írásban is igényelhető.
(8. sz. iratminta: Felkérés
tanácsadói tevékenység elvégzésére igénybejelentő adatlap)
A belső ellenőrzés a megkeresését követően az elvégzendő tanácsadói munkák jellegéről és
hatóköréről előzetesen egyeztet az igénylővel, amelynek során meghatározásra kerül a tevékenység
tárgya, célja, hatóköre és határideje.
A tanácsadás jellegétől függően történhet szóban vagy írásban.
(9. sz. iratminta: Tanácsadói
szakvélemény) A tanácsadó tevékenység dokumentálása a belső ellenőr által készített illetve a
tanácsadói munka során szerzett és megőrzött írásos vagy elektronikus feljegyzésekben,
dokumentumokban és más adatformátumban történik. Az elvégzett tanácsadói tevékenységről minden
esetben tanácsadói szakvéleményt kell készíteni és azt be kell vezetni a belső ellenőrzési
nyilvántartásba.
A tanácsadó tevékenység során a belső ellenőr nem hozhat vezetői döntéseket, nem vállalhat át az
adott folyamat kialakításával, irányításával, átalakításával, stb. kapcsolatos vezetői felelősséget vagy
feladatokat. A tanácsadó tevékenység célja nem lehet bármely szintű vezetői felelősség csökkentése.
A tanácsadás hatáskörét a tanácsadói feladat meghatározásakor és a munkavégzés folyamán is
növelheti vagy csökkentheti a belső ellenőrzési vezető a vezetés igényeinek megfelelően.
A tanácsadói szolgáltatások kategóriái:
– egyes felmerülő feladatok megoldási lehetőségeinek elemzése, értékelése, vizsgálata,
kockázatértékelése az Egyetem vezetői számára;
– pénzügyi, tárgyi és humán erőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb
gazdálkodással kapcsolatos tanácsadás;
– kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment
kialakítására, folyamatos továbbfejlesztésére vonatkozó tanácsadás;
– a szervezeti struktúrák racionalizálása és a változásmenedzsment területén a szervezeti stratégiai
célok elérése érdekében végzett tanácsadás;
– az Egyetem működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása
érdekében a belső szabályzatok és kialakítandó eljárásrendek tartalmának, szerkezetének
véleményezése.
29
A tanácsadói szolgáltatások tervezése és beszámolás:
Az éves tervezés során a lehetőségekhez képest a tanácsadói feladatokat is tervezni kell. Az éves
tervezés során a tanácsadói feladatokra tervezett időkeret terhére kell a tanácsadói tevékenységet
elvégezni, ami jellemzően az éves munkaidőkeret 20-30%-a.
Az előre nem tervezett tanácsadói megbízásokat a soron kívüli ellenőrzési kapacitás terhére kell
elvégezni, illetve ha elegendő kapacitás vagy szakértelem nem áll rendelkezésre, akkor külső
szolgáltató bevonására kell javaslatot tenni.
Az éves ellenőrzés jelentésben a belső ellenőrzési vezetőnek be kell számolnia a tárgyévben végzett
tanácsadó tevékenységről a Bkr. és a Terv és Beszámoló Útmutató alapján.
30
10. A BELSŐ ELLENŐRZÉSI TEVÉKENYSÉG MINŐSÉGÉT BIZTOSÍTÓ SZABÁLYOK
A belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárások kiterjednek a nemzetközi és hazai belső
ellenőrzési standardokra és a belső ellenőrökre vonatkozó etikai kódexre, a belső ellenőrzési
tevékenység alapszabályaira és célkitűzéseire, összességében a belső ellenőrzés szervezet számára
nyújtott hozzáadott értékteremtő feladatellátására.
A számonkérhetőség biztosítása érdekében a belső ellenőrzési vezető a minőséget biztosító eljárások
eredményeit ismerteti a belső ellenőrökkel.
A belső ellenőrzés folyamatos minőségbiztosítása az ellenőrzések végrehajtásának, az egyes
ellenőrzési folyamatoknak illetve a belső ellenőrzés teljesítményének a folyamatos nyomon követése,
felülvizsgálata.
A belső ellenőrzési vezető felelőssége az ellenőrzési tevékenység megfelelő szakmai-vezetői
minőségbiztosítása. Ez a minőségbiztosítás kiterjed a tervezésre, az ellenőrzésre való felkészülésre, az
ellenőrzések lefolytatására, a munkalapok használatára, az ellenőrzési jelentés elkészítésére, az
eredmények közlésére valamint a javaslatok végrehajtásának nyomon követésére is.
A belső ellenőrzési vezető kijelölhet a belső ellenőrzés területén megfelelő tapasztalattal rendelkező
munkatársat más, kevésbé tapasztalt belső ellenőrök munkájának felülvizsgálatára.
A folyamatos minőségbiztosítás egy, a mindennapi belső ellenőrzési folyamatokba beépülő, rutin
jellegű tevékenység, és nem azonos a bizonyos időközönként végzett önértékelésekkel illetve az
esetleges külső minőségértékeléssel.
A folyamatos minőségbiztosítás célja, hogy a belső ellenőrzési tevékenység végzésére mindenkor a
vonatkozó standardok, jogszabályok, belső szabályzatok és a legjobb gyakorlatok alapján kerüljön sor.
A folyamatos minőségbiztosítás lehetővé teszi, hogy a belső ellenőrzési vezető időben be tudjon
avatkozni egy-egy ellenőrzési folyamatba, ha az nem megfelelően került végrehajtásra. Ennek
eszközei a belső ellenőrök beszámoltatása az elvégzett munkáról, illetve közvetlen részvétel az
ellenőrzés egyes folyamataiban.
Az elszámoltathatóság érdekében a belső ellenőrzési vezető a folyamatos minőségértékelés
eredményeiről az éves ellenőrzési jelentésben tájékoztatja a Kancellárt.
31
1.sz. FÜGGELÉK: ALAPVETŐ VIZSGÁLATI ELJÁRÁSOK, TECHNIKÁK
Az ellenőrzés során a belső ellenőrnek a megállapításai, következtetései, véleménye kialakításához, az
ezeket alátámasztó bizonyítékok megszerzéséhez különböző közvetlen és közvetett módszereket,
továbbá az ezek révén megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eljárásokat, technikákat
lehet és kell alkalmaznia.
A/ Az ellenőrzési megközelítési mód
Az ellenőrzés céljainak megvalósításához szükséges elegendő és megfelelő ellenőrzési bizonyíték
megszerzéséhez alapvetően két út választható: a rendszer-alapú illetve a közvetlen vizsgálati
megközelítési mód. A felmért és kiértékelt kockázatok függvényében, szakmai megítélés alapján kell
dönteni a megközelítési módok alkalmazásáról, minden esetben szem előtt tartva az ellenőrzési munka
hatékonyságának követelményét. Az ellenőrzési megközelítési mód alkalmazására vonatkozó döntést
az ellenőrzési feladat megtervezése, előkészítése szakaszában kell meghozni. A döntés annak a
mérlegelésétől függ, hogy melyik megközelítés gazdaságosabb és hatékonyabb az ellenőrzési feladat
egészének elvégzése, és az egyes céljainak elérése szempontjából. A döntéshez figyelembe kell venni
azt az alapvető követelményt is, hogy a rendszer- alapú megközelítés alkalmazása esetén a kontrollok
részletes tesztelése mellett a magas szintű ellenőrzési bizonyosság eléréséhez mindenképpen el kell
végezni bizonyos mennyiségű közvetlen vizsgálatot is.
a. Rendszer-alapú megközelítés
A rendszer-alapú ellenőrzési megközelítési mód alkalmazása azt jelenti, hogy a szükséges ellenőrzési
bizonyosság megszerzéséhez az ellenőr az ellenőrzött (szervezet, tevékenység, projekt) belső
kontrollrendszere, kontrolleljárásai megbízhatóságának vizsgálatára és értékelésére támaszkodik, és
csak a minimálisan szükséges közvetlen, részletes vizsgálatokat végzi el.
A rendszer-alapú megközelítési mód alkalmazása a következő lépéseken keresztül történik:
− a vonatkozó kulcsfontosságú belső kontrollfunkciók azonosítása és vizsgálata, értékelése annak
eldöntéséhez, hogy milyen mértékben lehet bízni a létrehozott belső irányítási, szabályozási és
ellenőrzési rendszerben (belső kontrollrendszerben) és annak működésében;
− a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata annak megállapításához, hogy azok a vizsgált
időszak egészében eredményesen működtek-e;
− a kulcsfontosságú kontrolleszközök vizsgálata eredményének kiértékelése annak
megállapításához, hogy a tapasztalt megbízhatósági szint elfogadható-e;
− meghatározott számú, mintavétellel kiválasztott tranzakció részletes vizsgálata az ellenőrzés
céljához kapcsolódóan, pl. hogy törvényesek és szabályosak voltak-e és/vagy a gazdaságossági,
hatékonysági, eredményességi kritériumok teljesültek-e.
A rendszer-alapú megközelítés alkalmazhatóságának feltétele, hogy a kontrollrendszer vagy a
vonatkozó kontrolleljárások az ellenőr által felhasználható meghatározott bizonyossági szintet
biztosítsanak. Amennyiben a kontrollkockázatokat előzetesen közepes vagy alacsony szintűnek
értékeltek, elviekben lehetséges a rendszer alapú megközelítés alkalmazása.
b. Közvetlen vizsgálati megközelítés
A közvetlen vizsgálati megközelítést kell alkalmazni, amikor nem lehetséges az ellenőrzés céljainak
elérése kontrollrendszerek vizsgálatára való támaszkodással. Közvetlen vizsgálati megközelítés révén
nem szerezhető bizonyosság a belső kontrollok általános működéséről (miután ebben a megközelítési
módban e rendszerek vizsgálata nem történt meg és nincs bizonyíték hatékonyságukra).
B/ Alkalmazható vizsgálati technikák
Alábbiakban néhány, a belső ellenőrök által mind a rendszer-alapú, mind a közvetlen vizsgálati
megközelítés során alkalmazható vizsgálati technika kerül bemutatásra.
32
B/1. Elemző eljárások
Az elemzés a vizsgált tevékenységre, kérdésre vonatkozóan megfelelően csoportosított elemeket
egymással összehasonlítja, bemutatja a vizsgált folyamatok alakulásában tapasztalható általános
tendenciákat, feltűnő eltéréseket, és ezekre magyarázatokat keres, ok-okozati összefüggéseket tár fel.
Az elemző eljárások olyan technikák, amelyek adatok közötti összefüggések tanulmányozására
szolgálnak, azt vizsgálva, hogy az összefüggések valósak, vagyis reálisak, elfogadhatók-e.
Általánosan az elemző eljárások úgy jellemezhetők, mint az adatok vizsgálata abból a szempontból,
hogy azok visszaigazolják-e az ellenőrzött szervezetről, tevékenységeiről szerzett ismereteket.
Az elemző eljárásoknak két fő típusa van:
− az összehasonlító elemzés (amely közvetlenül összehasonlítja a költségvetés, a beszámoló, az
elszámolás stb. ellenőrzés alá kerülő számadatát egy másik információval), valamint
− a modellező elemzés (aminek keretében az ellenőrnek kiegészítő változókat kell felhasználnia
ahhoz, hogy elfogadható várt értéket állítson fel).
Dokumentumok vizsgálata, elemzése
Az írott anyagok
az ellenőrzéshez felhasznált információk fontos forrását jelentik, és a legtöbb
vizsgálati eljárásnak részét képezi azok vizsgálata.
A dokumentum-alapú bizonyítékok
fő forrását az ellenőrzött szervezeti egység nyilvántartásának és
dokumentumainak vizsgálata, tanulmányozása jelenti.
Esettanulmányok
A teljesítmény-ellenőrzés esetében az esettanulmány hatékony módja az információk beszerzésének,
elemzésének és bemutatásának. Az esettanulmányok
események, tranzakciók vagy fizikai értelemben
létező dolgok egy reprezentatív mintájának részletes vizsgálatát jelentik a tevékenység egészének
megismerése érdekében.
Összehasonlító elemzés
Az összehasonlító elemzés célja annak megállapítása, hogy lehetséges-e az ellenőrzött szervezeti
egység egyes folyamatai működésének vagy teljesítményének javítása más egységek vagy szervezetek
bevált gyakorlataival történő összehasonlítások alapján. Összehasonlítás végezhető a szervezeten
belüli más egységekkel kapcsolatban vagy más releváns külső szervezetekkel az országon belül vagy
külföldön.
A cél annak megállapítása, hogy a máshol bevált gyakorlattal összehasonlítva lehetséges-e egy adott
folyamat, tevékenység fejlesztése, javítása. Ez a módszer segítheti a gazdaságosság, hatékonyság és
eredményesség javítását és a megtakarításokat szolgáló lehetőségek azonosítását.
Költség-haszon elemzés
A költség-haszon elemzés célja, hogy pénzügyi szempontból számszerűsítse egy-egy javaslat,
kezdeményezés költségeinek (ráfordítások) és a hasznainak (eredmények) nagy részét. A becsült
költségszint túllépésének vagy a kívánt hasznok el nem érésének okai vizsgálhatók.
Statisztikai elemzés
A statisztika központi kérdése az adatgyűjtés, szervezés, bemutatás és elemzés. A személyek, tárgyak
vagy tevékenységek egy konkrét csoportjának jellemzőit vizsgálva egy mintát választunk ki, és a
minta jellemzői alapján a vizsgált sokasági változók (mint pl. a hibaarány) értékére vonatkozó becslést
adhatunk. A statisztikai elemzés biztosíthatja, hogy az ellenőrzési megállapításokat és
következtetéseket alátámasztó adatok elemzése és értelmezése helytálló.
B/2. Teszteléses eljárások
Tételes tesztelés (vagy közvetlen, részletes vizsgálatok)
A tételes tesztelés az ellenőrzött szervezeti egység kimutatásaiban összesített egyedi adatok,
tranzakciók súlypontozott ellenőrzési kritériumok szerinti vizsgálatát jelenti. A tételes tesztekkel az
33
ellenőr arról bizonyosodik meg, hogy a gazdasági, pénzügyi műveleteket szabályosan hajtották-e
végre és helyesen vették-e nyilvántartásba. A tételes tesztek köre kiterjedhet az adott időszak
valamennyi tranzakciójára, a tételek 100%-ára. A bizonyítékok megszerzéséhez azonban erre általában
nincs szükség.
Egyedi (szubsztantív) tesztelés
Az egyedi tesztelés célja, hogy meghatározza a konkrét tevékenységek vonatkozó jogszabályoknak és
szabályzatoknak való megfelelőségét. Ezen ellenőrzés célja, hogy a vizsgált egyedi folyamat,
tranzakcióval, eljárási folyamattal kapcsolatban lehetővé tegye következtetések levonását, illetve hogy
a működtetett kontrolltevékenységek minőségét felmérje.
B/3. Mintavételi eljárások
A mintavétel a tételes vizsgálati eljárások elvégzésének egy speciális eszköze, amikor a vizsgálandó
adatállományból kiválasztott tételek tesztelésével nyert megállapításokat vetíti ki a belső ellenőr a
teljes adatállományra. Mintavétel alkalmazására minden ellenőrzésnél szükség van, ahol átfogó
értékelést kell adni az ellenőrzés tárgyáról megbízhatósági és/vagy megfelelőségi szempontból, és az
elvárt bizonyosság eléréséhez nincs szükség a műveletek, adatok teljes körű tesztelésére. A mintát úgy
kell kiválasztani, hogy az reprezentálja a mintavételi alapsokaságot. Az ellenőrzés során elegendő és
megfelelő ellenőrzési bizonyítékot kell szerezni. A minta tételeit úgy kell kiválasztani, hogy azok a
vizsgálat célja, irányultsága, kritériumai szempontjából megfelelően jellemezzék, reprezentálják a
mintavételi sokaságot. A mintavétellel kapcsolatos bizonytalanság mértékét a belső ellenőr a minta
méretének növelésével csökkentheti.
B/4. Kérdésfelvetés (interjú, tájékoztatás, kérdőívek, felmérések, fókuszcsoport-interjú)
A
kérdésfeltevés (interjú, tájékoztatáskérés) az ellenőrzött szervezeti egységen belül vagy kívül,
meghatározott személyektől történő információgyűjtés. Az információgyűjtés köre az írásban bekért
hivatalos válaszoktól a személyekkel folytatott beszélgetések alapján szerzett informális közlésekig
terjedhet. A tájékoztatáskérés történhet a szervezeten belül vagy kívül, szóban vagy írásban.
Az
interjú és tájékoztatáskérés a szervezeti egység illetékes munkatársainak megkérdezését, a
válaszok kiértékelését, megfelelő ellenőrző kérdések feltevését és adott esetben az információk
megerősítését is jelenti.
A
tájékoztatáskérés során az ellenőrök a folyamatgazdákkal és a folyamatban résztvevő más
munkatársakkal interjúkat készítenek a folyamatok és kockázatok elemzése céljából. Az interjú
alapján az ellenőr a folyamatot leírhatja szöveges magyarázatok vagy különböző folyamatábrák
használatával. A pontos visszaemlékezés érdekében az interjúk során elhangzottakat jegyzetelni kell
illetve az interjút követően azt a lehető leghamarabb dokumentálni kell. Ha a szóbeli információ
különösen fontos a vizsgálat szempontjából, az interjúról készült írásos feljegyzést az interjúalannyal
meg kell erősíttetni.
A
kérdőívek egy konkrét témára vonatkozó információk megszerzését szolgáló kérdéssort
tartalmaznak. Abban az esetben, ha interjúk lefolytatása a megkérdezettek nagy száma miatt nem
lehetséges, az információgyűjtésre kérdőíveket alkalmazunk.
B/5. Folyamatábrák
Folyamatábrák
révén a szervezeti egységen belül konkrét folyamatokról vagy tevékenységekről
gyűjthető információ. A folyamatábra vizuális segédeszköz a tranzakciók folyamatában az egymást
követő lépések leképezéséhez. Egy folyamat különböző részfolyamatainak, illetve egy tevékenység
résztevékenységeinek folyamatábrán történő megjelenítése lehetővé teszi, hogy a kizárólag a folyamat,
tevékenység főbb jellemzőire, lépéseire összpontosíthassunk oly módon, hogy ezeket külön-külön és
egymással való összefüggésükben is vizsgálhatjuk. A folyamatábrák segítik az ellenőrzés során
alkalmazandó módszertan megtervezését, így például annak eldöntését, hogy melyek a folyamat
kritikus (kockázatos), kontrollokat igénylő elemei.
34
B/6. A belső kontrollok tesztelése
A belső kontrollok, illetve a kockázatok megismerésére alapozva az ellenőrök értékelik, hogy az egyes
kontrollok milyen hatékonyan csökkentik, vagy eredményesen kezelik az adott kockázatokat. Ebben a
tekintetben az ellenőrök feladata különösen:
− A beazonosított kockázatokat közvetlenül a kontrollokhoz kapcsolni;
− A kontrollok hatékonyságát felmérni a kockázatok megelőzése, feltárása és csökkentése
tekintetében;
− Felmérni, hogy az ellenőrzési pont vagy folyamat a kockázatot hatékonyan csökkenti-e, ha ez az
egyetlen kontroll, amire támaszkodni lehet;
− Azonosítani és feljegyezni azon területeket, amelyek a folyamatot és a vonatkozó kontrollok
hatékonyságát befolyásolják (pl.: ismétlődő vagy hiányzó kontrolleljárások).
Az ellenőrnek a kontrolleljárások felmérése során folyamatosan keresnie kell a választ az alábbi
kérdésekre:
− “Mi hibásodhat meg a folyamatban?”
− “Milyen intézkedések biztosítják, hogy a folyamat nem hibásodik meg?”
− “Ezek az intézkedések megfelelőek-e arra, hogy a kockázatot elfogadható szintre csökkentsék?”
Az ellenőröknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk arra a körülményre, hogy az esetek többségében
több kontrolltevékenység is létezik az adott kockázat csökkentésére. Ebben az esetben az ellenőr
feladata az, hogy a kontrollok kombinációját értékelje annak meghatározása érdekében, hogy azok
hatékonyak-e.
Az ellenőrzési eljárások kombinált alkalmazásával állapítható meg az egyes hibák, szabálytalanságok,
valamint a gyenge teljesítmény és a belső kontrollrendszer hiányosságai közötti közvetlen, ok-okozati
összefüggés.
Ha a belső kontrollokra vonatkozó tesztek eredményei azt mutatják, hogy a kontrollok nem teljesítik
céljaikat, akkor az érintett tranzakciókra, ügyekre nézve fennáll a lényeges hiba, szabálytalanság vagy
gyenge teljesítmény kockázata.
A tesztelés célja annak meghatározása, hogy a jelentős kockázatok kezelésére szolgáló
kontrolltevékenységek működése megfelel-e az elvárásoknak. Az ellenőrnek meg kell határoznia a
tesztelés jellegét, a tesztelési technikákat, azt, hogy milyen nagyságú mintát kell alkalmazni a tesztelés
során.
Bármely tesztelés elvégzése során az ellenőrnek elegendő és megbízható bizonyítékot kell szereznie
annak igazolására, hogy a kontrollok a szándékoltnak megfelelően működnek-e.
Tesztelési technikák
A főbb tesztelési technikák – melyek alkalmazhatók mind a rendszer alapú-, mind a közvetlen
vizsgálati megközelítések esetében egyaránt – a következők:
−
Bizonylatolás (dokumentumok átvizsgálása): a tételek végigkövetése az alapdokumentumig a
kontrolleljárások működésének bizonyításához.
−
Újraértékelés: a meglévő kontrolleljárások újbóli értékelése, az ellenőrzés eredményeinek,
illetve az alkalmazottak által elért eredmények és a vezetők által megtett intézkedések
összehasonlítása.
−
Számítás (átszámítás, újraszámítás): az alapbizonylatok és a könyvelési nyilvántartások
számszaki felülvizsgálatából áll vagy pedig önálló számítások elvégzését jelenti. Ez a részletes
ellenőrzési eljárások egyik legfőbb módszere, minthogy az ezzel szerzett bizonyíték általában
megbízható.
−
Megfigyelés: valamely, mások által végrehajtott tevékenység, eljárás figyelemmel kísérését
jelenti. Ezzel a módszerrel az ellenőr egyrészt a fizikai formában létező dologról, másrészt a
működő eljárásokról, folyamatokról szerezhet be információt, valamint segítséget nyújt az arra
vonatkozó adatok beszerzéséhez az is, hogy a dolgozók a megfelelő eljárásokat követik-e. Az
35
ellenőrök pontos megfigyelés révén első kézből próbálnak meg véleményt alkotni a vizsgált
tevékenységről vagy viselkedésről. A folyamatok működés közbeni megfigyelése elegendő és
hiteles ismeretet biztosít az ellenőrök számára a problémáknak az ellenőrzött területtel történő
megvitatásához. Figyelembe kell azonban venni, hogy egyetlen megfigyelés alapján nem
vonható le következtetés hosszabb időszak során bekövetkezett eseményekre vonatkozóan. A
közvetlenül érintett dolgozóknak az ellenőr körültekintően kell elmagyarázza, hogy mit próbál
elérni a tevékenység megfigyelésével. Az ellenőrnek törekednie kell arra, hogy a napi
munkavégzést, illetve a dolgozók tevékenységét ne zavarja meg, ne akadályozza. Az ellenőrnek
minden megfigyelést gondosan dokumentálni kell. Az ellenőr a szemrevételezés és a
megfigyelés eredményeit (tapasztalatait) a munkadokumentumokban történő feljegyzés mellett
az ellenőrzött szervezet dolgozójával együtt aláírt dokumentumban (
közös jegyzőkönyvben) is
rögzíti.
−
Analitikus eljárások: a felhasznált adatokra való rákérdezés technikája nagyon hatékonyan
használható nagy mennyiségű tranzakció és adat esetében; használható trendek, statisztikai
irányvonalak meghatározására, hatáselemzésre és a minta kiválasztáshoz, illetve a végrehajtott
kontroll valamint a tesztelési folyamat hatékonyságának igazolására.
−
Szemle (szemrevételezés): irányulhat dokumentumra, bizonylatra, nyilvántartásra vagy egyéb
tárgyiasult eszközökre. A bizonyíték megszerzésének egyik legáltalánosabban alkalmazható
eszköze. A tárgyi eszközök szemrevételezése nyújtja például a leginkább megbízható ellenőrzési
bizonyítékot azok létezéséről.
−
Visszaigazolás: az ellenőrzött szervezet nyilvántartásaiban található információk megerősítésére
szolgál. Visszaigazolással ellenőrzési bizonyíték szerezhető. A visszaigazolás széles körben,
ugyanakkor nagy körültekintés mellett alkalmazható eszköz. Alkalmazása esetén az ellenőrnek
különös figyelmet kell fordítania arra, ha a szervezeten kívüli külső felekkel kommunikál,
hiszen a belső ellenőrzés alapesetben nem terjed ki a szervezet üzletfeleinek, partnereinek
ellenőrzésére. Ilyen esetben a kommunikáció csak információkérés, tájékozódás lehet.
−
Összehasonlítás: két vagy több dokumentum, fizikálisan létező tétel, illetve adat közötti
azonosságok és eltérések vizuális vagy elektronikus eszközökkel történő meghatározása. Tipikus
formája a pénzügyi adatok egymás közötti vagy a pénzügyi és a nem pénzügyi adatok, tételek
közötti összefüggések elemzése.
−
Rovancsolás: Az ellenőrzést végző személy jelenlétében a felelős személy valamit megszámlál.
−
Kísérlet: Valamilyen mesterséges folyamat tudatos előidézése ellenőrzési célból.
B/7. Számítógéppel támogatott ellenőrzési technikák
A helyszíni ellenőrzés keretében a belső kontrollrendszer tesztelésére és különösen az alapvető
vizsgálati eljárások végrehajtására, amennyiben lehetőség van rá, célszerű a számítógéppel támogatott
ellenőrzési technikákat alkalmazni.
36
IRATMINTÁK
1.
sz. iratminta: Ellenőrzési program
2.
sz. iratminta: Megbízólevél
3.
sz. iratminta: Értesítés ellenőrzés megkezdéséről
4.
sz. iratminta: Ellenőrzés megszakítása/felfüggesztése
5.
sz. iratminta: Ellenőrzést követő felmérő lap
6.
sz. iratminta: Helyszíni ellenőrzés közös jegyzőkönyv
7.
sz. iratminta: Teljességi nyilatkozat
8.
sz. iratminta: Felkérés tanácsadói tevékenység elvégzésére igénybejelentő adatlap
9.
sz. iratminta: Tanácsadói szakvélemény
10. sz. iratminta: Stratégiai ellenőrzési terv
11. sz. iratminta: Éves ellenőrzési terv
12. sz. iratminta: Képzési terv
13. sz. iratminta: Ellenőrzési jelentés
14. sz. iratminta: Ellenőrzési jelentéstervezet kísérőlevél
15. sz. iratminta: Ellenőrzési jelentés kísérőlevél
16. sz. iratminta: Záradék
17. sz. iratminta: Éves ellenőrzési jelentés
18. sz. iratminta: Kulcsfontosságú teljesítménymutatók/KTM/
19. sz. iratminta: Összesített vélemény az ellenőrzött területről
20. sz. számú iratminta: Ellenőrzési mappa fedlap
21. sz. iratminta: Ellenőrzések nyilvántartása
37
MELLÉKLETEK:
1.
sz. melléklet: Ellenőrzési folyamatábra
2.
sz. melléklet: Tanácsadási folyamatábrája
3.
sz. melléklet: Tervezési folyamatábra
4.
sz. melléklet: Az ellenőrzési megállapítások rangsorolása
Szeged, 2020. július 01.
Csikósné Dr. Hanol Mónika sk.
SZTE Belső Ellenőrzési Osztályvezető
Dr. Fendler Judit sk.
SZTE Kancellár
38
